"Ja, wir nutzen die Google Enterprise Apps", sagt Frank Roebers, Vorstandsvorsitzender der Synaxon AG und empfiehlt sie in einer gemeinsamen Fallstudie mit Google sogar weiter. Mehr als drei Millionen Unternehmen seien derzeit Kunden von Google und nehmen deren Cloud-Services in Anspruch. Aber wieso eigentlich? Was steckt dahinter?
ChannelPartner machte die Probe aufs Exempel und suchte nach Apps, die auch Reseller im Alltag unterstützen können. Die folgenden Tutorials beschreiben Schritt für Schritt, wie Sie zunächst ein Google-Konto eröffnen, um anschließend ausgewählte, teils noch recht unbekannte Apps an das Konto zu binden. Diese Einführung kostet Sie übrigens nicht einen Euro: Alle vorgestellten Apps sind uneingeschränkt nutzbar.
Selbstverständlich steht ein Geschäftsmodell hinter Google Apps und somit auch kostenpflichtige Inhalte: Für eine jährliche Lizenzgebühr von 40 Euro pro Arbeitsplatz erhalten Sie unter anderem erweitere E-Mail-Postfächer, spezielle Apps für Smartphones sowie Anspruch auf diverse Leistungen des Supports. Sollten Sie in Erwägung ziehen, Google Apps dauerhaft zu nutzen, können Sie sich auf dieser Seite ausführlich über die Konditionen informieren. Für unsere Zwecke genügen die kostenlosen Angebote dagegen vollkommen. In diesem Sinne: Viel Spaß und Erfolg mit unseren Tutorials zu den Google Apps.
Tutorial I: Ein Google-Konto erstellen
Sofern Sie noch keinen Account bei Google besitzen, müssen Sie zunächst einen erstellen. Im Gegensatz zu Angeboten mit öffentlich einsehbaren Inhalten wie beispielsweise Google Maps, setzen die Google-Business-Apps zwingend einen persönlichen Account voraus. Zudem sollte jeder Mitarbeiter, der an der gemeinsamen Kommunikation teilhaben soll, ebenfalls einen persönlichen Account besitzen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie Ihren Account in wenigen Schritten einrichten können.
Bitte beachten Sie, dass es mehrere Wege gibt, sich ein Konto bei Google einzurichten. Wir empfehlen Ihnen, sich zunächst bei Google Mail zu registrieren und sich speziell für Ihre Aktivitäten bei Google eine eigene E-Mail-Adresse anzulegen. Auf diese Weise ist es zukünftig offensichtlich, dass es sich um eine interne Nachricht von Ihnen oder Ihren Kollegen handelt. Sollten Sie daran Interesse haben, Google auch zur Kommunikation mit Geschäftspartnern zu nutzen, können Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse jederzeit nachträglich an Ihr Google-Konto binden.
Zur Registierung bei Google Mail gelangen Sie über diesen Link. Halten Sie bitte ein SMS-fähiges Gerät bereit. Die meisten notwendigen Angaben erklären sich dabei selbst, lediglich das Webprotokoll verdient besondere Aufmerksamkeit: Solange Sie Ihr Konto bei Google geöffnet haben, sich also an- aber nicht wieder abgemeldet haben, werden sämtliche Seiten, die Sie im Internet besuchen, von Google erfasst und in einem Verlauf gespeichert. Im Grunde leistet das Webprotokoll nichts anderes, als jeder Browser mit der Verlaufsanzeige - mit dem Unterschied, dass die Daten jederzeit über das Internet einsehbar sind. Sollten Sie für diese Funktion keine Verwendung haben, entfernen Sie direkt das passende Häkchen (1) und meiden Sie auch in Zukunft jeden Verweis auf das Webprotokoll. Sollten Sie den Dienst doch einmal versehentlich starten, können Sie ihn in der Regel aber auch zügig wieder deaktivieren. Lesen Sie sich bitte, nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, die allgemeinen Nutzungsbestimmungen durch (2). Sofern Sie diesen nicht widersprechen, können Sie mit einem Klick auf den Schaltfläche unten mit dem zweiten Schritt der Registrierung fortfahren.
Nun werden Sie darum gebeten, Ihr Konto zu bestätigen (3). Dafür müssen Sie sich wahlweise eine SMS zuschicken oder anrufen lassen. Ihnen wird auf diese Weise ein sechsstelliger Code mitgeteilt, den Sie unten in das passende Feld eingeben. Wir haben uns für die SMS entschieden, die uns tatsächlich binnen weniger Sekunden erreichte. Damit hätten Sie die Registrierung bei Google Mail bereits abgeschlossen. Sie werden nun auf eine Seite umgeleitet, die Ihnen den Abschluss der Formalitäten bestätigt und Sie auf einige Funktionen der App hinweist (4). Klicken Sie auf Mein Konto anzeigen, um erstmals Ihr E-Mail-Postfach zu besuchen - es warten bereits drei E-Mails von Google auf Sie (5).
