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Bei der DMS-Auswahl entscheiden Funktion und Ästhetik, glaubt Manfred Forst*, Geschäftsführer der DMS Factory GmbH.
Unternehmens-IT ist komplex und wird immer undurchschaubarer, zumindest für die Benutzer. Da gibt es Archiv-Server, PPS-Systeme, CRM-Suiten, Workflow-Lösungen und viele Systeme mehr, aus denen heraus Informationen erzeugt und verarbeitet werden. Der Arbeitsaufwand für Integration und Verknüpfung all dieser Datenquellen auf tieferer Ebene im Backend-Bereich ist immens.
Doch was interessiert dies die Anwender? Hat es sie zu interessieren? Wichtig ist nur, was sie vorne am Bildschirm sehen. Und je komplexer das "dahinter", desto bedienungsfreundlicher muss die Mensch-Maschine-Schnittstelle sein. Eine personalisierte, auf die Tätigkeit des einzelnen Mitarbeiters abgestimmte Benutzeroberfläche wird daher immer wichtiger. Gerade erst hat Microsoft mit der Präsentation des neuen Vista-Betriebssystems deutlich gemacht, welcher Stellenwert einer attraktiven und leicht handhabbaren Benutzeroberfläche heute zukommt.
Für Hersteller von Dokumenten-Management-Systemen (DMS), Archiv- und anderen Backend-Lösungen stellt dies eine große Herausforderung dar. Wer hervorragende Server-Technologie bietet, aber nur einen "old style" Client vorzuweisen hat, gerät schnell ins Hintertreffen. Auf dem Vormarsch sind daher kombinierte Lösungen aus hervorragender Backend-Technologie und anwenderorientierten, System unabhängigen Oberflächen.
Usability einer Software ist nicht mehr bloß Zusatznutzen, sondern entscheidet immer häufiger über Akzeptanz der gesamten Lösung. Ein Graphical User Interface (GUI) muss funktionale wie ästhetische Bedürfnisse befriedigen, und dem User ein effektives und effizientes Arbeiten ermöglichen. Die Endnutzer sind die eigentliche Zielgruppe bei der Software-Entwicklung. Zwar müssen auch die Administratoren mit dem System arbeiten, viel wichtiger sind aber die zahlreichen Mitarbeitern, ohne deren Akzeptanz eine Lösung schnell zum Scheitern verurteilt ist.
Bei Großunternehmen mag der Trend dahingehen, DMS-Funktionalitäten zunehmend in Portale oder häufig benutzte Anwendungen einzubetten, anstatt neue Oberflächen zu etablieren. Andere Anforderungen hat hingegen der klassische Mittelstand. Dort werden vielmehr intuitiv zu bedienende Oberflächen benötigt, aus denen heraus sämtliche Geschäftsprozesse angestoßen werden. Aus Microsoft Word lässt sich eben doch kein komplettes Dokumenten-Management-System machen.
Die Option, einen alternativen Client zur gewählten DMS-Backend-Technologie zu nutzen, bedeutet für den Kunden mehr Komfort. Und für den Reseller ergibt sich daraus die Chance, eigene, durch engen Kontakt zum Anwender erprobte, Oberflächen als Zusatz zum gewählten DMS zu verkaufen. (rw)
*Manfred Forst, Geschäftsführer der DMS Factory GmbH.