Kunden vom Nutzen eines DMS überzeugen

So auch bei einem mittelständischen Maschinenbauer, den der Docuware-Partner Steigauf darauf ansprach. Der Kontakt zu diesem Kunden erfolgte Mitte 2022 über einen Microsoft-Partner, der dort bereits das ERP-System Microsoft Business Central implementiert hatte.

Laut Sibylle von Liliencron, der Vertriebsleiterin DMS-Systeme bei Steigauf, eignen sich moderne Dokumenten Management Systeme, wie Docuware Cloud, auch für Mittelständler, die aus ihren Daten mehr herausholen möchten. Um diese Kunden für die eignen Lösungen zu begeistern, lohnt es sich, mit Partnern anderer Hersteller, in diesem Fall von Microsoft, gute Geschäftsbeziehungen zu pflegen - Empfehlungsmarketing par excellence!

So erinnert sich Sibylle von Liliencron, dass der oben erwähnte mittelständischen Maschinenbauer noch gar kein DMS in Betrieb hatte, auf diesem Feld arbeitete er noch komplett analog. Es galt, diesem Kunden den Nutzen eines Dokumenten Management Systems, wie wie Docuware Cloud, erstmals sichtbar zu machen.

Das war laut von Liliencron gar nicht mal so schwer, denn der Kunde hatte bereits mit einigen Problemen zu kämpfen, etwa mit verpassten Fristen und nicht auffindbaren Dokumente. Außerdem erfüllte er nicht mehr die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes. Das lag auch daran, dass die dazugehörigen Dokumente in den Datensilos des Unternehmens völlig zusammenhanglos verteilt waren.

Daher galt es zuallererst, hier Ordnung zu schaffen. Ferner mussten die Workflows, bei denen die entsprechenden Dokumente aufgerufen werden sollten, erstmals digital nachgebildet werden. Diese Aufgabe übernahm der Docuware-Partner Steigauf Daten Systeme gerne. Am Ende diese Transformation erhielten Abteilungen des Kunden, wie Wareneingang, zentrale Verwaltung und diverse Genehmigungsstellen innerhalb der Produktion, einen vollumfänglichen Zugang zum Dokumenten Management System. Daten aus der Microsoft-ERP-Plattform konnten vom DMS genauso leicht aufgerufen werden wie umgekehrt.

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Besonders begeistert war der Kunde von der Möglichkeit, Dokumente mittels des Workflow Managers koordiniert und gezielt durch das Unternehmen zu leiten. Zur Hilfe kam dabei dem Docuware-Partner Steigauf der Management-Wechsel beim Kunden. Die neue Geschäftsführung wollte so wenige eigene Serverkapazitäten vorhalten wie nur möglich. Da kam ihr natürlich die Cloud-basierte Dokumenten-Management-Lösung von wie gerufen.

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