Nun benötigen Sie neben einem Postfach bei Google Mail noch ein zentrales Konto. An dieses gelangen Sie wie folgt: Klicken Sie bitte oben rechts auf Abmelden. Sie sollten nun auf die Startseite von Google Mail gelangen (6). Diese erkennen Sie an dem Schrift in der oberen linken Ecke. Ihre Zentrale können Sie von hier aus nicht erreichen. Besuchen Sie daher bitte www.google.de und klicken Sie dort wiederum oben rechts auf Anmelden. Sie werden nun zur Startseite Ihres Google-Kontos weitergeleitet (7). Leider sehen sich alle Startseiten bei Google relativ ähnlich. Achten Sie also im Zweifel stets auf den Schriftzug in der linken oberen Ecke. Hier müssen Sie kein neues Konto eröffnen! Loggen Sie sich stattdessen direkt mit den Ihnen von Google Mail bekannten Zugangsdaten ein. Sie werden daraufhin zur Google-Suchmaschine weitergeleitet (8). Oben rechts können Sie dabei erkennen, dass Ihre E-Mail-Adresse angezeigt wird, Ihre Anmeldung also erfolgreich verlief. Über den Menüpunkt Einstellungen und weiter zu Google-Kontoeinstellungen (9) erreichen Sie schließlich die Übersichtsseite Ihres Kontos (10). Von hier aus können Sie ab sofort alle Apps, die Sie gebucht haben, mit einem Klick erreichen. In den folgenden Tutorials binden wir jeweils eine weitere App an das Konto und stellen die App ausführlich vor.
Tutorial II: Texte und Tabellen online bearbeiten, speichern und teilen
Mit Google Text & Tabellen schlagen Sie im Grunde zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits stehen Ihnen hier zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die Sie aus Office-Paketen kennen dürften. Andererseits dient Text & Tabellen als eine Art Netzlaufwerk: Sie können Ihre Dateien online ablegen und von jedem anderen Computer aus erreichen. Legen Sie zudem Nutzungsrechte fest, um die Dateien mit anderen Personen zu teilen. Zugegeben: Sie werden auch weiterhin ein lokal installiertes Office-Paket benötigen, insbesondere zur Erstellung passgenauer Anschreiben oder komplizierter Aufgaben. Google Text & Tabellen dagegen eignet sich für Dokumente, die stets aktualisiert werden müssen - und das womöglich noch von meheren Mitarbeitern gleichzeitig. Im Folgenden stellen wir Ihnen die App vor und zeigen Ihnen die grundlegenden Funktionen.
Wir starten dieses Tutorial auf der zentralen Seite Ihres Google-Kontos (1). Hier finden Sie Apps, die Sie bereits ausprobiert haben, unter dem Menüpunkt Meine Produkte. Möchten Sie dagegen eine neue App ausprobieren, können Sie diese unter Etwas Neues ausprobieren finden. Sollten Ihnen die Vorschläge nicht zusagen, klicken Sie auf Weitere - hier finden Sie eine Übersicht gängiger Google Apps und somit auch Text & Tabellen (2).
Nur einen Klick später befinden Sie sich direkt im Hauptmenü von Text & Tabellen (3). Wenn Sie möchten, können Sie sich von Google bei Ihren Ersten Schritten helfen lassen oder mit einem Klick auf Weitere Informationen die ausführliche Online-Dokumentation öffnen (4). Dieses Tutorial setzt folgend jedenfalls nicht voraus, dass Sie diese Hilfen in Anspruch genommen haben - klicken Sie die große Blase daher zunächst einmal getrost weg.
Auf der linken Seite entdecken Sie nun die Optionen Neu erstellen sowie Hochladen (5). Zu Ihrer ersten Orientierung: Klicken Sie auf Neu erstellen, um ein neues Dokument anzulegen und es online zu bearbeiten. Legen Sie dagegen keinen Wert darauf, ein Dokument auch online bearbeiten zu können, solange Sie nur jederzeit online zur Verfügung steht, sollten Sie auf Hochladen klicken. Über den Konverter können Sie diese beiden Funktionen miteinander verbinden - dazu jedoch erst später mehr. Klicken Sie nun auf Neu erstellen, um anschließend den Typ des Dokuments zu bestimmen (6). Diese Auswahl dürfte Ihnen vermutlich bekannt vorkommen: Google Text & Tabellen kann vieles, was Offline-Office-Pakete auch können. Klicken Sie beispielsweise auf Dokument, landen Sie in einem Editor, der wohl nicht nur zufällig an Microsoft Office erinnert (7). Dies trifft auch auf die Editoren für Präsentationen, Tabellen und Zeichnungen zu. Beachten Sie allerdings, dass Text & Tabellen beileibe nicht alle Funktionen zur Verfügung stellt, die in den gängigen Offline-Paketen vorhanden sind - für einfache bis mittelschwere Arbeiten sind die gebotenen Funktionen aber vollkommen ausreichend.
Besondere Erwähnung verdient der Dokumententyp Formular (8). Mit dem entsprechenden Editor erstellen Sie einen Online-Fragebogen, den Sie anschließend verteilen und sogar direkt über Google auswerten können. Wir haben schon mehrere Umfragen über Google laufen lassen - unser Eindruck: Der Editor lässt sich recht intuitiv bedienen und stellt brauchbare Ergebnisse zur Verfügung. Von der Technik abgesehen, sollten Sie sich allerdings im Vorfeld darüber informieren, wie man einen Fragebogen aus inhaltlicher Sicht sinnvoll aufbaut. Hierzu liefert Google leider kaum Hilfestellung.
