Schnell mal eine Präsentation erstellen ist oft leichter gesagt als getan. Wie war das gleich wieder mit dem Corporate Design, wo nur eine bestimmte Schriftart verwendet werden darf? Kann ich die Präsentation auch auf einem anderen Notebook problemlos wiedergeben, oder fehlt auf einmal die Schriftart? Und wehe, wenn der Beamer angeschlossen wird und irgendwie die Bildwiedergabe nicht klappt …
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Achten Sie auch vor dem Weitergeben von Präsentationen darauf, dass private Daten wie Autor, Notizen oder Überarbeitungshinweise aus der PowerPoint-Datei entfernt werden. Zudem können Präsentationen per Passwort geschützt werden, damit sich diese nicht beliebig verändern lassen.
Um diese und andere Probleme zu vermeiden, bieten wir Ihnen eine Reihe von Tipps und Tricks für Microsofts Präsentationsprogramm. Fangen wir gleich an:
Automatische Schriftverkleinerung deaktivieren
Ein auf den ersten Blick unscheinbarer PowerPoint-Automatismus kann sich als sehr lästig erweisen. So verringert das Programm selbsttätig den Schriftgrad von Texten, wenn der Anwender mehr Inhalt eingibt, als die Platzhalter für Titel oder Textkörper aufnehmen können.
Um die Funktion in PowerPoint 2010 und 2013 auszuschalten, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datei, danach auf Optionen und Dokumentprüfung. In PowerPoint 2007 rufen Sie die Einstellung auf, indem Sie zuerst auf die Office-Schaltfläche und anschließend nacheinander auf PowerPoint-Optionen und Dokumentprüfung klicken.
Nun wählen Sie AutoKorrektur-Optionen und wechseln zur Registerkarte AutoFormat während der Eingabe. Unter dem Abschnitt Während der Eingabe übernehmen lässt sich durch Entfernen des Häkchens vor Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen beziehungsweise Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen die automatische Größenanpassung für den Titel respektive den Textkörper deaktivieren.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
Schriftart vollständig austauschen
Sie möchten in einer Präsentation nicht den standardmäßig eingestellten Font, sondern zum Beispiel die im Rahmen des Corporate Designs Ihrer Firma vorgegebene Schriftart verwenden? Dazu müssen Sie nicht jede Folie einzeln ändern. Es reicht, den sogenannten Folienmaster zu bearbeiten.
Nachdem Sie Ihre Präsentation geladen haben, wählen Sie die Registerkarte Ansicht. Nutzen Sie PowerPoint 2010 oder 2013, dann klicken Sie jetzt in der Gruppe Masteransichten auf Folienmaster. In PowerPoint 2007 nennt sich die Gruppe Präsentationsansichten.
Anschließend erscheinen auf der linken Seite untereinander angeordnete Miniaturansichten der Designvorlagen. Welche davon Sie in Ihrer Präsentation verwenden, lässt sich einem Tooltip entnehmen, wenn Sie mit der Maus über eine der Ansichten fahren. Klicken Sie auf die Vorlage, der Sie eine neue Schriftart zuweisen möchten. Dann öffnen Sie auf der neu hinzugekommenen Registerkarte Folienmaster in der Gruppe Design bearbeiten beziehungsweise Hintergrund (Powerpoint 2013) das Pulldown-Menü Schriftarten. PowerPoint blendet daraufhin eine Liste mit den integrierten Schriften ein. Wenn Sie die Maus über die Einträge bewegen, können Sie sofort die Auswirkungen auf das Layout erkennen.
Nicht aufgeführte, aber auf dem Rechner installierte Fonts lassen sich hinzufügen, wenn Sie in der Liste unten auf Neue Designschriftarten erstellen beziehungsweise Schriftarten anpassen klicken. Nachdem Sie alle Änderungen entsprechend Ihren Anforderungen durchgeführt haben, beenden Sie den Modus wieder mit dem Befehl Masteransicht schließen.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
Mit Notebook und Beamer professionell präsentieren
Oft nutzen Referenten bei Präsentationen einen Beamer, der das Bild des Notebook-Monitors 1:1 auf eine Leinwand überträgt. Für den Vortragenden deutlich hilfreicher ist es jedoch, wenn er auf dem Bildschirm seines Rechners eine andere Ansicht verwenden kann als auf dem Beamer.
Zu diesem Zweck hat Microsoft ab PowerPoint 2007 die Referentenansicht integriert. Voraussetzung für diesen Modus ist zunächst, dass zum Beispiel an ein Notebook ein zusätzlicher Monitor oder Beamer angeschlossen werden kann. Denkbar ist auch, über den Grafikausgang dieses externen Bildschirms einen Beamer zu verbinden und darüber die Präsentation für ein größeres Publikum wiederzugeben. Währenddessen läuft auf dem Notebook-Monitor, den nur der Vortragende im Blick hat, ebenfalls die Präsentation, allerdings ergänzt um zusätzliche Informationen und Steuerungsmöglichkeiten. So lassen sich außer der aktuellen Folie auch Notizen, die verstrichene Zeit oder eine Vorschau auf die weiteren Folien der Präsentation einblenden.
