Pflicht zur Zeiterfassung als Chance für den Channel

Arbeitszeiterfassung schien zuletzt nur noch etwas für Beamte, Fließbandarbeiter und Sachbearbeiter der Abteilung des Herrn Stromberg bei der Capitol Versicherung AG zu sein - aber nichts für junge, dynamische, flexible und engagierte Beschäftigte am Modern Workplace oder im Homeoffice. Falsch gedacht! Ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat die Lage im Herbst 2022 schlagartig geändert. Demnach besteht in Deutschland eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung.

BAG-Präsidentin Inken Gallner begründet die mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem sogenannten "Stechuhr-Urteil" des EuGH. Die Arbeitgebervereinigung BDA kritisierte das Urteil als "überstürzt und nicht durchdacht". BDA-Hauptgeschäftsführer Steffen Kampeter klagte: "Damit werden Beschäftigte und Unternehmen ohne gesetzliche Konkretisierung überfordert. Diese Entscheidung darf nicht dazu führen, dass bewährte und von den Beschäftigten gewünschte Systeme der Vertrauensarbeitszeit in Frage gestellt werden."

Das BAG-Grundsatzurteil (Aktenzeichen 1ABR 22/21) wird tatsächlich weitreichende Auswirkungen auf die bisher in Wirtschaft und Verwaltung praktizierten Vertrauensarbeitszeitmodelle, auf Modelle mobiler Arbeit und Homeoffice-Regelungen haben. Nach der zuvor üblichen Auslegung des deutschen Arbeitszeitgesetzes mussten nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht jedoch die gesamte Arbeitszeit. Nach dem Urteil gilt es jedoch, die gesamte Arbeitszeit richtig zu erfassen und zu berechnen.

Darauf zu warten, dass der Gesetzgeber Details festlegt, ist keine Option. Wie BAG-Präsidentin Inken Gallner Anfang Februar 2023 betont hat, muss die Arbeitszeit schon jetzt systematisch erfasst werden. Die Verpflichtung sei unabhängig von der geplanten Änderung des Bundesarbeitszeitgesetzes: "Das Ob ist entschieden. Das Wie der Arbeitszeiterfassung liegt in den gestaltenden Händen des Gesetzgebers", erklärte Gallner.

Arbeitgeber könnten sich mit einer Notlösung behelfen und darauf warten, was der Gesetzgeber genau entscheidet. Mit einer professionellen Lösung mit Fokus auf den deutschen Markt können sie aber auch heute schon eine Lösung einführen, die den zu erwartenden gesetzlichen Regelungen entspricht - oder sich fristgerecht anpassen lässt, sobald die bekannt sind.

Arbeitgeber bei Arbeitszeiterfassung schon jetzt in der Pflicht

Das Grundsatzurteil wirkt wie ein Gesetz. Im Gegensatz zu einem Gesetz sind die Vorgaben jedoch weniger detailliert. Das künftige Gesetz könnte etwa noch regeln, wie die Arbeitszeit aufgezeichnet werden soll, wie Vertrauensarbeit gehandhabt werden kann oder ob es besondere Branchenregelungen geben soll.

Unabhängig von solchen Details bleibt die Pflicht zur Zeiterfassung. Damit die transparent und nachvollziehbar bleibt, werden Firmen um geeignete Software nicht herumkommen. Sie müssen dann aber darauf achten, nicht in die "Überwachungsfalle" zu tappen. Gleichzeitig bietet es sich an, die Maßnahmen zur Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien - etwa zu den höchstzulässigen Arbeitszeiten und zu Ruhezeiten - und des Gesundheitsschutzes zu kontrollieren. Und es wird - weil das die Details regelndes Gesetz sicher noch auf sich warten lässt - wichtig sein, eine flexible und anpassbare Lösung zu wählen.

Thomas Peter, Sales Director IT-Channel bei Reiner SCT, einem deutschen Anbieter von Zutrittslösungen- und Zeiterfassungssystemen, empfiehlt Unternehmen, nicht das Problem Zeiterfassung in den Vordergrund zu stellen, sondern das Thema unter dem wesentlich vielseitigeren und mehr Perspektiven bietenden Begriff "Zeitmanagement" anzugehen. "Zeitmanagement lässt sich viel leichter positiv sehen. Denn dadurch ist es zum Beispiel auch möglich, das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Tätigkeiten zu ermitteln." Das helfe auch Vertriebspartnern, das Thema bei ihren Kunden zu positionieren.

Erfahrungen des Handels mit Lösungen für Zeitmanagement

Das bestätigt Reiner Stumpf, ERP-Berater und Projektmanager beim langjährigen Reiner-SCT-Partner Thefi aus Oberfranken. So lasse sich zum Beispiel am Ende eines Meetings mit mehreren Personen direkt sagen: "Diese Besprechung kostete 800 Euro", erklärt Stumpf plakativ. Seiner Erfahrung nach sorgt ein funktionierendes Zeitmanagement für mehr Fairness in der Belegschaft und schafft Transparenz in den Prozessen des Unternehmens. In vielen Branchen sei zudem nicht zu unterschätzen, dass der Unternehmer damit auch Rechtssicherheit in Bezug auf das Mindestlohngesetz herstellt.