Zurück ins Hauptmenü der App (9). Hier erkennen Sie sofort, dass wir auf die Schnelle ein leeres Dokument sowie einen Fragebogen erstellt und gespeichert haben. Wenn Sie möchten, können Sie dies auch noch machen. Für unser Tutorial ist es übrigens unerheblich, welchem Typ die Dokumente entsprechen - versuchen Sie sich daher auch gerne an einer ersten Zeichnung oder Tabelle.
Nun sollen die Zugriffsrechte für Ihre Testdokumente definiert werden. Klicken Sie dazu rechtsseitig auf Aktionen, von dort aus weiter auf freigeben und schließlich auf Berechtigungseinstellungen (10). Hier sehen Sie alle Personen, die derzeit Zugriff auf das Dokument besitzen - also nur Sie (11). Das soll sich nun ändern: Über Add People können wir weitere Benutzer hinzufügen (12). Wir empfehlen Ihnen, stets die exakte E-Mail-Adresse der gewünschten Person anzugeben. Wir sprechen aus Erfahrung: Insbesondere gängige Nachnamen wie Müller, Meier oder auch Schmidt führen schnell zu ungewollten Freigaben. Ebenso wichtig: Unterscheiden Sie bitte gewissenhaft zwischen Lese- und Schreibrechten. Leserechte erteilen Sie über die Auswahl Can view, wogegen Sie Schreibrechte über Can edit zusprechen. Die Schreibrechte sind übrigens verbunden mit der Möglichkeit, das Dokument für weitere Personen freizuschalten. Sollten Sie also unbedacht Schreibrechte vergeben, könnte das Dokument ohne Ihr Zutun an Außenstehende gelangen. Verteilen Sie Schreibrechte also wirklich nur dann, wenn die betroffene Person diese auch tatsächlich benötigt - in allen anderen Fällen reichen Leserechte vollkommen aus.
Sofern Sie neue Rechte vergeben, erscheinen diese nun in der Liste (13). Bei Ihrem Gegenüber erscheinen die Dokumente daraufhin in der Übersicht im Hauptmenü (14). Der Hinweis Freigegeben zeigt ihm dabei an, dass es sich nicht um seine eigenen Dokumente handelt - der Besitzer sind und bleiben weiterhin Sie. Zu Ihrer Information: Wir haben zuvor nur das Recht zum Lesen verteilt. Ihr Gegenüber kann das Dokument also weder verändern noch eigenständig über Text & Tabellen verbreiten (15). Bitte nehmen Sie zur Kenntnis: Auch wir wissen, dass dies keinen umfassenden Schutz darstellt. Wie alle Informationen, die Sie an Vertraute oder Dritte weitergeben, unterliegen auch Ihre Dokumente in Text & Tabellen inhärenten Risiken. Dieser Beitrag dient vorrangig dazu, Ihnen die technischen Möglichkeiten aufzuzeigen.
Sie können nun neue Dokumente erstellen und deren Zugriffsrechte verwalten. Damit kennen Sie bereits die wichtigsten Funktionen von Text & Tabellen. Dennoch sind die ganzen Filter- und Suchfunktionen, die die App bereitstellt, recht hilfreich. Mit der Zeit sammeln sich nämlich eine Menge an Dokumenten in Ihrer Liste an - ohne ein wenig Ordnung verliert man schnell die Übersicht. Lassen Sie uns also einen Blick darauf werfen: Links sehen die Option Startseite (16). Wählen Sie diese Option, um die Anzeige auf ausgewählte Einträge zu beschränken. Rechtsseitig wählen Sie über Aktionen und weiter Nicht auf Startseite anzeigen diejenigen Dokumente aus, die Sie nur selten benötigen (17). Ebenso können Sie hier eine Markierung hinzufügen und zwar in Form eines gelben Sterns. Über die linksseitige Option Markierte (siehe 16) werden wiederum nur diese Dokumente angezeigt. Über Alle Elemente erhalten Sie dagegen in jedem Fall die vollständige Liste aller Ihnen zur Verfügung stehenden Dokumente. Die Suchfunktion in der oberen Bildschirmhälfte sollte Ihnen keine Probleme bereiten (18). Einzig erwähnenswert: Sollten Sie eine Vorauswahl getroffen haben, wird diese in der Suchleiste angezeigt. Wir beschränken uns bei der im Bild sichtbaren Suchanfrage auf unsere eigenen Dokumente. Über Dokumente, Bilder und Videos sowie Weitere Optionen finden Sie noch weitere Möglichkeit, um Suchkriterien festzulegen. In vielen Fällen müssen Sie allerdings gar keine groß angelegte Suchaktion starten, sondern Ihre Dokuemente einfach ein wenig sortieren: Oben rechts finden Sie hierzu vier Kriterien, wobei sich Zuletzt von mir geöffnet als ausgesprochen alltagstauglich erwiesen hat (19).
Soweit also zu den Office-Qualitäten von Google Text & Tabellen. Zusätzlich bietet die App aber auch die Möglichkeit, jedwede Datei online zu speichern - wir sprachen eingangs davon. Klicken Sie dazu auf Hochladen und ziehen Sie anschließend einfach die gewünschte Datei in das große Feld (20). Im Prinzip können Sie direkt den Upload starten, denn an den übrigen Voreinstellungen muss in der Regel nichts geändert werden. Beachten Sie dennoch den Konverter: Dokumente, die Sie offline in Office erstellt haben, können in Ihre entsprechenden Online-Formate umgewandelt werden. Speisen Sie beispielsweise also Ihre Excel-Tabelle in den Konverter ein, kann diese anschließend über den Tabellen-Editor verändert werden. Schalten Sie dagegen den Konverter aus, wird die Excel-Datei als solche online gespeichert und steht lediglich zur Ansicht bereit. Über die Sicherheitseinstellungen direkt links neben Upload starten können Sie Ihre Dokumente über die Google App hinaus verbreiten (21). Wählen Sie dabei Öffentlich im Web, um sogar von Suchmaschinen gefunden zu werden.