Damit PowerPoint die Referentenansicht nutzen kann, müssen Sie zunächst Ihre Grafikkarte in Windows so einrichten, dass die Anzeige auf mehrere Monitore erweitert wird. Einen davon legen Sie als Hauptbildschirm fest. Die genaue Vorgehensweise hängt von Ihrer Grafikkarte ab.
Anschließend öffnen Sie Ihre PowerPoint-Datei für den Vortrag und klicken im Menüband auf die Registerkarte Bildschirmpräsentation. Nun können Sie in der Gruppe Bildschirme festlegen, auf welchem Gerät und mit welcher Auflösung die Präsentation für das Publikum beziehungsweise den Referenten erfolgen soll.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
Objekte mit Hilfslinien genau positionieren
Eine der Neuerungen in PowerPoint 2013 sind die automatischen Hilfslinien. In früheren Versionen steht dafür keine Automatik zur Verfügung. Aber der Benutzer kann einer Präsentation Führungslinien auch manuell hinzufügen, um Objekte passgenau zueinander auszurichten.
Öffnen Sie eine Präsentation, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle im Dokument. Aus dem Kontextmenü wählen Sie nun den Befehl Raster und Führungslinien aus. Aktivieren Sie die Checkbox Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Als Standard festlegen haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Einstellungen in diesem Dialog für alle Präsentationen zu übernehmen. Nachdem Sie die vorgenommenen Änderungen mit OK bestätigt haben, blendet PowerPoint eine horizontale und eine vertikale Führungslinie ein.
Diese beiden Hilfsmittel lassen sich einfach mit der linken Maustaste verschieben. Wenn Sie während des Vorgangs die Alt-Taste gedrückt halten, können Sie die Linien anhand eines feineren Maßstabs exakt an der gewünschten Stelle positionieren. Um weitere Führungslinien hinzuzufügen, verwenden Sie stattdessen die Strg-Taste. Möchten Sie hingegen überflüssige Linien löschen, ziehen Sie sie neben die Folie.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
TrueType-Schriften einbetten
Wer seine Präsentation später auf einem anderen Computer vorführen möchte, kann unliebsame Überraschungen erleben. Denn ist eine genutzte Schrift auf dem Zielrechner nicht installiert, wird sie durch einen Standardfont ersetzt, was das mühevoll gestaltete Layout möglicherweise gravierend beeinträchtigt.
PowerPoint bietet deshalb die Möglichkeit, die verwendeten TrueType-Fonts fest einzubetten. Öffnen Sie Ihre Präsentation, und klicken Sie im Menüband von PowerPoint 2010 und 2013 nacheinander auf Datei / Optionen und dann auf die Registerkarte Speichern. In Version 2007 gelangen Sie über die Office-Schaltfläche und einen Klick auf PowerPoint-Optionen / Speichern zum Dialogfenster. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Schriftarten in der Datei einbetten. Diese Einstellung gilt sowohl für die aktuelle als auch für künftige Präsentationen.
Soll die Schrift nur in der aktuellen Präsentation eingebettet werden, wählen Sie den Befehl Speichern beziehungsweise Speichern unter. Klicken Sie dann im unteren Bereich auf Tools, und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Optionen speichern . Aktivieren Sie nun die Checkbox Schriftarten in der Datei einbetten.
Die Voreinstellung Nur die in der Präsentation verwendeten Zeichen einbetten sollten Sie nicht ändern, wenn Sie Wert auf eine möglichst kompakte Datei legen. Die Alternative Alle Zeichen einbetten verankert alle möglichen Zeichen einer Schriftart in der Datei, was sie aber insbesondere bei umfangreichen Symbolfonts unnötig aufbläht.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
Präsentation als HTML-Datei speichern
Wer eine PowerPoint-Präsentation erstellt hat und sie nun ins HTML-Format konvertieren will, benötigt dazu kein separates Tool. Die Exportfunktion ist schon in der Software eingebaut, in neueren Versionen ab PowerPoint 2007 allerdings nur auf Umwegen zu erreichen.
Konnte man mit PowerPoint 2003 eine Präsentation noch bequem über das Dateimenü als Website speichern, so fehlt diese Möglichkeit in Folgeversionen. Dennoch muss niemand auf die Option verzichten, wenn man zu diesem Zweck einen Makrobefehl nutzt. Er umfasst lediglich eine Zeile und lässt sich auch direkt aufrufen, ohne dass Sie eigens dafür ein VBA-Projekt anlegen müssen.
