Modernes Dokumenten-Management in der Cloud

von Diego Wylie, Wirtschaftsinformatiker aus München

Wichtige Dokumente - egal ob Rechnungen, Produktinformationen, Projektressourcen, Designvorlagen, Verträge oder private Urlaubsfotos, Präsentationen und Musikdateien - wollen Anwender heute immer und überall dabei haben. Im Büro oder Zuhause soll man auf solche Dokumente am Desktop-PC zugreifen und professionell editieren können. Unterwegs will man diese bequem betrachten können - möglichst auch dann, wenn man offline ist. Selbstverständlich sollen sämtliche Dokumente stets in der Cloud synchronisiert werden, sodass man immer mit der neuesten Version arbeiten kann.

Vor diesem Hintergrund wird das Dokumenten-Management derzeit neu definiert. Denn mit dem Siegeszug von Social Media, Cloud- und Mobile-Computing haben sich die an Dokumenten-Management-Systeme (DMS) gestellten Anforderungen grundlegend verändert. Populäre Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive, Box und Co. geben auf diesem Markt, bei dem die Grenzen zwischen Consumer- und Enterprise-Produkten zunehmend verschwinden, nach wie vor den Ton an. Mittlerweile sind sie jedoch nicht die einzigen professionellen Anwendungen, auf die Privatanwender beziehungsweise Firmen setzen können, wenn es darum geht, Dateien, Informationen und Dokumente in den Griff zu bekommen.

Im Folgenden stellen wir eine Reihe leistungsfähiger Dokumenten-Management-Tools vor, die für die Post-PC-Ära konzipiert sind und für mehr Produktivität im Alltag sorgen.

Doctape: Dropbox-Konkurrenz für Einsteiger

Das Softwarehaus Tape.io aus Hannover bietet mit dem Online-Dienst "Doctape" eine einfach gehaltene Lösung an, mit der sich sowohl private als auch geschäftliche Dokumente zentral in der Cloud verwalten lassen. Gleichzeitig macht es die Software einfach, Dokumente zu organisieren und mit Freunden und Kollegen zu teilen.

Funktionalität: Anders als beim Platzhirschen Dropbox, bei dem die geräteübergreifende Datensynchronisierung über einen vordefinierten Ordner auf der lokalen Festplatte erfolgt, muss der Anwender bei Doctape die Dateien selber in die Cloud bringen. Dies erfolgt entweder über die Web-App, per E-Mail oder seit neuestem auch mit dem nativen Desktop-Client für Mac OS X. Einmal in der Doctape-Cloud importiert, lassen sich Dokumente betrachten, anhand von Tags organisieren und mit anderen Nutzern teilen. Dank der Google Docs-Integration können User seine Dokumente auch im Browser editieren. Ein weiteres, praktisches Feature: Multimedia-Dateien werden automatisch optimiert, um eine gute Streaming-Qualität zu garantieren.

Unterstützte Plattformen: Neben der plattformübergreifenden Web-Anwendung bietet Doctape einen nativen Client für Mac OS X und eine Chrome-App. Im Bereich Mobile ist das Tool als Universal-App für iPhone und iPad verfügbar.

Preise: Wer sich mit den Standard-Features und bis zu fünf Gigabyte Storage-Kapazität zufrieden stellt, der kann die Basic-Version kostenlos nutzen. Die Plus- und Premium-Pakete enthalten alle Funktionen und bieten 50 beziehungsweise 100 Gigabyte Speicherplatz. Während Plus-Kunden knapp fünf Euro im Monat zahlen, ist der Monatspreis für den Premium-Account doppelt so teuer.

Doo: Innovative Dokumentenverwaltung

Eine weitere nennenswerte Dokumenten-Management-Lösung, die ebenfalls aus Deutschland stammt, ist "Doo”. Mit der Cloud-basierenden Software des Bonner Startups können Anwender ihre Dokumente zentral ablegen, intelligent organisieren, leicht auffindbar machen, und selbstverständlich auch mit Freunden und Kollegen teilen.