Tutorial III: Microsoft Office mit der Google-Cloud verbinden
Sie möchten zusammen mit Ihren Kollegen in der Cloud arbeiten, aber dennoch nicht auf Microsoft Office verzichten? Google Cloud Connect könnte Ihnen weiterhelfen: Das Plugin sorgt dafür, dass allen Mitarbeitern stets die aktuelle Version des Dokuments vorliegt, auch wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Jede Veränderung an dem Dokument wird dabei in Echtzeit gespeichert und an die übrigen Teilnehmer übertragen - zumindest dann, wenn Sie die Automatik einschalten. Alternativ können Sie Ihre Projekte auch manuell hochladen und aktualisieren.
Wie funktioniert Google Cloud Connect eigentlich im Detail?
Haben Sie das vorherige Tutorial zu Google Text & Tabellen gelesen? Dann wissen Sie, dass diese App zwischen Online- und Offline-Office-Dateien unterscheidet. Die Online-Dokumente lassen sich direkt in Ihrem Browser bearbeiten - sobald Sie dabei eine Änderung vornehmen, wird sofort gespeichert. Folglich ist das gemeinsame Arbeiten an einer Datei in Echtzeit möglich: Google überträgt stets die aktuelle Version an alle Beteiligten.
Mit Dokumenten, die Sie mit Ihrem gewohnten Offline-Office-Paket erstellt haben, kann Google Text & Tabellen dagegen nicht ganz so flexibel umgehen: Sie können Ihr Dokument zwar in ein Online-Format konvertieren, anschließend aber nicht mehr mit Ihrem lokal installierten Office-Paket daran arbeiten. Genau hier setzt das Plugin Google Cloud Connect an: Arbeiten Sie zunächst wie gewohnt mit Microsoft Office 2003, 2007 oder 2010 an Ihrem Dokument und speichern Sie es auf Ihrer Festplatte. Cloud Connect verbindet Sie anschließend auf Wunsch automatisch mit der App Text & Tabellen und lädt dort eine Kopie der Datei hoch. Daraufhin können Sie Ihren Mitarbeitern Lese- und Schreibrechte erteilen. Sobald eine weitere Person mit Schreibrechten das Dokument öffnet, speichert auch diese das Dokument zunächst auf der lokalen Festplatte. Google Cloud Connect sorgt nun dafür, dass die beiden lokalen Kopien sich stets gleichen. Dazu wird die jeweils aktuelle Version des Dokuments in die Cloud geladen und von dort aus mit den lokalen Kopien verglichen. Stellt Cloud Connect Unterschiede fest, so bittet es darum, eine Synchronisation vorzunehmen. Dabei werden einzig die Stellen im Dokument überschrieben, die von den Änderungen betroffen sind.
Kann es also passieren, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich in die Quere kommen, weil sie an derselben Stelle im Dokument arbeiten? Ja, sicherlich. Sofern Sie allerdings die automische Aktualisierung einschalten, werden Sie praktisch in Echtzeit auf Veränderungen am Dokument aufmerksam gemacht. Der Schaden hält sich demnach höchstwahrscheinlich in Grenzen. Kurze Absprachen dürften zudem genügen, um derartige Konflikte zukünftig zu verhindern. Aber genug der grauen Theorie: Lernen in 17 Schritten, wie Sie Google Cloud Connect installieren und anwenden können.
Besuchen Sie im ersten Schritt die Startseite von Google Cloud Connect - klicken Sie bitte hier. Auf der Startseite finden Sie eine Reihe von einführenden Videos, die den Funktionsumfang des Plugins umschreiben (1). Falls Sie Windows XP nutzen, sollten Sie zudem darauf achten, dass .NET Framework 2.0 von Microsoft auf Ihrem Computer installiert ist, ehe Sie Google Cloud Connect herunterladen. Ihnen werden nun die Nutzungsbedingungen angezeigt (2). Wir haben sie uns durchgelesen und konnten keine außergewöhnlichen Passagen entdecken. Von der Option, unsere Daten zur Verbesserung des Produkts zur Verfügung zu stellen, sehen wir allerdings ab, da der Begriff Nutzungsstatistiken nicht näher erläutert wird - entscheiden Sie diesbezüglich bitte selbst! Weiter geht es durch einen Klick auf Akzeptieren und installieren. Sie werden nun weitergeleitet und der Download startet automatisch (3). Sobald das Programm geladen ist und die Installation beginnt, können Sie Ihren Browser gefahrlos schließen. Nach kurzer Zeit wird Ihnen die erfolgreiche Installation von Google Cloud Connect bestätigt (4).
