Office 365 - Troubleshooting und Probleme lösen

Wer Office 365 im Unternehmen einsetzt, muss sich gegenüber einer traditionellen Infrastruktur auch bei der Fehlersuche auf andere Gegebenheiten einstellen. Diesem Thema haben wir uns bereits in dem Beitrag Office 365 - Fehler und Probleme finden ausführlich gewidmet. Diesmal geht es um die konkrete Bewältigung von Herausforderungen, denen sich Anwender wie IT-Abteilungen beim Betrieb von Office 365 immer wieder stellen müssen.

Android und Office 365 - korrekten Servernamen eingeben

Vor allem bei der Anbindung von Android-Geräten gibt es immer wieder Probleme, wenn es darum geht, die Mail-App an Office 365 anzubinden. Leider hat Android oft Probleme bei der Autodiscover-Anbindung an Office 365 und findet den korrekten Server nicht. Dieses Problem ist allerdings recht einfach zu lösen. Die Anwender müssen beim Servernamen einfach outlook.office365.com eintragen. Sind alle anderen Daten eingetragen, kann sich Android verbinden. Das funktioniert auch in der neuen Android-Version 5 aka L.

iOS-Geräte und Windows-Phone-Geräte haben damit meist keine Probleme. Wird aber auch hier der Server nicht gefunden, können Sie den gleichen Servernamen verwenden. Gelingt die Anbindung immer noch nicht, auch von Windows-PCs, sollten Sie in der Befehlszeile mit

ping outlook.office365.com

überprüfen, ob der Server erreicht wird.

Servername wird nicht gefunden - DNS-Auflösung prüfen

Wenn die Anbindung an Office 365 an einer fehlerhaften Namensauflösung scheitert, testen Sie das mit dem Remote Connectivity Analyzer. Kann die Domäne nicht aufgelöst werden, ist unter Umständen die eigene E-Mail-Domäne schuld, die Sie an Office 365 angebunden haben. Der DNS-Test für Office 365 sollte den Domänennamen auflösen können.

Natürlich besteht der erste Schritt bei der Problemlösung zunächst darin, dass geprüft werden muss, ob sich der Rechner überhaupt mit dem Internet verbinden kann und andere Internetseiten funktionieren. Sobald Sie eine eigene DNS-Zone verwenden und diese an Office 365 angebunden haben, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Office 365 den erfolgreichen Eintrag verifizieren kann. Sind die notwendigen Daten noch nicht zwischen den verschiedenen DNS-Servern registriert, erhalten Sie im Assistenten eine Fehlermeldung. Erst wenn der Eintrag verifiziert ist, können Sie mit dem Assistenten fortfahren. Hier hilft also meistens einfach ein bisschen Warten, bis sich der Fehler von alleine erledigt.

Achten Sie auch darauf, dass beim Hoster der Domäne die Domäne selbst aufgelöst werden kann oder die DNS-Server von Microsoft für Office 365 eingetragen sind. Nur dann funktioniert die Namensaulösung.

In vielen Fällen müssen Sie auch hier bis zu 24 Stunden warten, bis die Einstellungen funktionieren. Nachdem Sie Einträge vorgenommen haben, sollten Sie daher auch hier einige Zeit warten.

Sobald die Einstellungen abgeschlossen sind, müssen die Anwender für die Anmeldung an Office 365 oder der Konfiguration in Outlook und anderen E-Mail-Programmen die neue Domäne verwenden. In den Benutzereinstellungen von Office 365 steuern Sie die primäre Adresse. Sobald Sie hier eine Umstellung vornehmen, müssen sich die Anwender auch mit der neuen Adresse anmelden, ansonsten funktioniert die Anbindung nicht mehr, auch nicht in Outlook.