Funktionalität: Es spielt keine Rolle, wo die Dateien liegen. Der Dienst sammelt Dokumente aus lokalen, vom Nutzer frei definierbaren Ordnern, aus E-Mail-Konten sowie aus populären Cloud-Diensten wie Dropbox, Google Drive oder Evernote. Nachdem die Dokumente im System erfasst sind, werden sie mithilfe "intelligenter” Algorithmen analysiert. Wie der Anbieter erklärt, werden dabei relevante Informationen wie Personen, Firmen und Orten automatisch erkannt, die dann bei der Dokumentensuche hilfreich sind. Praktisch: Mit den angebotenen Smartphone-Apps können Dokumente eingescannt werden, die mittels OCR-Erkennung anschließend auch recherchierbar sind.

Unterstützte Plattformen: Ein großer Vorteil von Doo besteht darin, dass der Service flexibel auf verschiedenen Plattformen einsetzbar ist. Er ist als native App für Windows, Mac OS X, iPhone, iPad und Android erhältlich.

Preise: Der Anbieter verspricht auf seiner Website, dass das Produkt "für immer frei sein wird" und soll bereits an einem Premium-Angebot arbeiten, das spezielle Features enthalten und bald verfügbar sein sollte.

Fileee: Cloud-Speicher mit vielen Extras

Wer seine Dokumente in der deutschen Cloud archivieren und verwalten möchte, sollte sich auch "Fileee” anschauen. Das in Münster ansässige Softwarehaus steht in direkter Konkurrenz zu Doo. So bietet auch Fileee "intelligente” Suchfunktionen mit Tags und automatisch erkannten Kontextinformationen. Dabei werden etwa Adressen, Fristen und Kontonummern erkannt. PDF-Dateien lassen sich per Drag & Drop in den Browser ziehen, während Dokumente in E-Mails und der Cloud automatisch von Fileee importiert werden.

Funktionalität: Gegenüber Doo und Doctape punktet Fileee mit einem Scan-Service, der Anwender zum Traum vom papierlosen Büro verhelfen soll. So können auf Papier vorliegende Dokumente mit der Smartphone-App abfotografiert oder per Post an den Anbieter geschickt werden, wo sie professionell eingescannt werden. Am Ende stehen die digitalisierten Dokumente als PDF im eigenen Fileee-Account in der Cloud zur Verfügung.

Unterstützte Plattformen: Zusätzlich zur zentralen Web-App, die auf jedem modernen Desktop-Browser laufen soll, stellt das Programm native Apps für iOS und Android kostenlos zur Verfügung.

Preise: Die Software ist im Prinzip kostenlos. Für den Scan-Service werden verschiedene Tarife angeboten. Die Digitalisierung von bis zu 25 Seiten kostet zum Beispiel einmalig knapp sechs Euro. Wer bis zu 400 Seiten digitalisieren möchte, zahlt einmalig knapp 38 Euro.

Dropscan: Briefpost professionell digitalisieren

Bei "Dropscan” handelt es sich um einen interessanten Cloud-Service, der ebenfalls aus Deutschland stammt und die Digitalisierung von Papierunterlagen in den Fokus stellt. Als eine Art virtueller Scanner, der in der Cloud arbeitet, richtet sich die Lösung sowohl an Privatkunden als auch an Firmen, die ihre Briefpost, Belege und weitere beliebige Papierunterlagen professionell digitalisieren möchten.

Funktionalität: Nach der Registrierung erhält jeder Anwender eine so genannte "Scanbox” mit einer eigenen Postadresse in Berlin, an die die zu digitalisierenden Unterlagen geschickt werden. Mit einem Nachsendeauftrag können Anwender ihre gesamte Post weiterleiten oder die Scanbox-Adresse auch direkt an Kunden, Lieferanten oder Freunde weitergeben. Sobald eine Sendung eintrifft, wird der geschlossene Umschlag eingescannt und der Kunde per E-Mail informiert. Er kann dann bei jeder einzelnen Sendung entscheiden, was damit geschehen soll. Sendungen können geöffnet und deren Inhalt digitalisiert werden, an eine beliebige Adresse weitergeleitet oder aber auch direkt vernichtet werden. Digitalisierte Dokumente stehen anschließend in der Cloud als PDF zur Verfügung und können über Dropscans Web-App betrachtet und heruntergeladen werden.

Unterstützte Plattformen: Dropscan arbeitet ausschließlich im Browser. Mobile- oder Desktop-Apps, mit denen man auf seine Dokumente bequemer zurückgreifen könnte, gibt es derzeit nicht.