Sobald Sie nun eine Office-Anwendung starten, steht Ihnen das Plugin zur Verfügung. Wir stellen es Ihnen hier exemplarisch im Einsatz mit Word 2003 vor - selbstverständlich ohne Verlust der Allgemeingültigkeit: Cloud Connect funktioniert auch mit Excel und PowerPoint in genau dieser Art und Weise. Sie erkennen das Plugin an seiner blauen Leiste (5). Klicken Sie zunächst auf Anmeldung. Es öffnen sich zwei neue Fenster, wobei eines Sie nach Ihrem Google-Konto fragt (6). Geben Sie hier Ihre Daten ein. Anschließend bittet Sie Cloud Connect um Zugriff auf die Applikationen Google Text & Tabellen sowie Google Kontakte (7). Da Cloud Connect keine App, sondern ein Plugin darstellt, das einen externen Zugriff auf Ihre Daten benötigt, müssen Sie diesem explizit zustimmen. Klicken Sie hierzu auf Zugriff gewähren. Daraufhin bestätigt Ihnen das Plugin die erfolgreiche Anmeldung (8). Wenden Sie sich nun dem zweiten Fenster zu (9). Hier legen Sie fest, ob Google Ihr Dokument automatisch synchronisieren darf oder nur dann mit der in der Cloud gespeicherten Kopie vergleichen soll, wenn Sie den Vorgang von Hand starten. Wir empfehlen, wie folgt abzuwägen: Müssen meinen Mitarbeitern tatsächlich auch kleine Änderungen am Dokument stets zur Verfügung stehen oder reicht es, wenn ich meine Arbeit am Dokument in Ruhe beende und Ihnen die Änderung anschließend gebündelt zukommen lasse? Bedenken Sie zudem, dass bei der automatischen Synchronisation jede Ihrer Änderungen zurückverfolgt, also nachvollzogen werden kann - dies ist dank des Versions-Managers möglich, den wir Ihnen weiter unten noch vorstellen. Dennoch: Eine Synchronisation in Echtzeit erreichen Sie ausschließlich durch die automatische Aktualisierung der Dateien.
Legen Sie nun testweise ein neues Dokument an und speichern Sie es wie gewohnt auf Ihrer Festplatte - also mit einem Klick auf das Disketten-Symbol in der obersten Leiste (10). Google Cloud Connect verbindet Sie daraufhin mit der App Text & Tabellen und speichert die Datei auch online (11). Sie können der Leiste des Plugins die URL entnehmen, unter der Sie das Dokument in der Cloud finden. Ganz rechts in der Leiste können Sie das Dokument nun freigeben. Klicken Sie auf diesen Knopf, um das aus der App Text & Tabellen bekannte Fenster zu öffnen (12). Hier fügen Sie Ihre Mitarbeiter am besten durch die Angabe von E-Mail-Adressen hinzu und vergeben Lese- wie Schreibrechte - hierzu ausführlich Tutorial II.
Sofern Sie sich mit Text & Tabellen auskennen, können Sie dieses Tutorial nun getrost beenden - Sie kennen das Folgende schon: Über einen Klick auf den Link in der Leiste öffnet sich die Online-Textansicht (13). Da Sie das Dokument als Offline-Office-Datei gespeichert haben, können Sie es online nicht bearbeiten. Starten Sie die App Text & Tabellen, um Ihr Testdokument (wir haben es Cloud Connect betitelt) in Ihrer Dokumentenübersicht zu sichten (14). Hier sehen Sie auch den Unterschied zwischen Online- und Offline-Dokumenten: Während unser in Word erstelltes Schriftstück das bekannte Symbol trägt, sind Online-Schriftstücke durch ein Symbol mit weißen Zeilen auf blauem Hintergrund gekennzeichnet. Sollten Sie einmal keine Verbindung mit Ihrem Google-Konto aufnehmen können oder derzeit nicht die aktuelle Version des Dokuments auf Ihrer Festplatte gespeichert haben, macht Sie das Plugin darauf sofort aufmerksam (15). Schließlich können Sie über die App Text & Tabellen noch frühere Versionen des Dokuments einsehen - betrachten Sie hierzu den Versions-Manager auf der rechten Seite des Bildschirms (16). Mit einem Klick auf Verwalten öffnet sich ein neues Fenster (17). Einzelne Versionen lassen sich hier gezielt mit einem Klick auf das Kreuz löschen, zudem können eine hochzuladende Datei auswählen und in den Verlauf einfügen.
Tutorial IV: Mehr Struktur im E-Mail-Verkehr mit Google Groups
Ordnung ist die halbe Miete. Und die Übersicht im E-Mail-Chaos die ganze! Google Groups arbeitet Ihren Schriftverkehr auf und sieht dabei aus wie ein ganz konventionelles Forum. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie die App funktioniert.
Wir beginnen abermals auf der Startseite der App - klicken Sie hier, um direkt zu Google Groups zu gelangen. Oben sehen Sie nun einen Hinweis auf das neue Google Groups (1). Die Einladung sollten Sie annehmen: Die überarbeitete Variante der App bietet deutlich höheren Komfort als die alte Variante. Sie werden nun direkt zum Hauptmenü von Google Apps weitergeleitet (2). Legen Sie hier das neue Google Groups als Standard fest - ein Klick auf Zum neuen Google Group wechseln genügt. Ihre Eingabe wird Ihnen prompt bestätigt (3). Sollten Sie aus Interesse einmal die alte Variante ausprobieren wollen, können Sie jederzeit dahin zurückkehren.
