Mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO, GDPR) macht die Europäische Union einen großen Schritt in Richtung eines einheitlichen digitalen Binnenmarktes. Für die Unternehmen bringt ein einheitlicher Binnenmarkt erhebliche Kosten-Vorteile, weil sie sich europaweit auf einheitliche Regelungen einstellen können. Und durch den in Artikel 3 definierten "räumlichen Anwendungsbereich" der EU DSGVO wird der digitale Binnenmarkt rechtlich im Fall von Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten auch auf Dienstleister aus dem Nicht-EU-Ausland ausgedehnt. Dienstleister aus den USA oder Asien unterliegen damit nach dem so genannten Marktortprinzip den Regelungen der EU DSGVO.
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Verschärfung bestehender Bestimmungen
Viele Bestimmungen der DSGVO finden sich auch schon in der derzeit noch geltenden EU-Richtlinie von 1995 und im Bundesdatenschutzgesetz. Aber es gibt auch deutliche Verschärfungen. Verschärft wurden beispielsweise die Bußgelder, die verhängt werden können, die Dokumentationspflichten allgemein sowie Beweis-Pflichten bei Auftragsverarbeitung und Cloud-Dienstleistungen
Die Datenschutz-Gesetzgebung bewegt sich heutzutage in einem Umfeld, in dem Smartphones und Tablets sowie mobile Apps, die in der Cloud positioniert sind, eine wesentliche Rolle spielen. Läuft doch der Zugriff auf moderne Cloud-Dienste, wie zum Beispiel Salesforce oder Office 365, heutzutage im Wesentlichen über mobile Endgeräte. Insofern spielen System-Management-Tools wie Enterprise-Mobility-Management-(EMM-)Systeme eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Unternehmens-IT in Übereinstimmung mit der DSGVO zu betreiben.
Nachweispflicht für Schutzmechanismen
Verfahren aus dem Bereich Enterprise Mobility Management sind wegweisend beim Schutz von Persönlichkeitsrechten und sie helfen dabei nachzuweisen, dass die verantwortlichen Stellen entsprechende Schutzmechanismen aufgebaut haben. Denn die GDPR legt Unternehmen und Auftragsverarbeiter umfangreiche Dokumentationspflichten auf (so genannte Rechenschaftspflicht in Artikel 5 Absatz 2) und führt gegenüber den bisher gültigen Bestimmungen eine Beweislastumkehr bei Auftragsverarbeitung und Cloud-Dienstleistungen ein (Artikel 82). Die Paragrafen sind mit hohen Strafgeldern von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise bis zu 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes bewehrt (Artikel 83 Absatz 5, Buchstabe a).
Die erwähnte Beweislastumkehr in Artikel 82 bedeutet, dass die verantwortlichen Unternehmen Maßnahmen zur Dokumentation der Einhaltung der DSGVO jederzeit vorweisen können müssen, auch wenn keine Schadensfälle aufgetreten sind oder Klagen von betroffenen Personen eingereicht wurden.
Rahmenbedingungen zur Einhaltung der GDPR
Die in Artikel 5 Absatz 2 aufgeführte unbedingte Rechenschaftspflicht, die Kriterien wie Transparenz, Zweckbindung, Datensparsamkeit, Datenrichtigkeit, zeitlich begrenzten Speicherung und Integrität und Vertraulichkeit (siehe Kasten) umfasst, kann mit sinnvollem Aufwand nur durch ein leistungsfähiges EMM-System erfüllt werden. In erster Linie ist dafür nämlich eine zuverlässige Unterscheidung von geschäftlichen und privaten Daten auf einem Endgerät notwendig, um beide Datenwelten zuverlässig vor externen Bedrohungen sowie unbefugter Verwendung oder Offenlegung zu schützen.
Moderne EMM-Systeme verfügen über entsprechende Steuerungsmechanismen und Prozeduren. Eine klare Trennung von geschäftlichen und privaten Daten und Apps hilft nicht nur bei der Erfüllung der erwähnten Rechenschaftspflicht in Artikel 5, Absatz 2, sondern auch dabei, die Bestimmungen der Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu erfüllen, die in Artikel 32 benannt sind (u.a. Pseudonymisierung und Verschlüsselung der Daten).
Außerdem unterstützen Containerisierung und ähnliche Trennungsmaßnahmen dabei, die so genannte Datenschutz-Folgenabschätzung, die in Artikel 35 verlangt wird, korrekt umzusetzen. Zu letzterem: bei nicht vorhandener Trennung von geschäftlichen und privaten Daten auf dem Endgerät wird eine Prüfung nach Art. 35 grundsätzlich dazu führen, dass die Folgen für den Schutz von Personendaten als unkalkulierbar eingeschätzt werden, die DSGVO also nicht erfüllt ist.
