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Aufgrund der Beschränkungen zur Eindämmung des COVID-19-Virus war der direkte Austausch mit Kollegen und Kunden im Rahmen von Meetings und Veranstaltungen oft nicht mehr möglich. Die Kommunikation per E-Mail oder Telefon kann ein echtes Treffen jedoch oft nur unzureichend ersetzen. Gerade wenn es schwierig wird, hilft es "Gesicht zu zeigen" und sich als vertrauenswürdiger Geschäftspartner zu präsentieren.
Technisch ist das mittels einer Videokonferenz auch über große räumliche Entfernungen hinweg problemlos möglich. Wichtig ist dabei, einen Dienst auszuwählen, der technisch zuverlässig funktioniert. Schließlich wollen Sie im Gespräch ja die Probleme Ihrer Kunden lösen, nicht die der eigenen technischen Ausstattung. Zusätzlich zur geeigneten Technik - bei der eine vernünftige Webcam und ein Headset mit gutem Mikrofon Standard sind - sollten aber auch die Rahmenbedingungen stimmen.
Dass man trotz der Arbeit von Zuhause irgendwann den Pyjama ausziehen und - noch besser - gegen ein repräsentativeres Kleidungsstück austauschen sollte, hat sich inzwischen überall herumgesprochen. Mark Strassmann, SVP und GM für die UCC-Produkt bei LogMeIn, gibt sieben weitere hilfreiche Tipps, mit denen sich bei Videokonferenzen im Homeoffice alle virtuellen Fettnäpfchen vermeiden lassen.
Einen ruhigen Ort finden
Kinder sind nicht den ganzen Tag in Kindergarten, Kindertagesstätte oder Schule. Außerdem erlauben immer mehr Betriebe ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice. Daher befinden sich womöglich Kinder, Lebensgefährten oder Mitbewohner im Haus. Ein eigenes Arbeitszimmer wäre für ein wichtiges Firmengespräch oder Vertriebsgespräch per Telefon oder Videokonferenz ideal. Zumindest ein ruhiger Rückzugsort ist aber unerlässlich.
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Was ansonsten passieren kann, zeigte sich bei einer Videokonferenz der BBC mit Professor Robert Kelly. Der behielt die Nerven, als sein Kind dazwischen platzte und die Welt reagierte überwiegend mit Empathie. Dass Sie eine derartige Störung ebenso souverän meistern und ihre Gesprächspartner ebenso verständnisvoll sind, ist aber nicht garantiert.
Aufräumen ist angesagt
Ein neutraler Hintergrund für ein Businessgespräch via Video ist ebenfalls wichtig. Das hat 2020 die Aufregung um das "Prosecco-Interview" von Friedrich Merz gezeigt. In der Diskussion um ein ZDF-Interview Anfang März 2020 standen nicht die Aussagen des CDU-Politikers im Mittelpunkt, sondern mehrere Prosecco-Flaschen, die im Hintergrund zu sehen waren. In sozialen Medien deuteten Nutzer die als beredten Beweis für Arroganz und Realitätsferne des Politikers. Tatsächlich wurde das Interview aber offenbar am Rande einer Veranstaltung in einem Berliner Vereinsheim aufgezeichnet, nicht im Büro oder den Privaträumen von Merz. Die leeren Prosecco-Flaschen und die zugehörigen Holzkisten Teil waren also Teil des Vereinsheims.
Dennoch illustriert der Vorfall die Bedeutung der Bilder, die Sie bei einer Videokonferenz mit übermitteln. Selbst, wenn Sie noch so spannend referieren, wird Ihr Gegenüber auch bemerken, was im Hintergrund zu sehen ist. Daher sollten Sie vor dem ersten Gespräch unbedingt überprüfenm ob der Ort, den Sie für Ihre Videokonferenz ausgewählt haben, aufgeräumt ist.
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Bücherwände sind fast immer ein guter und neutraler Hintergrund für ein Business-Gespräch. Aber auch da sollten Sie darauf achten, was direkt neben ihrem Gesicht im Hintergrund im Regal zu sehen ist. Bildbände über erotische Kunst, die erfolgreichsten Kampfflieger aus dem Zweiten Weltkrieg oder selbst Bestseller der vergangenen Jahre mit schlüpfrigen Themen und Inhalten sollten Sie lieber vermeiden. Ihre Gesprächspartner könnten sich sonst an später vor allem an Details erinnern, die weder geschäftlich relevant sind noch Ihrer Persönlichkeit gerecht werden. Befindet sich die Schreibtischplatte ebenfalls im Sichtfeld, sollten hier nicht zu viele Gegenstände verstreut herumliegen, um einen professionellen Eindruck zu vermitteln.
Die richtigen Lichtverhältnisse
Wie in der klassischen Fotografie haben die Lichtverhältnisse einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung bei Ihrem Gesprächspartner. Sorgen Sie dafür, dass der Raum nicht zu dunkel ist und Sie gut zu sehen sind. Ein Fenster seitlich von Ihnen sorgt für ein natürliches, angenehmes Licht. Achten Sie darauf, dass es nicht von hinten kommt, da Ihr Gesicht sonst durch Schlagschatten im Dunkeln bleibt.
Zum Video: Profitipps für Videokonferenzen im Homeoffice
Smartphone: aus dem Blick, aus dem Sinn
Die größte Ablenkungsquelle unserer Zeit ist das Smartphone. Achten Sie daher darauf, dass es aus- oder stummgeschaltet ist. Eine kurze Vibration reicht ansonsten und schon wandern die Augen von der Kamera zum Gerät und lenken vom wichtigeren Geschäftstermin ab. Sie könnten Ihren Gesprächspartnern gegenüber dadurch Desinteresse vermitteln. Es hilft daher, wenn das Smartphone für die Dauer der Videokonferenz außerhalb des eigenen sowie des Sichtfeldes der Webcam liegt. So wird die Versuchung minimiert, einen kurzen Blick aufs Smartphone zu werfen.
Software und Verbindung vorher testen
Sind Sie sich unsicher über die Stabilität Ihrer WLAN-Verbindung? Dann fragen Sie einfach einen Kollegen, dass er mit Ihnen einen kurzen Test-Videocall durchführt. Das hilft auch für den Fall, dass Sie mit Videokonferenz-Software noch nicht vertraut sein sollten. Ein paar kurze Testläufe mit den engsten Kollegen verschaffen schnell mehr Sicherheit im Umgang mit der neuen Technologie.
Nonverbale Kommunikation verinnerlichen
Sind Sie nun im Gespräch mit einem potenziellen Neukunden oder Kollegen, beachten Sie auch einige Aspekte der nonverbalen Kommunikation: Schauen Sie in die Kamera, sitzen Sie gerade und aufrecht, lächeln Sie und unterstreichen Sie Ihre Aussagen mit passenden Gesten, um den Gesprächspartner von ihren Produkten und Dienstleistungen zu überzeugen.
Stummschaltung nicht vergessen
Die Königsdisziplin in Videokonferenzen bei Gruppen ist das "Muten". Redet man selbst nicht, gilt es das eigene Mikro stumm zu stellen. So vermeiden Sie, dass Kindergeschrei, Sirenen vorbeifahrender Notfallfahrzeuge, der heimwerkende Nachbar oder ähnliche Geräusche im Hintergrund für alle zu hören sind. Vergessen Sie allerdings nicht, die Stummstellung wieder aufzuheben, wenn Sie etwas sagen wollen. Sonst hören die Kollegen Sie nicht.
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