Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Seit dem 1. Januar 2007 gelten die im Rahmen der elektronischen Korrespondenz von Gesellschaften zu veröffentlichenden Pflichtangaben. Demnach müssen auch Faxe und E-Mails den bisher nur für den Briefverkehr geltenden Anforderungen der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 25a GenG genügen. Davon betroffen sind alle deutschen Kaufleute, Handelsfirmen und ihre Angestellten, die nun jede geschäftliche E-Mail mit den für ihre Rechtsform gültigen Pflichtangaben versehen müssen.

Was fällt unter den Begriff "geschäftliche E-Mail"?

Der Begriff "geschäftliche E-Mail" ist sehr weit zu fassen. Darunter fallen nicht nur E-Mails mit rechtlicher Bedeutung, also Angebote, Bestellungen oder Vertragstexte, sondern im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftsfreundes.

Eine gesetzliche Ausnahme gilt lediglich für Mitteilungen in einer laufenden Geschäftsbeziehung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (z. B. Eingangsbestätigungen). Diese Ausnahme wird in üblicher E-Mail-Korrespondenz jedoch praktisch fast nie relevant werden.

Konsequenzen bei Fehlen der zu tätigenden Pflichtangaben

In diesem Fall wird das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Lediglich bei der Höhe hat es ein Ermessen. Das Bußgeld darf 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Außerdem besteht das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies kann durchaus unangenehmer und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes sein, da alleine die Kosten für die anwaltliche Inanspruchnahme höher liegen dürfte, als ein Bußgeld bei einem erstmaligen Verstoß.

Allerdings ist die Rechtsprechung hier bisher großzügig: Das OLG Brandenburg (Az. 6 U 12/07) etwa sieht bei fehlenden Pflichtangaben in E-Mails nicht die Bagatellgrenze überschritten. Das Risiko für den Abmahner ist an dieser Stelle durchaus beträchtlich, daher überrascht es auch nicht, dass man eher selten von Abmahnungen in diesem Bereich hört.

Achten Sie vorsichtshalber darauf, jede E-Mail mit einem "Footer" oder "Header" zu versehen, aus dem die entsprechenden Angaben hervorgehen. Dies kann beispielsweise durch vorformulierte und im E-Mailprogramm gespeicherte sogenannte "Signaturen" bewerkstelligt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen. Ein bloßer Link auf die Unternehmenswebsite reicht insoweit nicht aus. Eine bestimmte Form, z. B. eine besondere Schriftart oder -größe, ist für die Pflichtangaben zwar nicht vorgeschrieben. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.

Muster für Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Um nun allen Handels- bzw. Kleingewerbetreibenden auf unkompliziertem Wege eine korrekte Kennzeichnung Ihrer Korrespondenz zu ermöglichen, werden nachfolgend die wichtigsten Muster zum Thema angegeben.

1. Muster: Gewerbetreibende/r (nicht im Handelsregister eingetragen)

Max Mustermann*
Mustermannstr. 1
80339 München

Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor- und Nachnamens sowie die ladungsfähige Adresse der/s Gewerbetreibende/n aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor- und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen muss und nicht etwa abgekürzt werden darf.

Achtung:

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

2. Muster: Einzelkaufleute (im Handelsregister eingetragen)

Motor Mustermann, e. K.*
Sitz: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111

Legende:
* Gemäß § 37a HGB muss der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, dem Rechtformzusatz (wie etwa der Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e. K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau" bzw. "e.Kfr."), dem Ort der Handelsniederlassung, dem zuständigen Registergericht sowie der Handelsregisternummer angegeben sein. Der Name des/der Inhaber/in braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden.

Achtung:

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, einem Postfach oder einer Bankverbindung.

3. Muster: Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Max Mustermann und Stefanie Mustermann GbR*
Mustermannstr. 1
80339 München

Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor und Nachnamens eines jeden Gesellschafters sowie die ladungsfähige Anschrift der GbR aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen, also nicht etwa abgekürzt werden darf. Aus Gründen der Rechtsklarheit wird zudem die Angabe des Zusatzes "GbR" empfohlen.

Achtung:

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Das Fehlen der oben genannten Pflichtangaben kann von den Ordnungsämtern mit Bußgeldern bis zu 1.000 € geahndet werden, vgl. § 146 Abs. 3 Gewerbeordnung (GewO).