Google Groups ist schnell erklärt, vor allen Dingen, wenn Sie sich bereits mit der App Text & Tabellen oder gar Google Wave auskennen. Links finden Sie abermals die Navigation (4). Verlassen Sie Ihre persönliche Startseite, indem Sie Ihre Mitteilungen abfragen. Über die Google Groups Announcements werden Sie dabei über Änderungen an der App auf dem Laufenden gehalten (5). Sofern Sie die Meldungen gerade nicht lesen wollen, können Sie sie oben alle als gelesen markieren. Die Verwaltung Ihrer Favoriten ist dagegen selbsterklärend. Sie benötigen dafür lediglich Gruppen. Eine solche legen wir nun an: Kehren Sie zu Ihrer Startseite zurück und wählen die Option neue Gruppe (6). Nun werden folgende Eingaben von Ihnen verlangt: Der Name der Gruppe, eine eigene E-Mail-Adresse für diese Gruppe sowie eine kurze Beschreibung (7). Beachten Sie bitte, dass sich das Eingabefeld der Gruppen-E-Mail-Adresse zunächst automatisch füllt, dies allerdings eher als Vorschlag anzusehen ist. Während Sie nämlich den Gruppennamen frei wählen dürfen, ist Ihre neue E-Mail-Adresse an die üblichen Zeichenbeschränkungen gebunden - Sie werden also höchstwahrscheinlich nachbessern müssen. Die E-Mail-Adresse legt zudem die Webadresse fest, unter der Ihre Gruppe fortan erreichbar sein wird. Legen Sie zudem fest, ob Bedarf an erhöhtem Jugendschutz besteht und ob die Gruppe auch der breiten Öffentlichkeit zugänglich sein soll. Da wir im Folgenden einen geschlossenen Personenkreis bevorzugen, wählen wir die Option Eingeschränkt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf Meine Gruppe erstellen. Im Zeitalter der Spambots bleibt Ihnen das anschließende, leider sehr stark verzerrte Captcha nicht erspart (8). Wie dem auch sei: Sie können nun erstmals Mitglieder Ihrer Gruppe hinzufügen (9). Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder laden Sie die gewünschten Personen mit einer E-Mail zum Beitritt ein, den diese dann noch bestätigen müssen, oder Sie fügen Mitglieder direkt hinzu - auch in diesem Fall erhalten die betreffenden Personen eine E-Mail, müssen diese aber nicht bestätigen. Möchten Sie sich dagegen erst in Ruhe einen Überblick über die Funktionen von Google Groups verschaffen, klicken Sie auf Diesen Schritt überspringen. Wir zeigen Ihnen später, wie Sie die Mitgliederverwaltung jederzeit erneut öffnen können.
Sie haben nun Ihre erste Gruppe eingerichtet. Damit Sie dies auch sofort erkennen, öffnet Google Groups automatisch die Übersichtsseite der neuerstellten Gruppe (10). Hier finden Sie fortan alle Gespräche, die in der Gruppe stattfinden, wobei die Einträge chronologisch geordnet werden, der gerade erwähnte Automatik überspringt zwei Klicks, die Sie somit nicht nachvollziehen konnten. Die Übersichtsseite der Gruppe erreichen Sie zukünftig über Meine Gruppen und dann weiter über den gewünschten Gruppennamen (11). Mehr gibt es den grundlegenden Funktionen von Google Groups eigentlich gar nicht mehr zu sagen - alles weitere dürften Sie tatsächlich schon durch Ihre Erfahrungen mit Internetforen kennen. Im Schnelldurchgang: Über die Menüleiste in der Gruppenübersicht sortieren Sie die Beiträge nach Ihren Bedürfnissen oder starten ein Neues Thema (12). Sofern Sie ein neues Thema starten, benötigen Sie zwingend ein Betreff und eine Nachricht (13). Zudem wird zwischen Diskussion und Ankündigung unterschieden - beachten Sie, dass Ankündigungen nicht automatisch oben in der Übersicht stehenbleiben! Hierzu müssen Sie die Option Oben anzeigen bemühen. Hängen Sie wahlweise noch Dateien an und ab geht die Post. Ihren Thread finden Sie anschließend auf der Übersichtsseite wieder (14).
