Unified Communications-Software

Microsoft Lync 2013 – einsatzbereit für die Praxis?

18.02.2014 von Wolfgang Bach
Das Lync-Release 2013 von Microsoft hält einige Weiterentwicklungen bereit. Wir stellen die jüngste Version der Unified-Communications-Software für mobile Betriebssysteme, virtuelle Desktops und Windows 8 vor.

Ein Leben ohne Unified Communications können sich viele Unternehmen nicht mehr vorstellen. Andere haben mit der Einführung gezögert, da sie auf eine optimale Lösung warten. Besonders wichtig sind dabei heutzutage die nahtlose Integration von iPhones oder Android-Geräten sowie ein reibungsloser Betrieb in virtuellen Desktops. Für Lync 2013 hatte Microsoft entsprechende Optimierungen versprochen. Was ist daraus geworden? Und welche weiteren Neuerungen bringt Microsoft Lync 2013?

Das ist neu bei Lync 2013
Das ist neu bei Lync 2013
Vor Kurzem hat Microsoft die neue Version seiner Unified Communications-Software herausgebracht. Das "Lync"-Release 2013 hält einige Weiterentwicklungen für mobile Betriebssysteme, virtuelle Desktops und Windows 8 bereit.
Bisher
Lync-Standardansicht: ...
Lync 2013
Kontaktliste und Kommunikationsmöglichkeiten.
Lync 2013
Tabbed IM: Unterhaltungen in Registerkarten.
Lync 2013
Video/Web-Conference mit mehreren Teilnehmern – ein Feature, ...
Bisher
das mobile Nutzer des alten Lync-Client nicht zur Verfügung hatten.
Bisher
Lync gibt im Gegensatz zum Vorgänger nun ...
Lync 2013
„intelligente“ Bedienungshinweise.
Lync 2013
Teilnahme an einer Videokonferenz über die Lync Web App unter Mac OS X.
Lync 2013
Teilnahme an einer Videokonferenz über den Browser ...
Lync 2013
... sowie über die Lync Windows 8 App.
Bisher
Mobile Nutzer konnten dagegen mit der alten Version unterwegs nur chatten.
Lync 2013
Startansicht der Lync App (MX Client) ...
Bisher
im Vergleich zur alten Version.

Neue Oberfläche

Auf den ersten Blick sieht die neue Oberfläche von Lync 2013 vielversprechend aus: Durch die übliche Anpassung an das Design von Windows 8 wirkt sie strukturierter und übersichtlicher. Die überwiegend weiße, spartanische Oberfläche ist zwar im Vergleich zum bunten Vorgänger anfangs etwas gewöhnungsbedürftig, passt aber besser ins berufliche Umfeld und bietet kompakt viele Funktionen. Diese sind auch schnell erreichbar, da die Menüs ähnlich geblieben sind.

Einfache Konferenzen

Nach dem gewohnten Einloggen per Single-Sign-on unter Windows sind sofort alle bisherigen Kontakte je nach Verfügbarkeit und Gruppen sichtbar. Konferenzen lassen sich so einfach wie in der Vorgängerversion starten. Ein Klick genügt für die Anwahl, das Hinzufügen weiterer Personen oder die Desktop-Freigabe. Erstmals können nun zwei Monitore für Videokonferenz sowie Desktop Sharing oder die Anzeige der Tagesordnung genutzt werden. Schon vor einer Videokonferenz lässt sich über die Anzeige "videofähig" erkennen, ob der andere Teilnehmer eine Kamera verwendet. Zudem ist beim Videoconferencing jetzt die Darstellung von Live-Bildern von bis zu fünf Teilnehmern gleichzeitig möglich. Bislang schaltete der Client die Videoübertragung immer automatisch auf den aktuellen Sprecher. Durch die parallele Live-Übertragung aller Teilnehmer steigt das Gefühl deutlich, an einem echten Meeting teilzunehmen statt an einer Konferenzschaltung.