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

OHG, KG, GmbH & Co. KG und GmbH

4. Muster: Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Motor Mustermann OHG*
Sitz der Gesellschaft: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111

Legende:
* Gemäß § 125a HGB ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus ist der Rechtsformzusatz (die Abkürzung "OHG" reicht aus), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.

Achtung:

• Sollte kein Gesellschafter der OHG eine natürliche Person sein, so hat die E-Mail auch die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter anzugeben. Für den Fall, dass es sich bei den persönlich haftenden Gesellschaftern um eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft (AG) handeln sollte, müssen die für diese Rechtsform vorgeschriebenen Angaben mit veröffentlicht werden (vgl. § 125a Abs. 1 S. 2 HGB).

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

5. Muster: Kommanditgesellschaft (KG)

Motor Mustermann KG*
Sitz der Gesellschaft: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111

Legende:
* Gemäß §§ 177a, 125a HGB ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus ist der Rechtsformzusatz (die Abkürzung "KG" reicht aus), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.

Achtung:

• Sollte kein Gesellschafter der KG eine natürliche Person sein, so hat die E-Mail auch die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter anzugeben. Für den Fall, dass es sich bei den persönlich haftenden Gesellschaftern um eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft (AG) handeln sollte, müssen die für diese Rechtsform vorgeschriebenen Angaben mit veröffentlicht werden (vgl. §§ 177a, 125a Abs. 1 S. 2 HGB).

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

6. Muster:Kommanditgesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH & Co. KG)

Motor Mustermann GmbH & Co. KG*
Sitz der Gesellschaft: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111
Persönlich haftende Gesellschafterin**: Mustermann GmbH
Sitz der Gesellschaft: München (event. Zweigstelle?)
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Geschäftsführer: Max Mustermann, Steffi Mustermann***
Aufsichtsratvorsitzende: Elisabeth Mustermann****

Legende:
* Gemäß §§ 177a, 125a HGB und § 35a GmbH ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus ist der Rechtsformzusatz (die Abkürzung "GmbH & Co. KG" reicht aus), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.
** Zusätzlich ist die persönlich haftende Gesellschafterin anzugeben und zwar wiederum mit ihrem Rechtsformzusatz (die Abkürzung "GmbH" reicht aus), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie der Handelsregisternummer.
*** Die Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer (einschließlich Stellvertreter, die nicht als solche bezeichnet werden müssen) sind ungekürzt anzugeben. Nach dem OLG Frankfurt (ZIP 86, 47) genügt bei Geschäftsführern mit Doppelnamen die Angabe eines Namens, wenn der Geschäftsführer so auch im Geschäftsverkehr zeichnet und damit eindeutig gekennzeichnet ist.
**** Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an dieser Stelle auch des Vor- und Zunamens des Aufsichtsratsvorsitzenden. Falls nur ein Beirat besteht, braucht der Vorsitzende nur genannt werden, sofern der Beirat dem Aufsichtsrat vergleichbare Kontrollfunktion hat. Ein Vorsitzender eines ohne Satzungsgrundlage nur de facto bestehenden Aufsichtsrats ist nicht zu nennen (Irreführungsgefahr).

Achtung:

• Zur GmbH (als persönlich haftende Gesellschafterin): Erforderlich sind Angaben über die Höhe des Stammkapitals und über den Gesamtbetrag etwa ausstehender Geld-(nicht Sach-)einlagen nur dann, wenn die Gesellschaft überhaupt Angaben über ihr Kapital (z. B. Bilanzsumme, Höhe des Eigenkapitals) macht. Dies steht ihr jedoch im Prinzip frei.

• Sollte kein Gesellschafter der KG eine natürliche Person sein, so hat die E-Mail auch die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter anzugeben. Für den Fall, dass es sich bei den persönlich haftenden Gesellschaftern um eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft (AG) handeln sollte, müssen die für diese Rechtsform vorgeschriebenen Angaben mit veröffentlicht werden (vgl. §§ 177a, 125a Abs. 1 S. 2 HGB).