Endgeräte aktuell halten - Verbindungsabbrüche beheben

Microsoft entwickelt Office 365 ständig weiter. Aus diesem Grund sollten Sie auch die Client-Systeme aktuell halten. Vor allem, wenn Sie mit Outlook Verbindungsprobleme haben, sollten Sie die aktuellsten Servicepacks und anschließend über Windows-Update die aktuellsten Patchesinstallieren. Wichtig in diesem Zusammenhang ist das Office 2010 SP3 und das Office 2013 SP1:

• Service Pack 2 für Microsoft Office 2010 (KB2687455) 64-Bit-Edition

• Service Pack 2 für Microsoft Office 2010 (KB2687455) 32-Bit-Edition

• Service Pack 1 für Microsoft Office 2013 (KB 2817430) 32-Bit-Edition

• Service Pack 1 für Microsoft Office 2013 (KB 2817430) 64-Bit-Edition

Nachdem Sie das aktuellste Servicepack installiert haben, sollten Sie über Windows-Update überprüfen, ob es neue Patches für das Betriebssystem und für Office gibt. Lassen Sie alle Aktualisierungen installieren, und suchen Sie danach erneut nach Updates. Erst wenn keine Updates mehr gefunden werden, ist Outlook auf dem neusten Stand. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie im Startmenü/Startseite nach wuapp

2. Klicken Sie auf Nach Updates suchen

3. Lassen Sie alle Updates installieren, und wiederholen Sie den Vorgang, bis keine Updates mehr angezeigt werden.

4. Klicken Sie auf Einstellungen ändern.

5. Aktivieren Sie die Option Updates für andere Microsoft-Produkte bereitstellen, wenn ein Windows-Update ausgeführt wird.

6. Lassen Sie dann erneut nach Updates suchen und installieren auch diese so lange, bis keine mehr gefunden werden.

In Outlook können Sie Probleme auch oft durch eine Reparatur beheben:

1. Öffnen Sie Outlook.

2. Am Beispiel von Outlook 2013 klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Ihr Office 365-Konto über Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen aus.

3. Klicken Sie auf Reparieren und lassen Sie das Konto danach erneut verbinden.

Spezifische Outlook-Probleme beheben

Wenn alles nicht mehr hilft, erstellen Sie ein neues Outlook-Profil und überprüfen Sie, ob hier die Verbindung funktioniert. Wenn im neuen Profil alles funktioniert, können Sie das alte löschen. Gibt es die Probleme auch mit dem neuen Profil, dann löschen Sie das neue wieder und verwenden weiter das alte. Outlook-Profile verwalten Sie auch in Outlook 2013 und Windows 8.1 noch am einfachsten über die Systemsteuerung. Suchen Sie dazu nach E-Mail. Hier verwalten Sie alle wichtigen Einstellungen.

Häufig machen auch Outlook-Add-Ins Probleme mit Office 365. Um das zu testen, können Sie die Add-Ins deaktivieren und überprüfen, woran das Problem liegt. Aktivieren Sie dann nach und nach wieder die Add-Ins, bis Sie das Programm gefunden haben, das Probleme macht:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei.

2. Klicken Sie auf Optionen.

3. Klicken Sie auf Add-Ins

4. Klicken Sie bei Verwalten unten im Fenster auf COM-Add-Ins und dann auf Gehe zu.

5. Zu Testzwecken können Sie hier einfach den Haken bei den Add-Ins entfernen. Haben Sie den Übeltäter gefunden, können Sie diesen auf Wunsch auch komplett löschen.

Firewall- und Antivirus-Probleme lösen

Vor allem beim Einsatz zusätzlicher Firewall-Lösungen besteht die Gefahr, dass hier Netzwerkpakete von den Client-Programmen zu Office 365 blockiert werden. Sie können das recht einfach an Informationen in Outlook erkennen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol im Traybereich der Taskleiste.

2. Wählen Sie Verbindungsstatus.

Aktivieren Sie die Registerkarte Allgemein, und überprüfen Sie die Spalte Anfrage/Fehler. Hier dürfen nur sehr wenige, idealerweise keinerlei Fehler zu sehen sein. Werden bei Verbindungsproblemen hier Fehler angezeigt, überprüfen Sie Ihre Firewall und stellen Sie sicher, dass Outlook problemlos kommunizieren darf.