Bessere Übertragung

Auch die Übertragungsqualität wurde deutlich verbessert. Statt nur maximal VGA für Videokonferenzen sorgt nun eine bis zu 1080p-HD-Auflösung für deutlich klarere und dynamischere Bilder. Damit diese auch flüssig angezeigt werden, ist jedoch eine ausreichende Bandbreite und Latenz nötig. Dies gilt vor allem bei mobilen Clients, die zumindest per 3G, besser 4G oder Wi-Fi zugeschaltet sein sollten, um IP-Audio oder Video nutzen zu können. Bei nicht ausreichender Datenrate reduzieren sowohl der mobile Lync-Client als auch der Desktop-Client die Auflösung.

Mobile Verbindung

Im Vergleich zur Vorgängerversion ist es überhaupt erstmals möglich, über mobile Geräte an Videokonferenzen teilzunehmen oder diese sogar direkt zu starten. Mit App Lync Mobile erhalten Nutzer eine speziell auf Smartphones ausgerichtete Version des Programms mit Touch-Funktionalität und einer modernen Oberfläche. Auch echte IP-Telefonie ist damit möglich und muss nicht mehr über den Server initiiert werden. Microsoft hat bei Lync Mobile ganze Arbeit geleistet: Es ist weitgehend egal, ob sich der Teilnehmer per Windows Phone, iPhone oder Android-Smartphone hinzuschaltet. Die Funktionsunterschiede sind nur minimal und im Alltag nicht zu bemerken. Für viele Unternehmen ist dieser funktionale Gleichstand zwischen den mobilen Betriebssystemen sehr wichtig, vor allem wenn Mitarbeiter eigene Geräte nutzen.

Kommunikation

Apropos ByoD: Nicht nur bei Geräten, auch bei Anwendungen verschmelzen Berufs- und Privatleben immer stärker miteinander. Entsprechend hat Microsoft seine beiden Echtzeit-Kommunikationsplattformen miteinander verbunden. So können die beruflichen Lync-Nutzer reibungslos mit den privaten Skype-Kontakten chatten und telefonieren. Videokonferenzen zwischen den Systemen sollen ab Mitte 2013 möglich sein. Doch auch jenseits fest installierter Microsoft-Anwendungen kommt man nun einfacher ins Gespräch. Mit der neuen Version reicht eine einfache Einladung per Mail mit einem entsprechenden Link. Selbst wer aus Sicherheitsgründen, wegen interner Richtlinien oder beim Zugriff über einen öffentlichen Rechner keinen Lync-Client nutzen darf, kann nach der weitgehend automatischen Installation eines Plug-ins ohne Eingabe eines Administrator-Passworts per Web Client an der Audio- oder Videokonferenz mit Desktop Sharing teilnehmen. Zudem gibt es auch für OS X einen Lync-Client.

Chat-Archiv

Eine Besonderheit von Microsoft Lync sind die Group Chats, die nun Persistent Chats heißen. Dies sind Chat-Räume, deren Kommunikation gespeichert und archiviert wird. Vor allem Finanzdienstleister mit hohen Compliance-Anforderungen für "Wer hat wem was wann gesagt" profitieren von dieser Funktion. Sie dient zudem als Dokumentenablage, Knowledge Base, Ask-the-Expert und Q&A-Forum. In der neuen Version 2013 sind diese Chat-Räume nicht mehr in einem separaten Client untergebracht, sondern in der Hauptanwendung integriert. Dies erleichtert das Management sowie das ständige Offenhalten der Chats. Zudem erhält der Nutzer nun einen besseren Überblick, wer sich in welchem Chatraum befindet.