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

7. Muster: Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Mustermann GmbH*
Sitz der Gesellschaft: München (evtl. Zweigstelle?)
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Geschäftsführer: Max Mustermann, Steffi Mustermann**
Aufsichtsratvorsitzende: Elisabeth Mustermann***

Legende:
* Gemäß § 35a GmbH ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus ist der Rechtsformzusatz (die Abkürzung "GmbH" reicht aus), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.
** Die Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer (einschließlich Stellvertreter, die nicht als solche bezeichnet werden müssen) sind ungekürzt anzugeben. Nach dem OLG Frankfurt (ZIP 86, 47) genügt bei Geschäftsführern mit Doppelnamen die Angabe eines Namens, wenn der Geschäftsführer so auch im Geschäftsverkehr zeichnet und damit eindeutig gekennzeichnet ist.
*** Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an dieser Stelle auch der Vor- und Zunamen des Aufsichtsratsvorsitzenden. Falls nur ein Beirat besteht, braucht der Vorsitzende nur genannt werden, sofern der Beirat dem Aufsichtsrat vergleichbare Kontrollfunktion hat. Ein Vorsitzender eines ohne Satzungsgrundlage nur de facto bestehenden Aufsichtsrats ist nicht zu nennen (Irreführungsgefahr).

Achtung:

• Erforderlich sind Angaben über die Höhe des Stammkapitals und über den Gesamtbetrag etwa ausstehender Geld-(nicht Sach-)einlagen nur dann, wenn die Gesellschaft überhaupt Angaben über ihr Kapital (z. B. Bilanzsumme, Höhe des Eigenkapitals) macht. Dies steht ihr jedoch im Prinzip frei.

• Fällt die Gesellschaft in Konkurs, sind weiterhin (dann im Amt bleibende und nicht durch Liquidatoren ersetzte) Geschäftsführer zu nennen, jedoch neben ihnen auch der Konkursverwalter. Der Zusatz i. L. oder "in Liquidation" ist dem Rechtsformzusatz beizufügen.

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

AG, Genossenschaft und PartG

8. Muster: Aktiengesellschaft (AG)

Mustermann AG*
Sitz der Gesellschaft: München (evtl. Zweigstelle?)
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Vorstandsmitglieder: Max Mustermann, Steffi Mustermann**
Vorstandsvorsitzende: Steffi Mustermann**
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Stephan Mustermann**

Legende:
* Gemäß § 80 AktG ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus ist der Rechtsformzusatz ("AG"), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.
** Nicht vergessen werden darf zudem, dass die ausgeschriebenen Vor und Zunamen aller Vorstandsmitglieder (und deren Stellvertreter) sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden mit zu veröffentlichen sind. Der Vorstandsvorsitzende und der Aufsichtsratsvorsitzende sind als solche übrigens gesondert zu bezeichnen.

Achtung:

• Es müssen keine Angaben über das Kapital gemacht werden. Werden jedoch (freiwillig) Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, ist das Grundkapital, sowie der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

• Für den Fall, dass sich die AG in Liquidation befindet, ist darauf hinzuweisen und die Abwickler sind entsprechend zu benennen.

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

9. Muster: Genossenschaft

Muster Genossenschaft eG*
Sitz der Genossenschaft: München*
Registergericht: Amtsgericht München*, GnR XXX*
Vorstand: Max Mustermann**, Steffi Mustermann (Vorstandsvorsitzende)***
Aufsichtsratvorsitzender: Stephan Mustermann****

Legende:
* Gemäß § 25a GenG (Genossenschaftsgesetz) ist die Rechtsform, der Sitz der Genossenschaft, das Registergericht sowie die Genossenschaftsregisternummer anzugeben.
** Gemäß § 25a GenG müssen alle Vorstandsmitglieder aufgeführt sein.
*** Wie sich aus § 25a GenG ergibt, kann, aber muss kein Vorsitzender angegeben werden.
**** Sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, ist dieser mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen, vgl. § 25a GenG.

Achtung:

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.

10. Muster: Partnerschaftsgesellschaft (PartG)

Mustermann & Musterfrau PartG*
Sitz der Partnerschaftsgesellschaft: München*
Registergericht: Amtsgericht München*, PR 1234*

Legende:
* Gemäß § 7 PartGG i. V. m. § 125a HGB ist der Name der Gesellschaft zu nennen. Darüber hinaus ist der Rechtsformzusatz (die Abkürzung "PartG" reicht aus), der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht sowie die Registernummer anzugeben.

Achtung:

• Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und ieferscheine sowie Quittungen.

• Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben eine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst der automatisch generiert wurde.

• Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten ein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, nmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.

• Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.