Datenschutz durch Technikgestaltung
Ein EMM-System hilft auch bei der Erfüllung der Forderungen von Art. 25 (Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen). Der Tenor des Artikels besteht darin, dass die für die Verarbeitung Verantwortlichen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen müssen, damit nur die absolut notwendigen personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet werden. Der Benutzer soll die Abfrage zusätzlicher Informationen nicht erst verweigern müssen. Der für die Verarbeitung Verantwortliche darf keine weiteren Informationen sammeln, nur weil er sie später benötigen könnte.
Mit einer EMM-Lösung lassen sich diese Grundsätze im technischen Detail umsetzen:
1. Mit einer solchen Plattform kann der IT-Administrator des verantwortlichen Verarbeiters eine klare Grenze zwischen privaten und geschäftlichen Daten auf dem Gerät definieren.
2. Die zentrale EMM-Plattform zeigt dem IT-Administrator, welche Endgeräte und Apps auf Unternehmensdienste zugreifen. Bei einer Datenschutzverletzung kann der IT-Administrator durch ein Audit-Protokoll exakt nachweisen, welche Aktionen zu der Datengefährdung führten und welche Maßnahmen die Unternehmens-IT gegebenenfalls daraufhin ergriffen hat (Erfüllung der Dokumentationspflichten gemäß der DSGVO).
3. Mit der EMM-Plattform kann der IT-Administrator Endgeräte vor Sicherheitsbedrohungen schützen; dies ist für die Integrität, Geheimhaltung und Verantwortlichkeit von Bedeutung.
4. Mit der EMM-Lösung kann der IT-Administrator Compliance erzwingen, indem er
a) geeignete Sicherheitskonfigurationen und Richtlinien für Geräte und Anwendungen übernehmen kann;
b) die Sicherheits-Compliance der Endgeräte und der darauf genutzten Anwendungen überwachen und Angriffe auf die Integrität des Betriebssystems durch eine Betriebssystem-Manipulation (Jailbreak oder Root) der Geräte erkennen kann; sowie
c) Gegenmaßnahmen ergreifen kann, wenn das Gerät oder die Anwendung nicht mehr die Compliance-Anforderungen erfüllt.
Zugriffe auf Unternehmensdaten in der Cloud kontrollieren
Immer häufiger nutzen Unternehmen IT-Dienstleistungen mittlerweile in der Cloud. Und diese Cloud-Dienste laufen zunehmend über Smartphones und Tablets und nicht über traditionelle Desktops. Durch die Zugriffsmöglichkeiten von überall und zu jeder Zeit ergeben sich neue Gefahrenherde für die Unternehmensdaten, die gerade durch die Vielzahl an Zugriffsmöglichkeiten leicht in unbefugte Hände kommen können. Unternehmen benötigen deshalb ein umfassendes und leistungsfähiges Monitoring der Zugriffe auf die Unternehmensdaten in der Cloud: Wer greift wann mit welchem Gerät und mit welcher App, die woher stammt, auf welche Daten zu? Um hier Geist und Buchstabe der EU DSGVO einzuhalten, ist ein EMM-System notwendig, das spezielle Mechanismen für die Absicherung mobiler Cloud-Dienste enthält.
Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite
Gerade im Bereich der mobilen Cloud-Dienstleistungen sind Unternehmen, die ein geeignetes EMM-System einsetzen, datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite. Und durch das bereits erwähnte Marktort-Prinzip in Artikel 3 der DSGVO haben Unternehmen prinzipiell auch bei der Beauftragung von nicht deutschen Cloud-Service-Anbietern in der EU DSGVO eine solide rechtliche Referenzplattform, die den Cloud-Dienstleister in die Verantwortung nimmt. Letztverantwortlich für die Einhaltung der EU DSGVO ist freilich immer das beauftragende Unternehmen. Ein Haftungsausschluss lässt sich nicht herbeizaubern.
Die Vorgaben der GDPR im Detail zum Umgang mit personenbezogenen Daten:
Gesetzeskonforme, angemessene und transparente Verarbeitung: Für die Verarbeitung Verantwortliche müssen triftige Gründe zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten haben.
Zweckbindung: Es muss einen klaren und expliziten Grund für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten geben.
Datensparsamkeit: Die verarbeiteten Daten sollten auf das für den betreffenden Zweck benötigte Minimum begrenzt werden. Zugang darf nur den Personen gewährt werden, die ihn für den betreffenden Zweck benötigen.
Datenrichtigkeit: Die Daten sollten korrekt sein, Fehler sollten sich leicht beseitigen lassen.
Speicherungsfristen: Die Daten sollten nur so lange gespeichert werden, wie es für den betreffenden Zweck erforderlich ist.
IT-Sicherheit: Die Daten sollten so verarbeitet werden, dass eine entsprechende Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet ist, sie beispielsweise gegen Verarbeitung durch Unbefugte und gegen versehentlichen Verlust durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt sind.
Verantwortlichkeit/Dokumentation: Der für die Verarbeitung Verantwortliche sollte die Konformität mit den oben erwähnten Grundsätzen nachweisen können.