Webconferencing-Tools im Test
Webconferencing-Tools im Test
Für Online-Meeting, Webinar, Chat, Messenger und Desktop Sharing gibt es viele Tools. Wir stellen Grundlagen sowie elf Collaboration-Systeme vor.
Citrix GoToMeeting
Citrix GoToMeeting ist eine schlanke und intuitiv nutzbare Web-Konferenzlösung, die sich in Outlook und andere Microsoft-Office-Produkte integriert.
Adobe Connect Professional 8
"Adobe Connect 8" ist ein umfangreiches, übersichtlich gestaltetes Webconferencing-Tool. Die Lösung eignet sich für verschiedene Einsatzszenarien von virtueller Teamarbeit über Online-Demonstrationen bis zu Online Trainings.
Cisco WebEx Meeting Center 8.5
"Cisco WebEx Meeting Center" ist ein Web-Konferenz-Tool vom Marktführer für Ad-hoc-Meetings sowie geplante Online-Treffen.
Fastviewer confered
"Fastviewer" eignet sich als Web-Konferenzlösung für geplante und Ad-hoc-Web-Meetings. Das Tool bietet alle erforderlichen Basisfunktionen vom Screen-Sharing über die Whiteboard-Funktion bis zum Chat und der Übertragung von Dateien und ermöglicht so die Online-Zusammenarbeit virtueller Teams. Fastviewer ist ein deutscher Anbieter und wurde 2011 von Siemens Enterprise Communications übernommen.
BeamYourScreen 4.0
"BeamYourScreen" bietet mit Version 4.0 seines Web-Konferenzsystems ein übersichtliches und intuitiv nutzbares Tool. Alle verfügbaren Funktionen lassen sich in Meetings durch Profile anpassen. Das Werkzeug wird auch unter dem Namen "Mikogo" vertrieben, wobei der Unterschied zwischen beiden Varianten im Preismodell besteht.
TeamViewer 7
Der deutsche Anbieter Teamviewer ist vor allem mit seinen Tools für Remote Support und Fernwartungssoftware bekannt. Das gleichnamige Web-Konferenzwerkzeug wurde in den letzten Jahren funktional erweitert und verfügt seit der neuen Version 7 über alle wesentlichen Funktionen für Online-Meetings.
Saba Meeting
Charakteristisch für "Saba Meeting" ist das schnelle Aufsetzen von Meetings, die Verfügbarkeit grundlegender und wichtiger Funktionen sowie deren übersichtliche Anordnung.
PGi GlobalMeet
"PGi GlobalMeet" bietet als Online-Konferenzlösung alle Funktionen, die für die virtuelle Zusammenarbeit notwendig sind. Hersteller PGi liefert neben GlobalMeet weitere Webconferencing-Lösungen wie iMeet und vertreibt Produkte anderer Softwarehersteller wie Adobe Connect, Cisco WebEx und Microsoft Lync Online.
Skype
Skype zählt zu den Pionieren unter den Peer-to-Peer-Conferencing-Anwendungen. 2005 wurde das Unternehmen von Ebay übernommen, seit 2011 gehört es zu Microsoft. Nach wie vor agiert es allerdings unabhängig, über die Integration in andere Microsoft-Anwendungen gibt es bisher lediglich Spekulationen.
Spreed Meeting
"Spreed Meeting" ist ein kostenlos erhältliches Online-Meeting-Tool, das plattformübergreifend unter Windows, Linux und Mac OS X läuft.
Microsoft Lync Online
Microsoft bietet mit "Lync" (früher Office Communications Server) eine Messaging- und Conferencing-Lösung an, die sich insbesondere an mittlere und große Unternehmen richtet. Lync integriert sich eng in die Office-Anwendungen und wird vom Hersteller auch als Alternative für klassische Telefonanlagen positioniert.

Fest installiert oder Cloud?

Mit Office 365 gab es erstmals auch die Cloud-basierte Version Lync Online. Diese wurde nun gemeinsam mit der fest installierten Server-Variante aktualisiert. Welche Version sich für Unternehmen besser eignet, lässt sich nicht pauschal beantworten, hier kommt es auf die individuellen Nutzungsszenarien, internen Richtlinien und Compliance-Anforderungen an. Die "Kaufversion", also Lync Server 2013, besitzt den Vorteil des kompletten Funktionsumfangs. Zudem lässt sie sich deutlich flexibler an individuelle Bedürfnisse anpassen, sowohl bezüglich des Server-Designs als auch der Erweiterung von Funktionen durch Eigenentwicklungen oder Partner-Lösungen. Auch die Integration in die eigenen Sharepoint- und Exchange-Installationen sowie in Collaboration-Lösungen von Drittanbietern erfolgt reibungsloser.

Für viele geschäftskritisch dürften die Punkte Hochverfügbarkeit und Redundanz sein, die nur eine Installation im eigenen Rechenzentrum oder bei dedizierten Hostern zuverlässig gewährleistet. Ein weiteres wichtiges Argument pro Lync Server ist die eigenständige Telefoniefunktion, die derzeit mit Lync Online noch nicht möglich ist.