In sehr seltenen Fällen können auch die Einstellungen für Stateful packet inspection (SPI) auf Hardware-Firewalls und DSL-Routern Probleme machen. Überprüfen Sie, ob der Client mit den Problemen über andere Internetverbindungen mit Office 365 kommunizieren kann, oder deaktivieren Sie kurz die Firewall auf dem Router.

Auch das Deaktivieren von IPv6 in den Netzwerkeinstellungen von Windows kann ab und zu solche Probleme beheben, wenn auch eher selten. Microsoft erklärt die Vorgehensweise in der KnowledgeBase. In diesem Beitrag können Sie über mehrere FixIts ein wenig mit IPv6 und IPv4 experimentieren. Das Outlook Configuration Analyzer Tool (OCAT) analysiert ebenfalls Probleme bei der Anbindung von Outlook an Office 365.

Lync und Office 365

Wenn Sie sich nicht mit Lync in Office 365 verbinden können, stellt Microsoft einige Werkzeuge zur Verfügung, die bei der Anbindung helfen. Wenn Probleme bei der Verbindung zu Exchange oder Office 365 vorliegen, sollten Anwender und Administratoren im ersten Schritt den Microsoft Remote Connectivity Analyzer nutzen.

Für die Analyse von Windows-PCs bietet Microsoft noch das Microsoft Lync Connectivity Analyzer-Tool. Dieses sollten Sie auf allen Rechnern installieren, auf denen Anwender mit Lync arbeiten. Der Vorteil dabei ist, dass bei Problemen die Anwender sofort eine Analyse durchführen können und nicht erst das Tool installieren müssen. Das Tool steht als 32-Bit- und als 64-Bit-Version zur Verfügung.

Es muss natürlich die Version für das entsprechende Betriebssystem installiert werden. Nach der Installation starten Sie das Tool; sie können eine Fehlerbehebung durchführen, wenn sich der Lync-Client nicht mit Office 365 verbindet.

Zurücksetzen von Internet Explorer auf die Standardeinstellungen

Durch das Zurücksetzen auf die Standardeinstellungen versetzen Sie den Internet Explorer in den Zustand, den er bei der Installation auf Ihrem Computer hatte. Dies ist bei der Behebung von Fehlern nützlich, die möglicherweise durch die Änderung von Einstellungen nach der Installation verursacht wurden. Durch das Zurücksetzen des Internet Explorers auf die Standardeinstellungen werden Ihre Favoriten und Feeds nicht gelöscht. Um den Internet Explorer zurückzusetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schließen Sie alle geöffneten Interne- Explorer- oder Explorer-Instanzen bis auf eine.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Extras (das Zahnradsymbol) und dann auf Internetoptionen.

3. Wählen Sie auf der Registerkarte Erweitert die Schaltfläche Zurücksetzen.

4. Klicken Sie im Dialogfeld Internet Explorer-Einstellungen zurücksetzen auf Zurücksetzen.

5. Sobald der Internet Explorer die Wiederherstellung der Standardeinstellungen beendet hat, klicken Sie auf Schließen und dann auf OK.

6. Schließen Sie den Internet Explorer. Die Änderungen treten beim nächsten Start von Internet Explorer in Kraft. In manchen Fällen müssen Sie noch den PC neu starten, damit die Änderungen aktiv werden.

Startet der Internet Explorer nach Anpassungen nicht mehr, können Sie die Standardeinstellungen des Browsers über den Befehl

rundll32 inetcpl.cpl ResetIEtoDefaults

in einer Eingabeaufforderung wiederherstellen. Achten Sie auf die korrekte Groß- und Kleinschreibung. Diesen geben Sie in einer Eingabeaufforderung ein oder legen eine entsprechende Verknüpfung an.

IE-Add-Ons beschleunigen und Webseiten messen, um Leistungsprobleme zu finden

In der Add-On-Anzeige des IE (Zahnradsymbol wählen und dann auf Add-Ons verwalten klicken) sehen Sie die Spalten Ladezeit und Navigationszeit. Diese zeigen an, wie lange an bestimmtes Add-On zum Starten braucht (Ladezeit) und wie lange es den Aufruf neuer Seiten ausbremst (Navigationszeit). Auf diese Weise erkennen Sie, welche Add-Ons Sie zur Geschwindigkeitssteigerung deaktivieren sollten.