Preise: Privatanwender, die ihre Briefpost regelmäßig digitalisieren möchten, können eine Flatrate buchen. Für knapp 25 Euro pro Monat lässt sich so eine unbegrenzte Anzahl an Sendungen bearbeiten. Alternativ kann man den "Pay as you go”-Plan wählen und pro digitalisierter Sendung einmalig einen Euro zahlen. Business-Kunden können, je nachdem, wie viele Sendungen sie im Monat bearbeiten müssen, zwischen drei Paketen auswählen, die ab 40 Euro Netto pro Monat zu Buche schlagen.

ProBinder: Virtuelles Ordnerregal in der Cloud

"ProBinder” aus der Schweiz ist eine Online-Plattform, die Team-Produktivität und Dokumenten-Management in einem innovativen Lösungsansatz unter einen Hut bringt. Sie dient als eine Art Ordnerregal in der Cloud. So präsentiert sich die Web-Anwendung mit einem realistischen Interface-Design, bei dem Büroordner und Raster nachgeahmt werden.

Funktionalität: Dokumente lassen sich vom PC hochgeladen, als Text eingeben oder über einen Link aus einer beliebigen Webseite importieren. Einmal im System abgelegt, können sie in Ordnern übersichtlich organisiert werden. Versionskontrolle, automatische Benachrichtigungen bei Dateiänderungen oder bei wichtigen Teamaktivitäten sowie eine detaillierte Rechteverwaltung zählen zu den wichtigsten Funktionen, die ProBinder zu bieten hat. Dabei spielt Kollaboration eine zentrale Rolle. So können Anwender Dokumente kommentieren, gemeinsam bearbeiten, und auf einfache Weise freigeben. Praktisch: PDF-, Office- und weitere Dokumente lassen sich direkt im Browser betrachten. So wie Dropscan und Fileee bietet auch ProBinder die Möglichkeit an, Papierunterlagen professionell digitalisieren zu lassen.

Unterstützte Plattformen: Neben der Standard-Web-Anwendung stehen Nutzern eine native Android-App sowie eine Chrome-Erweiterung zur Verfügung, die mehr Komfort bei der Arbeit unterwegs und mit Googles Browser versprechen.

Preise: Während Heimanwender die Software kostenlos nutzen können (maximal drei Nutzer, 200 Megabyte Speicherplatz und bis zu fünf Ordner), kostet die "KMU Edition” für Teams mit bis zu 10 Mitgliedern ab 30 Dollar pro Monat. Im Paket sind 33 Ordner und 20 Gigabyte Storage-Kapazität enthalten.

Otixo: Serviceübergreifende Dateiverwaltung

Dropbox, Box, SkyDrive, Alfresco DMS, Google Docs, SugarSync, Picasa, Amazon S3, FTP-Server, Facebook, WebDav-Laufwerke: "Otixo", ein 2010 in Colorado gegründetes Startup, bietet ein Online-Dashboard an, auf dem Anwender diese und weitere populäre Dienste zentral managen können. Insgesamt unterstützt die Software rund 30 Cloud-Lösungen.

Funktionalität: Die Software wartet mit einem Killer-Feature auf, das man bei anderen Anbietern vergeblich suchen würde: Anwender können Dateien und Ordner mittels Drag & Drop von einem beliebigen Cloud-Dienst zum anderen kopieren und verschieben. Damit positioniert sich Otixo als ein universeller, Service-übergreifender Datei-Manager, von dem vor allem Cloud-Profis profitieren können, die viele Dienste im Einsatz haben. Speziell für Teams interessant sind die angebotenen "Spaces”. Hier können Teammitglieder mit entsprechenden Zugriffsrechten Dateien gemeinsam verwalten und miteinander teilen.

Unterstützte Plattformen: Die Dateiverwaltung erfolgt auf dem Web-Dashboard. Mobile-Anwender können mit den nativen Apps für iOS, Android und Windows 8 RT auf ihre Dokumente von unterwegs bequem zugreifen.

Preise: Otixo kostet knapp 10 Dollar pro Monat. Wer ein jährliches Abo für knapp 100 Dollar abschließt, bekommt 20 Prozent Rabatt. (sh)