Microsoft ermöglicht aber mit der Version 2013 erstmals hybride Installationen aus Online- und Server-Version. Das bedeutet, dass Unternehmen Lync Online gemeinsam mit einer Lizenz für Lync Server nutzen können. Diese dient als Brücke in die Cloud, so dass eine lokal vorhandene Telefonanlage integriert werden kann.

Thin Clients

Erstmals ist eine echte Audio- und Videoübertragung auch auf Thin Clients möglich, allerdings nicht auf allen. Microsoft hat eng mit den verschiedenen Herstellern zusammengearbeitet, um das "Lync VDI 2013 Plug-In" zu entwickeln. Voraussetzung ist mindestens Windows 7 und eine On-Premise-Installation, da Office 365 keine Thin-Client-Unterstützung bietet. Welche Geräte Lync-fähig sind, lässt sich über den jeweiligen Hersteller erfahren. Die Lauffähigkeit auf Thin Clients in Citrix- oder Microsoft- Terminal-Server-Installationen war für viele Unternehmen ein wichtiges Argument, auf die Version Lync 2013 zu warten.

Microsoft Lync im mobilen Einsatz
COMPUTERWOCHE Praxistest
Mit Lync - meist in Verbindung mit Office 365 - erhalten Unternehmen ein Collaboration- und Conferencing-Tool, dessen Potenzial im Alltag oft brachliegt. Wir haben Lync im mobilen Einsatz mit Android, Apple iOS und Windows getestet.
Lync auf dem iPad
Für das iPad bietet Microsoft die App Lync 2010 an. Damit lassen sich die Presence-, Instant-Messaging-, Conferencing- und Voice-Funktionen auch auf dem Tablet nutzen. Videotelefonie ist allerdings über die App nicht möglich. Bei den Kontakten kann auf die Lync-Kollegen oder das Adressbuch des iPads zugegriffen werden. Eine VPN-Verbindung ist für die Verwendung von "Lync 2010 für iPad" nicht notwendig, die App funktioniert auch außerhalb des Firmen-WLAN. Was Sicherheit betrifft, setzt die App auf Transport Layer Security (TLS).
Lync auf dem iPad
Die iPad-App ist übersichtlich aufgesetzt. Auf der linken Seite ist eine Bedienleiste sichtbar. Hier wechselt man zwischen dem eigenen Status, den Kontakten, den Chats und den anstehenden Besprechungen und Terminen. Beim eigenen Status lässt sich zwischen Modi wie "Verfügbar", "Nicht stören" oder "Als abwesend anzeigen" wechseln. Außerdem sind hier noch die Optionen für den eigenen Account konfigurierbar.
Lync auf dem iPad
Bei den Kontakten lässt sich zwischen Lync und iPad wechseln - bei Letzterem wird auf die Kontakte des Tablets zurückgegriffen. Bei den Lync-Kontakten sieht man die Namen bisheriger Chat-Partner gruppiert als angeheftete Kontakte oder bereits verwendete Namen.
Lync auf dem iPad
Unter dem Strich eignet sich Lync auf dem iPad mit Abstrichen durchaus für den Unternehmenseinsatz. Auf dem iPad können jederzeit - egal ob innerhalb des Firmen-WLAN oder außerhalb - Unterhaltungen mit den Kollegen geführt werden. Praktisch ist vor allem, dass der jeweilige Status der Lync-Kontakte angezeigt wird. Wünschenswert wäre allerdings eine Videofunktionalität.
Lync auf Android
Abstriche hinischtlich des Funktionsumfangs muss auch der Android-Nutzer machen - oder anders formuliert, auf dem Tablet oder dem Smartphone fehlen wie in der Apple-Welt die Video- und VoIP-Funktionen. Zumindest für Voice-Konferenzen können sich Anwender aber behelfen: Geben sie unter Optionen ihre Mobilfunk- oder Skype-Nummer ein, können sie von den Kollegen in Konferenzschaltungen auf diesem Weg eingebunden werden.
Lync auf Android
Die Android-App ist in der Praxis kinderleicht zu bedienen, denn sie besteht lediglich aus den drei Schaltflächen "Meine Infos", "Kontakte" sowie "Chats", die oben auf dem Display eingeblendet werden. Unter "Meine Infos" kontrolliert der Anwender den eigenen Präsenzstatus, Anrufweiterleitung sowie die wenigen Einstellungen wie Vibrationsalarm oder Symbolanzeigen.
Lync auf Android
Zentraler Dreh- und Angelpunkt der App sind die "Kontakte". Hier wird dem Anwender wie vom Desktop gewohnt der Präsenzstatus der Kollegen angezeigt. Tippt der User mit dem Finger auf den Kontakteintrag, ...
Lync auf Android
... öffnet sich die Visitenkarte des Kontakts.
Lync auf Android
Im Alltag hinterließ die Arbeit mit Lync für Android einen zwiespältigen Eindruck. Positiv hervorzuheben ist sicher, dass man auf diese Weise auch unterwegs mit einem Blick über den Präsenzstatus der Kollegen informiert ist und in wenigen Bedienschritten eine Kommunikation einleiten kann. Der Chat ist allerdings angesichts der kleinen Smartphone-Tastaturen im Alltag nur als Notlösung zu gebrauchen. Selbst auf dem Android-Tablet konnte eine Unterhaltung per Chat das Testteam nicht begeistern.
Lnyc auf Windows-Tablets
Positiv überraschte dagegen ein Lync-Chat auf dem Windows-Tablet.
Lnyc auf Windows-Tablets
Insgesamt vermochte Lync auf dem Windows Tablet zu überzeugen, denn hier muss der Anwender unterwegs auf keine Funktionen verzichten.
Lnyc auf Windows-Tablets
Ob Videokonferenz, Collaboration oder VoiP-Konferenz - alle Features sind auch mobil nutzbar. Allerdings muss die verfügbare Bandbreite stimmen. So hatten wir in öffentlichen WLAN-Hotspots Probleme, zuverlässige Videoverbindungen herzustellen.

