Von Dr. Ronald Wiltscheck
Seit 20 Jahren ist die SRZ GmbH im deutschen Markt tätig. Kernprodukt des Softwarehauses aus Siegen ist eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung für mittelständische Kunden. Die "Mast" genannte Software gibt es bereits seit mehr als 20 Jahren auf dem deutschen Markt, und die SRZ GmbH betreut derzeit über 400 Bestandskunden, die meist aus den Branchen Maschinenbau, Mechanik und Exportverpackungen stammen.
Mast deckt im Prinzip alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben eines mittelständischen Unternehmens ab, also die klassischen Bereiche wie Produktionsplanung und -steuerung (PPS), Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung sowie Personalwesen. Aber auch angrenzende Funktionen wie die Integration von CAD-Daten, PDM/EDM (Produkt/Engineering Data Management), CRM (Kundenmanagement), Dokumentenarchivierung oder Computer-Telephonie-Integration (CTI) stehen in Mast als Zusatzkomponenten zur Verfügung.
Kalt-Akquise führte zum Erfolg
Im Rahmen einer breit angelegten Telefonaktion hat nun die SRZ GmbH im Juli 2004 auch den Landmaschinenhersteller Peter Wanner GmbH angerufen. Bereits aus diesem ersten Gespräch ging hervor, dass Wanner unbedingt eine neue ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) benötigte. Denn die dort bisher eingesetzte Software konnte die Geschäftsprozesse bei Wanner nicht mehr adäquat abbilden. So konnte beispielsweise ein Kundenauftrag zwar elektronisch erfasst werden, Änderungen daran ließen sich aber nur sehr umständlich bewerkstelligen.
Außerdem wollte die Wanner GmbH über die eigene Finanzlage kontinuierlich und aktuell informiert werden. Ferner klagte der Landmaschinenfertiger über zu hohe Lagerbestände, lange Durchlaufzeiten und eine ineffektive Erfassung des eigenen Material-bedarfs. Eine integrierte CRM- Lösung fehlte ebenso.
So begannen also relativ rasch die Verhandlungen zwischen Wanner und SRZ über das Ausmaß des anvisierten Projektes. Das ganze Procedere dauerte gerade mal vier Wochen, und Ende August 2004 war man sich im Prinzip einig. So stand zu diesem Zeitpunkt bereits fest, welche Daten aus dem Altsystem in Mast übernommen werden sollten, wie lang das Ganze dauern sollte und wie viel es kosten durfte.
Gleich anschließend, also im September 2004, ging es mit dem eigentlichen Projekt los. Nach weiteren Beratungen vor Ort begann SRZ sich schließlich die Daten des Kunden im Altsystem genauer anzusehen. Hier tauchten auch prompt die ersten Probleme auf: "Die Daten im Altsystem lagen nur unstrukturiert vor, sodass wir für deren Übernahme in unsere ERP-Lösungen länger benötigten, als eigentlich vorgesehen war", erinnert sich SRZ-Projektleiter Jörg Seidel. Dennoch blieb der Dienstleister mit seinem Projekt insgesamt in dem vorgesehenen Zeitrahmen.
Nach der Übernahme der Daten ging es gemäß Pflichtenheft an die vom Kunden gewünschte Anpassung des Systems. "Das beim Kunden vorhandene Kalkulationsschema war recht komplex", so Seidel. "Uns gelang es nun, dieses Schema in Mast zu übernehmen." Da half ein Export in Excel-Dateien. Der Kunde musste an seinem Preisberechnungsprozess nichts ändern.
Sobald die Anpassungsarbeiten beendet waren, konnten die Sachbearbeiter bei Wanner an dem neuen System geschult werden. Dies dauerte insgesamt fünf Tage und betraf etwa 15 Mitarbeiter. Sie arbeiten an Windows-PCs (98 aufwärts); auch die Mast-Server-Komponente läuft unter einem Microsoft-Betriebssystem (Windows 2000 Server) auf einer herkömmlichen Intel-basierten Maschine mit Fast-Ethernet-Netzwerkanbindung. Linux als Server-Plattform für Mast bleibt eine weitere Option.