Öffnen Sie zunächst die jeweilige Präsentation. Dann drücken Sie gleichzeitig die Tastenkombination Alt + F11, um den Editor von Visual Basic für Applikationen aufzurufen. Nun drücken Sie Strg + G, sodass der Cursor in den am unteren Rand angezeigten Direktbereich springt. Dort geben Sie Folgendes ein:
ActivePresentation.SaveAs "C:\Users\<Benutzername>\<Dateiname>", ppSaveAsHTML, msoFalse
Ersetzen Sie die Pfadangaben in spitzen Klammern durch den entsprechenden Namen des Users und der Ausgabedatei. Mit msoFalse weisen Sie PowerPoint an, TrueType-Schriftarten nicht einzubetten. Legen Sie hingegen Wert darauf, müssen Sie stattdessen den Parameter msoTrue verwenden.
Wenn Sie anschließend die Eingabetaste betätigen, wird die Präsentation im angegebenen Pfad als HTML-Datei exportiert. Eine Erfolgsmeldung hierüber gibt PowerPoint allerdings nicht aus.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
Präsentation im Videoformat
Manchmal steht man vor der Situation, eine mit PowerPoint angefertigte Präsentation mit Usern teilen zu müssen, die das Microsoft-Programm nicht besitzen. Diese müssen zur Anzeige aber keine separaten Viewer installieren, denn ein Bordmittel sorgt für größtmögliche Kompatibilität und eine ansprechende Darstellung.
Wandeln Sie Ihr Dokument einfach in ein Video um. Die passende Funktion hat Microsoft in PowerPoint ab Version 2010 bereits integriert. Öffnen Sie dazu zunächst die zu konvertierende Präsentation. Dann klicken Sie in PowerPoint 2013 auf Datei / Exportieren / Video erstellen. In Version 2010 klicken Sie auf Datei / Speichern und Senden, anschließend im Abschnitt Dateitypen auf Video erstellen.
Nun können Sie auf der rechten Seite weitere Einstellungen für das Video vornehmen, etwa um Kommentare auszuschließen. Nach einem Klick auf Video erstellen wählen Sie den gewünschten Speicherort für den Clip, der sich als WMV- und MPEG4-Datei generieren lässt. Anschließend können Sie unten rechts in der Statusleiste ablesen, wie weit die Umwandlung bereits abgeschlossen ist.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2010.
Private Daten vor der Weitergabe entfernen
Wer eine Kopie seiner Präsentationsdateien an andere weitergeben will, sollte sich überlegen, ob er persönliche Informationen - beispielsweise über den Autor - nicht besser vorher aus der Datei entfernt. Auch Notizen, Überarbeitungshinweise und sonstige sensible Metadaten lassen sich tilgen.
Laden Sie zunächst das zu überprüfende Dokument in PowerPoint. In Version 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen im aufklappenden Menü unter Vorbereiten den Befehl Dokument prüfen aus.
Wenn Sie hingegen PowerPoint 2010 oder 2013 verwenden, klicken Sie erst im Menüband auf Datei und dann im linken Fensterbereich auf Informationen. Anschließend wählen Sie im Pulldown-Menü Auf Probleme überprüfen den Befehl Dokument prüfen.
Aktivieren Sie nun alle Kontrollkästchen und klicken danach unten auf die Schaltfläche Prüfen. In der Übersicht sehen Sie exakt, welche persönlichen Informationen in der Datei stecken. Hinter jedem gefundenen Eintrag befindet sich der Button Alle entfernen, um die jeweiligen Metadaten zu löschen.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
Maus zum Rückwärtsblättern nutzen
Gerade eine Funkmaus eignet sich gut, damit sich der Vortragende während der Präsentation frei bewegen kann. Die jeweils nächste Folie lässt sich mit einem Klick auf die linke Maustaste aufrufen, während die rechte Maustaste ein Kontextmenü anzeigt. Komfortabler wäre es allerdings, wenn sie sich zum Rückwärtsblättern verwenden ließe.
Einen speziellen Befehl, mit dem Sie die gewünschte Funktion der rechten Maustaste explizit zuweisen können, existiert in PowerPoint zwar nicht. Aber es reicht, wenn Sie die Standardfunktion ausschalten.
Wählen Sie dazu in PowerPoint 2010 und 2013 in der Multifunktionsleiste die Registerkarte Datei, danach Optionen und Erweitert. In PowerPoint 2007 erreichen Sie die Einstellung, wenn Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf PowerPoint-Optionen / Erweitert klicken.
Deaktivieren Sie nun im Abschnitt Bildschirmpräsentation die Einstellung Menü beim Klicken mit der rechten Maustaste anzeigen. Abschließend bestätigen Sie alle durchgeführten Änderungen mit OK. Ab sofort dient die rechte Maustaste dazu, rückwärts durch die Folien zu navigieren.
Der Trick funktioniert mit Microsoft PowerPoint ab Version 2007.
(PC-Welt)