Viele Arbeitsverhältnisse werden zum Ende der Probezeit beendet, weil beim Einarbeiten der neuen Mitarbeiter Fehler gemacht wurden. Dadurch entstehen den Betrieben hohe Kosten.
Ein Mitarbeiter geht, ein neuer kommt. Was für den Betrieb oft Alltag ist, ist kein Alltag für den Neuen. Für ihn beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Mit einer entsprechenden inneren Anspannung erscheint er am ersten Tag. Aber auch für die Kollegen des Neuen ist dies keine Alltagssituation, da sie zum Beispiel nicht wissen, passt der Neue zu uns oder bringt er Unruhe ins Team.
Doch die Anspannung beim Neuen ist am größten. Aus mehreren Gründen: Er kommt als Fremder in eine Gruppe mit festen Regeln, die er noch nicht kennt. Außerdem muss er sein Können den neuen Kollegen und dem Chef erst noch beweisen. Zudem ist er mit den Arbeitsabläufen nicht vertraut. Kurz: Der Neue steht vor vielen Fragezeichen.
Begrüßung durch den Chef
Entsprechend groß ist seine Unsicherheit, selbst wenn er diese oft überspielt. Deshalb ist eine angemessene Begrüßung wichtig. Sie ist Chefsache. Er sollte sich am ersten Tag ausreichend Zeit für ein Einweisungs- und Orientierungsgespräch mit dem "Neuen" nehmen. Nicht nur, um ihm das Gefühl zu vermitteln "Du bist für uns wichtig", sondern auch, um ihn über
- die Gepflogenheiten des Betriebs,
- die an ihn gestellten Erwartungen und
- seine zentralen Ansprechpartner zu informieren.
Solche Orientierungsgespräche finden in vielen Klein- und Mittelbetrieben nicht statt. Vielmehr beschränken sich die Verantwortlichen darauf, den Neuen sozusagen im Vorübergehen per Handschlag zu begrüßen. Dann soll er loslegen. Oft steckt dahinter kein böser Wille. Vielmehr wird das Gespräch aus Zeitgründen stets verschoben. Und am Ende findet es nie statt. Folglich kann der Neue nur raten, was dem Betrieb zum Beispiel im Kontakt mit Kunden wichtig ist. Entsprechend lange dauert die Einarbeitung und entsprechend schnell entstehen Irritationen. Deshalb sollte das Orientierungsgespräch möglichst früh, wenn nötig nach Feierabend, geführt werden.
Sich auf das Gespräch vorbereiten
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Auf dieses Gespräch sollte sich der Vorgesetzte vorbereiten. Nicht nur, indem er sich stichwortartig notiert, worüber er mit dem Neuen reden möchte, sondern auch indem er das Info-Material zusammenstellt, das der Neue braucht. Eine gezielte Vorbereitung ist auch wichtig, weil sich der Mitarbeiter in den ersten Stunden und Tagen sein Bild darüber formt, was dem Betrieb besonders wichtig ist. Dies beeinflusst sein künftiges Verhalten. Deshalb sollten gerade in der Anfangszeit an ihn die richtigen Signale gesandt werden.
Generell gilt: Neue Mitarbeiter brauchen viel Information. Schließlich kennen sie weder die innerbetrieblichen Abläufe und Zuständigkeiten, noch die Kunden und Lieferanten des Unternehmens. Also müssen sie ihnen genannt werden. Sonst sind sie orientierungslos und schnell formt sich bei Kollegen und Vorgesetzten das Bild: Auf den hätten wir verzichten können.
Auch ein "Zuviel" an Information kann das reibungslose Eingliedern erschweren. Manche Betriebe decken neue Mitarbeiter in den ersten Tagen mit so viel Detailinformationen ein, dass diese sie unmöglich speichern können. Die Folge: Der Neue muss immer wieder nachfragen, obwohl es ihm "schon hundert Mal" erklärt wurde. Dies erzeugt Frust und führt bei seinen Kollegen zum Gefühl: Der Neue ist schwer von Begriff.
Einen Einarbeitungsplan erstellen
Um dies zu vermeiden, sollte für neue Mitarbeiter ein Einarbeitungsplan erstellt werden, in dem definiert ist,
- in welche Arbeitsfelder der Neue wann eingeführt wird,
- welche Infos er dafür benötigt und
- wer ihm diese Infos gibt.
Ein solcher Plan erleichtert die strukturierte Weitergabe der Information. Er ermöglicht es dem Neuen auch, schnell eigenverantwortlich Arbeitsfelder zu übernehmen. Dies erhöht seine Arbeitszufriedenheit. Außerdem sehen seine Kollegen in ihm schneller einen wertvollen Partner.
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In den ersten Monaten sollten auch regelmäßige Treffen zwischen dem Neuen und dem Chef stattfinden, bei denen sich beide darüber austauschen,
- welche Erfahrungen der Mitarbeiter bisher bei der Arbeit gesammelt hat und
- was er benötigt, um noch erfolgreicher zu arbeiten.
Solche Gespräche finden in den meisten Betrieben nicht statt. Dabei wären sie für die Unternehmen sehr fruchtbar, denn die Neuen sind noch nicht "betriebsblind". Sie haben noch einen unverstellten Blick auf die Stärken und Schwächen des Betriebs. Also können sie viele Anregungen für Verbesserungen geben.
In diesen Gesprächen sollte der "Neue" auch eine Rückmeldung über seine Leistung erhalten. Dann kann er, sofern nötig, sein Verhalten korrigieren, so dass Mängel nicht automatisch zu einem Auflösen des Arbeitsverhältnisses am Ende der Probezeit führen. Denn dieser Schritt ist für das Unternehmen die teuerste Lösung. Schließlich kostet jede Fehlbesetzung mehrere Monatsgehälter. Deshalb sollten Betriebe viel Zeit in das Auswählen und Einarbeiten neuer Mitarbeiter investieren. (Ursula Widmann-Rapp/mf)