"Vielen Unternehmern und Freiberuflern bereitet schon die Ankündigung einer Betriebsprüfung schlaflose Nächte", sagt Gerhard Wagner, Steuerberater und Rechtsbeistand bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH. Doch mit einer guten Vorbereitung kann der Betriebsinhaber einen entscheidenden Beitrag für den erfolgreichen Prüfungsverlauf leisten.
Für ausreichend Vorbereitungszeit sorgen
In der Regel kündigen sich die Prüfer einige Wochen vor der Betriebsprüfung telefonisch an und vereinbaren mit dem Betriebsinhaber oder dessen Steuerberater einen Termin für den Prüfungsbeginn. Zwischen der Prüfungsankündigung und dem Prüfungsbeginn sollte immer ausreichend Zeit für die Vorbereitung sein: bei Großbetrieben mindestens vier Wochen und bei allen anderen Betrieben mindestens zwei Wochen. Bei der Festlegung des Prüfungsbeginns mit dem Finanzamt sollte bedacht werden, dass sich dieser mit keinen anderen wichtigen Terminen im Betrieb (zum Beispiel Jahresabschlusserstellung) oder dem Urlaub des Inhabers überschneidet.
Im Anschluss an die Terminfestlegung ergeht dann in der Regel die Prüfungsanordnung. In ihr sind der Prüfungsbeginn, der Prüfungszeitraum (meist drei Wirtschaftsjahre), die zu prüfenden Steuerarten und der Name des Prüfers enthalten. Bei einer fehlerhaften Prüfungsanordnung kann der Steuerpflichtige dagegen Einspruch einlegen. Sehr früh sollten auch die Ansprechpartner für den Betriebsprüfer im Unternehmen festgelegt werden. Üblicherweise sind dies der Inhaber, der Steuerberater oder die im Betrieb mit dem Rechnungswesen betraute Person. "Unbedachte Äußerungen von Mitarbeitern können verheerende Auswirkungen haben", sagt Steuerexperte Wagner. Deshalb sollte ausdrücklich festgehalten werden, dass nur diese benannten Personen auskunftsberechtigt sind und über sie die gesamte Kommunikation zwischen Betrieb und Finanzamt abgewickelt wird.
Für den Prüfer sind dann alle Buchhaltungsunterlagen und Belege für die zu prüfenden Jahre bereitzustellen. Schwerpunktmäßig werden vom Finanzamt unter anderem Eingangsrechnungen dahingehend überprüft, ob sie die für den Vorsteuerabzug erforderlichen Angaben enthalten und darüber hinaus besonders genau Privatentnahmen (Kfz-Eigennutzung etc.) und Privateinlagen, Spendenbelege, Verträge mit Angehörigen und Gesellschaftern sowie die Aufzeichnungen zu Bewirtungen und Kundengeschenken kontrolliert. Bei Betrieben mit überwiegendem Barzahlungsverkehr (etwa Gastronomie oder Einzelhandel) stellt die Überprüfung der vollständigen Erfassung der Einnahmen den Prüfungsschwerpunkt dar.
Die vorbereiteten Unterlagen sollten dann auf ihre Vollständigkeit und Plausibilität hin überprüft werden. Insbesondere sollten zu eventuell unplausiblen Vorgängen schon vorab Nachweise oder Erklärungen vorbereitet werden (beispielsweise zu einer außergewöhnlichen Rabattaktion, einem Warendiebstahl oder einer Fehlinvestition). "Erst während der Prüfung nach Erklärungen zu ungewöhnlichen Sachverhalten zu suchen macht einen unguten Eindruck", erläutert Wagner. Vorab sollte mit dem Prüfer auch schon abgestimmt werden, in welcher Weise er die Buchhaltungsdaten in elektronischer Form einsehen möchte - ob ein Arbeitsplatz-PC für ihn vorbereitet werden muss oder ob die Übersendung eines Datenträgers (CD, USB-Stick) ausreichend ist. "Eine professionelle Vorbereitung lässt eine Betriebsprüfung in einem guten Klima starten", sagt Steuerberater Wagner. Der Prüfer hat so optimale Arbeitsbedingungen und einen Grund weniger, sich Gedanken zu machen, dass vor ihm etwas verborgen werden soll. Die Basis für einen erfolgreichen Prüfungsverlauf ist so aus Unternehmenssicht gelegt. MF