Systemvoraussetzungen

Gibt es auch Nachteile der neuen Version im Vergleich zur bisherigen? Von den Funktionen her sicher nicht, denn der Umfang wurde deutlich erweitert. Gemeinsam mit der verbesserten Übertragungsqualität und der erweiterten möglichen Teilnehmerzahl erhöht dies aber auch die Anforderungen an die Systemvoraussetzungen. So werden heute Server-seitig mindestens Sechs-Kern-Prozessoren und 32 GB Arbeitsspeicher empfohlen, dies entspricht etwa der doppelten Leistung im Vergleich zur Version 2010. Die Bandbreite der Netzwerk-Infrastruktur sollte für ruckelfreie Bilder in Spitzenzeiten, wie in der bisherigen Version, zumindest 500 Mbit/s betragen.

Aufgrund von HD-Video und Multiparty-Video können die Ansprüche an das Netzwerk jedoch je nach Nutzerverhalten weiter steigen. Auf Client-Seite fordert die neue Version Windows 7 oder höher. Allerdings muss Windows XP sowieso spätestens bis April 2014 aus Unternehmen verschwinden, da der Support ausläuft. Als Server-Betriebssystem genügt Windows Server 2008 R2. Microsoft empfiehlt aber Windows Server 2012 aufgrund der höheren Performance.

Fazit

Microsoft ist mit Lync 2013 ein großer Wurf gelungen. Zu den praktischen und von vielen Unternehmen geforderten Neuerungen gehören die Gleichbehandlung von mobilen Geräten, die Kompatibilität mit Thin Clients, die einfache Verbindung mit Nicht-Lync-Nutzern, die nahtlose Verknüpfung zu Skype, die vielen Verbesserungen für Videokonferenzen sowie die höhere Übertragungsqualität. Um diese sicherzustellen, bietet Microsoft weiterentwickelte Monitoring-Tools an, die Administratoren über ein Dashboard detaillierte Einsichten zur Kontrolle von Nutzung und Qualität ermöglichen - bis hin zu einzelnen Konferenzen, Headsets und Webcams. So können Unternehmen ihren Mitarbeitern eine moderne Kommunikationsanwendung gemeinsam mit der Oberfläche von Windows 8 sowie aktuellen Geräten und Touch-Funktionen bereitstellen. (hi)