Vereinfachte Prozesse bei Kundenbestellungen
Anfang 2005 ging das Mast-System bei der Wanner GmbH in Produktivbetrieb über. Wenn nun heute ein Kunde bei dem Landmaschinenhersteller ein Produkt nachfragt, stellt der angerufene Sachbearbeiter sogleich fest, ob es sich dabei um ein in der Stückliste aufgeführtes Standardprodukt handelt oder ob der Kunde ein Unikat bestellen möchte. Daraufhin prüft der Wanner-Mitarbeiter, ob die notwendigen Vormaterialien auf Lager sind. Falls nicht, bestellt er sofort nach. Sobald die Ware im Lager eingetroffen ist, wird sie dem entsprechenden Arbeitsvorgang zugeordnet. Daraufhin kann dann das Mast-System die Auslastung von Personen und Maschinen berechnen und dem Kunden einen genauen Liefertermin bekannt geben. "Das war mit der alten Software so gar nicht möglich", betont Seidel von SRZ. Und sobald das vom Kunden gewünschte Endprodukt fertig ist, erstellt das System automatisch Lieferschein und Rechnung.
Sollte der Kunde noch während des Fertigungsprozesses Änderungen oder Ergänzungen wünschen, so können auch diese leicht in Mast eingepflegt werden. Dann ändern sich auch die PPS-Listen, und gegebenenfalls wird der Einkauf verständigt, falls dringend benötigte Teile nicht auf Lager sein sollten.
Überschaubare Projektdimensionen
Selbstredend kommuniziert die Mast-Software auch mit den gängigen CAD-Anwendungen. So können beispielsweise Konstruktionsdaten und technische Zeichnungen aus Solidedge, Solidworks, AutoCad und anderen CAD-Systemen in eine Stückliste übernommen werden.
Während der Herstellung des Produkts für den Kunden sind die Wanner-Abteilungen Einkauf, Verkauf, Konstruktion und Fertigung in diesen Geschäftsprozess auch IT-seitig involviert. Mitarbeiter der oben genannten Abteilungen können ständig den Status eines Auftrags ändern, etwa von "bestellt" auf "geliefert", von "angefragt" auf "eingegeben" oder von "teilfertig" auf "komplett fertig".
Auch die einzelnen Arbeitsgänge wie Beschaffung, Materialwirtschaft, Lager, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Fertigung und Montage werden so in der Software abgebildet. Fest definierte und in das Mast-System integrierte Workflow-Prozesse vereinfachen die Kommunikation zwischen den Abteilungen.
Im Mittelpunkt dieser an Groupware ausgerichteten Arbeits- weise steht stets die Auftragsstückliste, die permanent überarbeitet und auf dem aktuellen Stand gehalten wird.
Überschaubare Projektdimensionen
Für den Kunden hielten sich die Projektkosten in Grenzen: Der neue Wintel-Server kostete Wanner rund 4.000 Euro, für Softwarelizenzen (Mast) gab der Landmaschinenhersteller etwa 24.000 Euro aus, und die Anpassungsarbeiten von SRZ schlugen mit zirka 12.000 Euro zu Buche. In dieser Summe sind auch bereits die Schulungskosten inbegriffen.
Auch mit einer Dauer von drei Monaten hielt sich die Implementierung des neuen Systems innerhalb der eng gezogenen Grenzen. Dafür kann Wanner seinen Kunden nun stets auf den Tag genau sagen, wann das gewünschte Teil oder die Maschine ausgeliefert werden kann. Aber auch für die SRZ GmbH hat sich das Engagement bei Wanner bereits ausgezahlt. Einer der potenziellen Kunden hat sich das Mast-System vor Ort angesehen und prompt beim Softwarehaus geordert. So ist das Projekt bei der Firma Karl Josef Ewald in Jettingen bereits in vollem Gang.