Dauert der Start des IE zu lange, blendet er im unteren Bereich eine Informationsleiste ein, die darauf hinweist, dass Sie Add-Ons deaktivieren sollten. Über diese Informationsleiste können Sie die Lade- und Navigationszeiten aller geladenen Add-Ons anzeigen lassen. Zum Deinstallieren müssen Sie teilweise in der Systemsteuerung zunächst auf Programme und dann auf Programm deinstallieren klicken. Diesen Assistenten erreichen Sie schneller, wenn Sie appwiz.cpl über die Startseite aufrufen.

Vor allem für Administratoren, aber auch für Entwickler sind die Entwickler-Tools im IE interessant. Diese rufen Sie über die (F12)-Taste auf. Die Tools zeigen den Quelltext zu einer Seite an und helfen bei der Fehleranalyse, wenn es zum Beispiel länger dauert, bis eine bestimmte Seite angezeigt wird.

Vor allem für Administratoren, aber auch für Entwickler sind die Entwickler-Tools im IE interessant. Diese rufen Sie überdie (F12)-Taste auf. Die Tools zeigen den Quelltext zu einer Seite an und helfen bei der Fehleranalyse, wenn es zum Beispiel länger dauert, bis eine bestimmte Seite angezeigt wird.

Über die Registerkarte Netzwerk können Sie die Ladedauer von Seiten überprüfen, um festzustellen, welche Bereiche einer Website das Laden verzögern. Möchten Sie eine Seite nachträglich analysieren, können Sie die Ausgabe speichern. Zur Analyse lässt sich die gespeicherte XML-Datei zwar nicht in die Entwicklungs-Tools des IE 11 einlesen, Sie können dazu aber das Freewaretool Fiddler verwenden:

1. Starten Sie Fiddler.

2. Wählen Sie File/Import Sessions.

3. Wählen Sie die Option IE’s F12 NetXML und dann die abgespeicherte Datei aus.

Wollen Sie die aktuelle Geschwindigkeit Ihres Browser testen, rufen Sie die Webseite peacekeeper.futuremark.com auf. Klicken Sie auf Test Your Browser, dann führt die Seite einen mehrminütigen Test aus und zeigt das Ergebnis in einem Fenster an.

Probleme mit Exchange ActiveSync beheben

In der Weboberfläche von Office 365 können Sie verschiedene Einstellungen bezüglich der Gerätesicherheitseinstellungen vornehmen. Manchmal kommt es in diesem Bereich zu Konfigurationsproblemen. Diese können Sie aber beheben, wenn Sie Office 365 mit der PowerShell verwalten. Öffnen Sie dazu die PowerShell und geben Sie folgende Befehle ein:

Set-ExecutionPolicy unrestricted

$Cred = Get-Credential

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $Cred -Authentication Basic -AllowRedirection

Import-PSSession $Session

Danach können Sie jetzt verschiedene Befehle verwenden, um die Einstellungen in Office 365 zu steuern. Wollen Sie zum Beispiel Kennwortrichtlinien aktivieren oder deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Get-ActiveSyncMailboxPolicy |fl devicepasswordenabled

Wenn das Ergebnis True anzeigt, können Sie in der PowerShell die Richtlinie deaktivieren und umgekehrt, wenn False angezeigt wird:

Set-ActiveSyncMailboxPolicy -Identity <Richtlinie> -DevicePasswordEnabled $False

Um zum Beispiel die Einstellungen für die Richtlinie Default anzupassen, verwenden Sie

Set-ActiveSyncMailboxPolicy -Identity Default -DevicePasswordEnabled $False

Um den Namen der Richtlinien anzuzeigen, verwenden Sie den folgenden Befehl:

Get-ActiveSyncMailboxPolicy |fl identity

(mje)