Wieso also überhaupt Google Groups nutzen, wenn doch alles wie in einem konventionellen Forum funktioniert? Ganz einfach: Weil Sie Ihre Beiträge in Google Groups auch als E-Mail verfassen können. Der App ist es egal, ob Sie Ihren Beitrag in die oben vorgestellte Webmaske schreiben oder ihn lieber als E-Mail verschicken - Google Groups hält Sie und die anderen Mitglieder jederzeit auf aktuellem Stand. Hier kommt nun die vorhin eingerichtete Gruppen-E-Mail-Adresse ins Spiel: Sie dient als Anschrift des Verteilers. Eine an die Gruppen-Adresse gerichtete E-Mail wird also automatisch an alle Mitglieder der Gruppe weitergeleitet. In der Praxis funktioniert das wie folgt: Über den Reiter Mehr auf der rechten Seite und weiter über Einstellungen erreichen Sie die Gruppenverwaltung (15). Wählen Sie aus der rechtsbündigen Navigation nun die Gruppeneinstellungen (16), um erneut in die Mitgliederverwaltung zu gelangen (17). Für eine Konversation benötigen Sie logischer Weise zumindest ein weiteres Mitglied in der Gruppe. Alle eingeladenen Mitglieder können sich fortan an den Diskussionen in der Gruppe beteiligen und somit auch ein neues Thema starten. Dazu genügt eine E-Mail an die Gruppen-E-Mail-Adresse (18). Google Groups verwendet nun den Betreff der E-Mail als Titel des Threads, zudem wird der vollständige Inhalt der E-Mail in den Post übernommen (19). Die anderen Mitglieder der Gruppe können fortan auf Ihren Beitrag antworten - entweder als E-Mail-Antwort oder eben, wofür wir uns hier entschieden haben, direkt in Google Groups (20). Egal, für welche der beiden Optionen Sie sich entscheiden: Google hält andere Mitglieder mit E-Mails und Hinweisen auf dem aktuellen Stand. Wie aktiv Google dabei agieren soll, können Sie selbst festlegen. In den Gruppeneinstellungen finden Sie den Reiter E-Mail-Zustellung (21). Hier stellen Sie unter Antworten auf Nachrichten ein, welche Mitglieder eine automatische E-Mail erhalten sollen. Zudem können Sie unter Meine Mitgliedschaft eine individuelle Regel für Nachrichten aus dieser Gruppe festlegen (22). Wählen Sie Keine E-Mail, um Google Groups wie ein konventionelles Forum zu nutzen. Sollte es Ihnen dagegen ausreichen, einmal am Tag eine E-Mail zu erhalten, die alle Neuigkeiten aus der Gruppe bündelt, entscheiden Sie sich für die entsprechende Option. Die Angabe (ca. eine E-Mail pro Tag) bei Jede Nachricht an mich senden, sobald sie ankommt ist übrigens Unfug - sie erhalten für jede neue Nachricht in Ihrer Gruppe eine gesonderte E-Mail.
Tutorial V: Das eigene Unternehmen in Google Places eintragen
Jeder kennt Google Maps. Aber wissen Sie, wieso über die Applikation auch Geschäfte, Restaurants und andere gewerbliche Adressen gefunden werden können? Diese sind alle über Google Places eingespeist worden. Google Places hieß bis Anfang des Jahres 2010 noch schlicht Lokales Branchenverzeichnis - und genau das ist es auch: Eröffnen Sie einfach einen neuen Eintrag und geben Sie die für Ihr Geschäft relevanten Daten ein. Sobald Sie Ihren Eintrag bestätigt haben, greift Google Maps automatisch auf Ihre Angaben zu. So sind Sie fortan auch für potentielle Kunden sichtbar, die eher unbedarft nach einem IT-Service in ihrer Umgebung suchen.
Steigen Sie über diesen Link in unser Tutorial ein. Hier klicken Sie auf Get Started auf der rechten unteren Seite, um Google Places als Geschäftsmann zu nutzen (1). Ihren Kunden dürften sich dagegen eher für die linke Seite interessieren: Sie können auf Google Places sowohl Erfahrungsberichte als auch Bewertungen zu einzelnen Unternehmen hinterlassen und so deren Reputation beeinflussen. Sie gelangen jedenfalls auf die Business-Startseite der Applikation (2). Nutzen Sie auch hier die Ihnen bekannten Zugangsdaten, um sich anzumelden. Sie müssen kein neues Konto für Google Places erstellen. Nach erfolgreichem Login heißt Sie Google Places zunächst Willkommen und stellt Ihnen einige Funktionen vor (3). Informieren Sie sich bitte bei Interesse über das Angebot, insbesondere das kurze Werbevideo (der Link befindet sich links unten) ermöglicht einen guten Überblick und beantwortet erste Fragen. Über Neues Unternehmen hinzufügen geht es anschließend weiter.
Im folgenden Schritt werden Sie um die Eingabe Ihrer Telefonnummer gebeten (4). Google Places kann auf diese Weise überprüfen, ob Ihr Unternehmen bereits eingetragen wurde. Bitte beachten Sie, eine zentrale Telefonnummer anzugeben, die auch von Ihren Kunden bei Bedarf in Anspruch genommen werden kann. Sollte die Nummer noch nicht in der Datenbank von Google Places verzeichnet sein, dürfen Sie einen neuen Eintrag für Ihr Unternehmen anlegen. Sollte die Applikation Ihre Telefonnummer wider Erwarten nicht akzeptieren, gehen Sie bitte wiefolgt vor: Öffnen Sie Google Maps und suchen Sie direkt nach der Telefonnummer (Vorwahl nicht vergessen!). Auf diese Weise erfahren Sie, wer Ihre Telefonnummer bei Google Places registriert hat. Ebenso sollten Sie zumindest eine weitere Kontaktmöglichkeit vorfinden -- die Telefonnummer hilft Ihnen ja in diesem Fall nicht weiter! Sofern der Kontakt nicht möglich oder erfolglos verlaufen ist, sollten Sie Google-Support den Fall melden.
