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Telefonlisten, Kantinenpläne, Briefe der Geschäftsführung, Organisationshandbücher – solche Informationen finden die Mitarbeiter derzeit noch am häufigsten in den Intranets ihrer Arbeitgeber. Über viele Jahre reichte das. Doch eine Studie der add All AG belegt nun, was viele bereits seit Längerem ahnen: In Zeiten immer schneller werdender Informationsflüsse, sozialer Netzwerke und "always on"-Devices wie Smartphones und Tablets nutzen immer weniger Mitarbeiter das Intranet. Inzwischen sind es nur noch 20 Prozent der Belegschaft, während 80 Prozent der Meinung sind, in der bestehenden Form sei das Intranet überholt und uninteressant.
Kritisiert wird vor allem, dass
- die Navigationsstrukturen veraltet sind.
- alte Informationen den Zugang zu wichtigen Inhalten erschweren.
- das Look & Feel nicht mehr zeitgemäß ist.
- die verwendeten Web-1.0-Werkzeuge keine Interaktion erlauben.
- sich herkömmliche Intranets nicht in Arbeitsprozesse integrieren lassen.
- der Aufwand für den Betrieb und die redaktionelle Pflege in keinem Verhältnis zum Nutzen steht.
Hinzu kommt, dass die Anbieter von Intranet-Plattformen, etwa Microsoft für Sharepoint, den Support für ältere Versionen sukzessive einstellen.
Hersteller reagieren
Somit stehen viele IT-Verantwortliche absehbar vor der Aufgabe, einen Relaunch ihres Intranets durchzuführen. Und sie sollten dies als Chance verstehen. Denn in den vergangenen Jahren haben die Hersteller von Portal-Plattformen das Thema "Social Collaboration" für sich entdeckt und Web 2.0-Tools, etwa Wikis, Microblogs und persönliche Profile, in ihre Software integriert. Anfangs erfolgten diese Integrationen noch sehr rudimentär, inzwischen aber haben diese Tools einen höheren Reifegrad erreicht und werden immer mehr zu zentralen Komponenten der Portal-Software.
Die "MySites" spielen zum Beispiel bei Microsoft Sharepoint 2013 eine große Rolle für die Darstellung des eigenen Know-hows sowie der persönlichen Sicht auf die Inhalte (Activity Streams). IBM Connections zum Beispiel bietet Out-of-the-Box Collaborationsräume und Kommunikation im Facebook-Stil. Auf diese Weise bringen die Software-Hersteller Social Collaboration-Tools in die Unternehmens-IT – und eröffnen Firmen die Chance, ihre interne Information auf eine neue Entwicklungsstufe zu hieven.
Schneller, besser, innovativer
Ein "Social Intranet" ermöglicht es, an zentraler Stelle Informationen bereitzustellen, auszutauschen, zu kommentieren und gemeinsam zu bearbeiten. Dadurch entfallen die bisher üblichen "E-Mail-Würmer", Missverständnisse und die Frage danach, wer die letzte Version etwa einer Präsentation aktuell bearbeitet. Viel besser als bei einem herkömmlichen Intranet wird im Social Intranet deutlich, welche Projekte aktuell realisiert werden. Mitarbeiter können ihre Ideen jederzeit einbringen, was bisher unmöglich war. So entstehen wichtige Impulse, gar Innovationen, während doppelte Arbeit vermieden wird.
Die Geschäftsführung bekommt einen direkten, ungefilterten Blick auf die Ereignisse im Unternehmen, Projekte und Meinungsbilder - ohne langwierige, gefilterte Reporting-Ketten auswerten zu müssen. Informationen fließen schneller, Experten und Wissen werden sichtbar. Zudem erhöhen die Möglichkeiten des direkten Austauschs und der Mitwirkung Motivation und Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen.
Abläufe und Prozesse neu anpassen
Damit diese neuen Formen der Zusammenarbeit in der Praxis ihren Nutzen entfalten können, bedarf es neben der Bereitstellung einer modernen Intranet-Technologie der Notwendigkeit, die internen Informationsprozesse und -abläufe anzupassen. Die Erstellung einer Termin-Agenda in einem Wiki etwa ist dann effektiv, wenn die Teilnehmer ihre Punkte direkt auf der Wiki-Seite eintragen, statt, wie gewohnt, der Sekretärin per E-Mail zu schicken, damit diese sie dort einträgt und anschließend die Agenda nochmal per E-Mail an alle Meeting-Teilnehmer versendet. Wichtig ist es somit, die neuen Collaborations-Werkzeuge zu nutzen und auf die lange übliche E-Mail-Kommunikation zu verzichten.
Ein Intranet-Relaunch ist daher die beste Gelegenheit, das bisherige Intranet zu einem Social Intranet umzubauen und durch Collaborations-Tools die interne Organisation professioneller, schneller und besser zu machen. Alle profitieren davon: Unternehmen, Geschäftsführung, Führungskräfte, Mitarbeiter – und auch die Kunden. Voraussetzung ist jedoch, dass die Social Intranet-Initiative nicht nur die Technologie, sondern auch die Prozess-Integration umfasst. Nur wenn die Tools in alltägliche Abläufe integriert werden, kommen die positiven Effekte zum Tragen.
Last, but not least bietet der Intranet-Relaunch IT-Verantwortlichen die Chance, sich als "Business Enabler" zu profilieren. Das wirkt sich auch signifikant auf ihr Gehalt aus, wie eine neue Studie des CIO Magazins belegt. Wenn das keine Motivation ist …
Weitere Infos: Dirk Hellmuth ist Geschäftsführer der beyond email GmbH, Bonn. Mit seinem Kollegen Dirk Wippern unterstützt er als IT- und Business-Consultant Unternehmen bei der Konzeption, Umsetzung, Einführung und Weiterentwicklung kollaborativer Systeme.
Kontakt: beyond email GmbH, Dirk Hellmuth, Godesberger Allee 139, 53175 Bonn, Tel.: 0175 225 9568, E-Mail: dhellmuth@beyondemail.de, Internet: www.beyondemail.de