Stumpf hat zudem gute Erfahrungen damit gemacht, die Zeitmanagementlösungen von Reinert SCT nicht als Kontrollinstrument der Geschäftsleitung anzubieten, sondern den Aspekt "mehr Flexibilität für die Belegschaft" zu betonen. Ohne Zeiterfassung tendierten viele Chefs dazu, feste Anwesenheitszeiten zu verlangen. Meist sind das die, zu denen sie selbst im Betrieb sind, um ihre Mitarbeiter kontrollieren zu können. Mit Zeitmanagement lassen sich jedoch attraktivere Arbeitszeitmodelle finden, wie sie nach den Erfahrungen der Pandemie von immer mehr Beschäftigten eingefordert werden.

"Wenn ich mich bei der Arbeitszeit nach den Arbeitnehmern richten kann, macht mich das als Arbeitgeber attraktiv", so Stumpf. Klar ist aber auch, dass dann die Verwaltung der eventuell erforderlichen Präsenzzeiten komplexer wird. Daher bietet Reiner SCT die schon länger als Modul mit an. "Über Zeiterfassung zu sprechen finden viele Kunden langweilig", weiß Stumpf. "Gehen wir das Thema aber mit Schichtplänen, Urlaubsplänen, Abrechnung von Projektzeiten oder ähnlichem an, stoßen wir überall auf offene Ohren." Dazu trägt auch bei, dass sich die erfassten Zeiten auch in Lohnabrechnungsprogramme exportieren lassen. dafür gibt es zum Beispiel eine Kooperation zwischen Reiner SCT und Datev.

Reiner SCT traditionell mit indirektem Vertrieb

Unter der Vielzahl der Anbieter von Systemen für Zeiterfassung, Zugangskontrolle und Zeitmanagement hebt sich Reiner SCT erstens durch die Breite des Portfolios ab. Aus Sicht des Handels wichtiger ist aber, dass es auch das einzige Unternehmen mit solch einem breiten Portfolio ist, das konsequent auf den indirekten Vertrieb setzt. Dafür gibt es ein Partnerprogramm, in dem derzeit zwölf sogenannte Service Partner, etwa 60 Certified Partner und rund 300 Selling Partner organisiert sind. Eigenen Angaben zufolge kann der Anbieter schon auf über eine Million Nutzer verweisen.

Vertriebspartner von Reiner SCT können sich bei der Installation von Timecard von zertifizierten Service-Partnern beraten und unterstützen lassen. "Gerade bei der Konfiguration der Software und der Anpassung auf die Arbeitszeitmodelle der Endkunden steckt der Teufel im Detail und die Verantwortung ist hoch - schließlich hängen an der korrekten Zeiterfassung die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter. Mit diesem Angebot für die Vertriebspartner stellen wir sicher, dass die Installationen reibungslos funktionieren und die Endkunden das System schnell und mit minimalem Aufwand komfortabel nutzen können", erklärt Andreas Staiger, einer der Geschäftsführer von Reiner SCT.

Zeiterfassung und Zeitmanagement als Managed Service

Anfang 2020 hat Reiner SCT sein Lizenzmodell umgestellt. Das damals eingeführte Modell einer jährlichen Abrechnung habe sich seitdem "mehr als bewährt", berichtet Sales Director Thomas Peter. "Die Partner haben mit einer jährlichen Rechnungslegung auch immer die Möglichkeit, auf den Kunden zu zugehen und bleiben somit immer im Gespräch und als Dienstleister sichtbar."

Außerdem lasse sich Timecard seitdem leicht in Managed Services einbauen. Dazu lasse man den Partnern "völlige Freiheit bei der Ausgestaltung der Abrechnungs- und Vertragsmodalitäten mit ihren Kunden", verspricht Peter. Ihm zufolge hat der Betrieb als Managed Service mehrere Vorteile. Da Zeiterfassung ein unerlässlicher Bestandteil aller Beschäftigungsverhältnisse wird, der interne Betrieb der erforderlichen Infrastruktur aber keinen Mehrwert verspricht, sei die Bereitschaft der Kunden groß, sie als Service zu beziehen. Für Systemhäuser und Fachhändler ergeben sich daraus neben einer langfristigen, engen Kundenbeziehung auch zahlreiche Anknüpfungspunkte für weitere konkrete Projekte - sei es für besseres mobiles Arbeiten, einen modernen Büroarbeitsplatz oder Tools zur Steuerung von Service-Technikern und den Außendienst.

Für ihren Service bestellen die Partner über die Distribution, zum Beispiel bei Alldis oder Siewert & Kau eine Zwölfmonatslizenz. Die wird vom Distributor auf dem Lizenz- und Aktivierungsserver aktiviert, der Reseller erhält mit der Auftragsbestätigung den Aktionscode. 60 Tage vor Ablauf der Lizenz erhält der betreuende Partner eine automatische Mail (30 Tage vor Ablauf dann auch der Kunde). Die Mail erinnert den Partner daran, mit seinem Kunden einen Termin zur Vertragsverlängerung zu vereinbaren. Will der Kunde das nicht, läuft die Lizenz nach einer 20-tägigen Kulanzzeit aus. Nur wenn der Partner nicht reagiert, kontaktiert der Hersteller den Kunden und ordnet ihm bei Bedarf einen neuen Partner zu.

Mehr zum Thema:
Arbeitszeitgesetz und maximale Arbeitszeit
Umziehen, Duschen, Pausen - wann beginnt die Arbeitszeit?
Arbeitszeit im Homeoffice steigt stark an
Beweislast bei Überstunden trägt Arbeitnehmer
Tools zur Zeiterfassung
Arbeitszeit richtig erfassen und berechnen