Die Bilder (5) bis (7) zeigen nun sämtliche Angaben, die Sie in Google Places einspeisen können. Stolpersteine gibt es hierbei im Grunde keine: Pflichtangaben sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet, alle anderen Felder können nach Belieben ausgefüllt werden oder eben leer bleiben. Seien Sie sich bitte stets bewusst, dass alle eingegebenen Informationen anschließend auch über Google Maps zu finden sein werden. Es dürfte daher nicht schaden, Ihre Öffnungszeiten kundzutun - Neukunden dürften es Ihnen wahrscheinlich danken. Ob dagegen jeder wissen sollte, welche Zahlungsarten Sie akzeptieren, bleibt tatsächlich allein Ihre Entscheidung. Am rechten Rand bleibt übrigens die Vorschau auf Ihren Eintrag stets im Bilde. Sind Sie mit Ihren Eingaben soweit zufrieden, finden Sie ganz unten eine Schaltfläche, um diese zu speichern. Sie können Ihre Angaben jederzeit überarbeiten, falls Sie einen Fehler entdecken sollten oder Ihre Beschreibung ergänzen möchten. Außerdem besteht zur Perfektion absolut keine Eile: Sie haben sogar noch über zwei Wochen dafür Zeit, ehe Ihr Eintrag online geht!
Um Ihre Registrierung abschließen, überprüft Google Ihre Adresse nämlich auf einem ganz konventionellen Weg: Sie erhalten im Laufe der nächsten Wochen eine Postkarte, auf der eine URL sowie eine PIN-Nummer vermerkt sind (8). Geben Sie diese in Ihren Browser ein, um Ihre Adresse zu verifizieren. Der Mühe Lohn: Ab sofort werden Sie auch über Google Maps zuverlässig gefunden. Unser Verlagsgebäude ist übrigens mittlerweile auch vermerkt (9). Selbstverständlich mussten auch wir ein paar Tage auf die Postkarte warten.
Wussten Sie schon, dass...
...Google mit dem Merchant Center ein spezielles Angebot für Händler und Verkäufer entwickelt? Noch scheint nicht viel los zu sein, aber offensichtlich ist mit Google Product Search eine neue Suchmaschine angedacht. Ob es einige Produkte auch in die zentrale Suche schaffen? Gut möglich, da andere Apps wie beispielsweise Google Scholar auch schon integriert wurden.
...Google schon vor Google+ einen Facebook-Konkurrenten entwickelte? Die soziale Plattform hört auf den eigenwilligen Titel Orkut. Offiziell befindet sie sich noch in der Beta-Phase, aber dennoch können Sie bereits technische Errungenschaften wie beispielsweise die Video-Telefonie mit Ihren Kontakten nutzen. Viele Ideen von Orkut finden sich auch in Google+ wieder.
...Google auch ein Pendant zu Wikipedia führt? Wer bei Knol ausschließlich an große Nasen denkt, liegt daneben: Fleißige Benutzer pflegen schon seit einiger Zeit ihre Beiträge in das Online-Lexikon ein. Der Besuch könnte lohnen, auch wenn das Design der Seite dem Auge nicht unbedingt schmeichelt.
...Sie sich über Google Maps auch aktuelle Stauwarnungen anzeigen lassen können? Suchen Sie dazu nach der gewünschten Stadt und wählen Sie anschließend im rechtsseitigen Menü Verkehr aus. Freie Straßen werden nun in grüne Farbe angezeigt, während auf gelben Straßen der Verkehr nur stockend vorangeht. Rote Straßen sollten Sie dagegen meiden: Hier werden Sie definitiv warten müssen.
...sich gerade einmal drei Prozent aller betroffenen Besitzer gegen die Darstellung Ihres Grundstückes in Google Streetview zur Wehr setzten? Zwar mussten auch so mehrere tausend Gebäude verpixelt werden, aber der vorangegangene Protest gegen das Projekt hat vermuten lassen, dass sich weitaus mehr Bürger auf ihr Recht berufen und die Darstellung Ihres Hauses unterbinden.
...wesentliche Teile von Google Wave in die aktuelle Version von Google Groups implementiert wurden? Wave dagegen wird seit Anfang des Jahers 2010 nicht mehr weiterentwickelt und irgendwann sogar eingestellt. Sofern Sie sich für diese Pionierarbeit im Hinblick auf die strukturierte Kommunikation mit E-Mails interessieren, probieren Sie die App aus, solange Sie noch online ist. Unser Eindruck: Trotz aller Bemühungen, den Einstieg in die App einfach zu halten, ist Wave ein kompliziertes, aber eben auch erstaunlich mächtiges Programm.
...Ihnen der Google Global Market Finder Angebote für Anzeigen auf Basis von Schlagworten generiert? Geben Sie einfach die gewünschten Keywords sowie einige regionale Angaben ein und starten die Analyse. Die App ermittelt Ihnen anschließend Ihre globalen Werbechancen. Sollten Sie von einer Option überzeugt sein, können Sie diese direkt über Google AdWords buchen.
...Google Translate, im Deutschen Übersetzer genannt, einen festen Bestandteil des Browsers Chrome darstellt? Sollten Sie einen anderen Browser nutzen und nicht seid jeher aus Gewohnheit den Babelfish von Yahoo! bemühen, können Sie Übersetzer auch losgelöst von Chrome ansteuern.
...mit SketchUp sogar eine App zur Verfügung steht, mit der Sie Ihre Zeichnungen auf Knopfdruck in 3D darstellen lassen können? So seien schon Modelle entstanden, die mittlerweile in Google Earth zu finden sind. Die Basis-Variante der App darf kostenlos verwendet werden und bietet Einsteigern grundlegende Funktionen. Für den professionellen Gebrauch der App empfiehlt Google die erweiterte Variante namens SketchUp Pro als kostengünstige Alternative zur gängigen CAD-Software. (so)