In vielen Branchen herrscht nach wie vor akuter Fachkräftemangel - und Unternehmen ergreifen eine Vielzahl von Maßnahmen, um die besten Talente für sich zu gewinnen. Employer-Branding-Kampagnen und andere Initiativen zielen darauf ab, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber mit exzellenten Perspektiven zu positionieren. Dabei lassen die Verantwortlichen jedoch oft naheliegende Chancen ungenutzt, sich positiv von anderen Wettbewerbern im Arbeitsmarkt abzugrenzen.
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In vielen Unternehmen müssen die gefundenen Top-Talente nach ihrem Einstieg erst einmal tagelang warten, bis sie alle benötigten IT-Ressourcen nutzen können:
Die Hardware ist nicht vorbereitet,
Benutzerrechte wurden noch nicht vergeben und
die Zugänge zu den wichtigsten Geschäftsanwendungen sind nicht eingerichtet.
Statt sofort mit der Arbeit zu beginnen, pendeln die neuen Leistungsträger erst einmal zwischen IT-Support, Vorgesetzten und Personalabteilung, bis alle benötigten Systeme funktionieren. Dies ist weder förderlich für die Motivation der Mitarbeiter noch für ihre Produktivität.
Onboarding und Offboarding-Prozess standardisieren
Um neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an ein positives Bild vom Unternehmen zu vermitteln, sollte das Onboarding stattdessen reibungslos innerhalb von einigen Minuten oder wenigen Stunden erledigt sein. Idealerweise läuft der gesamte Prozess vollautomatisiert entsprechend den einmal definierten Regeln und Vorgaben ab - ohne dass noch manuelle Eingriffe notwendig sind.
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Auch komplexe Infrastrukturen dürfen dabei kein Hindernis sein. Ganz gleich, wo die Unternehmensanwendungen laufen - physisch, virtuell oder in der Cloud - und wie viele Endgeräte der Arbeitsplatz umfasst. Anwender erwarten heute, dass ihnen "on the fly" eine komplette Arbeitsumgebung zur Verfügung gestellt wird. Die IT sollte dabei im Hintergrund dafür sorgen, dass die einzelnen Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes reibungslos zusammenspielen. Dies reicht von der Umsetzung der Zugriffsrechte und Compliance-Richtlinien bis zur Integration der unterschiedlichen Ressourcen und Systeme.
Die mangelhaften Prozesse, die Mitarbeiter beim Eintritt in ein neues Unternehmen erleben, wiederholen sich häufig, wenn Mitarbeiter eine neue Rolle übernehmen oder aus dem Unternehmen ausscheiden. Auch beim Offboarding dauert es oft Tage oder sogar Wochen, bis die Berechtigungen wieder entzogen wurden und alle Anwendungszugänge gesperrt sind. Unter Compliance- und Sicherheitsgesichtspunkten ist dies sehr kritisch zu bewerten. Standardisierte Checklisten können auch hier helfen.
Unternehmensrichtlinien zu Corona & Co.
Neben einer funktionierenden Hard- und Softwareausstattung, die neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an zur Vergügung stehen sollte, ist vor allem seit Beginn der COVID-19-Pandemie ein weiterer Punkt wichtig. Es geht um die Informationen zu wichtigen Unternehmensrichtlinien. Dazu können zum Beispiel die Vorgaben zählen, wann und in welchen Räumen das Tragen eines Mund-Nasenschutzes verpflichtend ist oder Regelungen zum Home Office. Auch der Umgang mit Unternehmens- und Kundendaten im Rahmen der DSGVO sollte dazugehören. Um auch in diesem Bereich die Abläufe zu standardisieren, kann zum Beispiel auf E-Learning zurückgegriffen werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Lerninhalte der unterschiedlichen Bereiche regemäßig von den zuständigen Verantwortlichen auf ihre Aktualität überprüft werden.
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Abschließend macht es Sinn, wenn Unternehmen ihre On- und Offboarding-Abläufe einmal genauer unter die Lupe nehmen. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt hat das Thema deutlich mehr Aufmerksamkeit verdient. Die IT spielt für die Optimierung der relevanten Prozesse eine Schlüsselrolle. Sie kann heute viele manuelle Tasks auf Basis von Richtlinien und Benutzerkontext automatisieren und so jedem Anwender sofort die Tools zur Verfügung stellen, die er für seine Aufgaben benötigt.
Mit Self-Services kann die IT noch einen Schritt weiter gehen und Anwendern den Benutzerkomfort bieten, den sie aus dem privaten Umfeld von Apple, Google, Amazon und Co. kennen. Damit verwandelt sie die für die Mitarbeiter wichtigen Prozesse in ein positives, professionelles Erlebnis. Denn für das On- und Offboarding gilt dasselbe wie für jede Begegnung im Leben: Der erste und der letzte Eindruck zählen. (bw)