Erfolgreiche Menschen scheinen ihren Erfolgsfaktor über den Schlüssel Zeit zu definieren. Wer viel zu tun hat und wenig Zeit für seine Mitmenschen erübrigen kann, scheint erfolgreich zu sein. 14 Stunden Tage mit all den Auswirkungen auf die persönliche Lebens-Work-Life-Balance scheinen normal zu sein. Ist aber der, der keine Zeit hat, erfolgreich oder ist er nur schlecht organisiert? Wenn man genau hinschaut, findet man erfolgreiche und erfolglose Menschen, die über zu wenig Zeit verfügen. Man findet auch erfolgreiche und erfolglose Menschen, die Freiräume in ihre Zeitplanung einbauen können. Ist "keine Zeit" nur ein Ausdruck für einen Mangel an Organisation?
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Bloß keine Freiräume
"Keine Zeit; im Moment zu viel zu tun" ist eine gängige Aussage, die häufig zu hören ist. Wer über Freiräume verfügt, hütet sich, diese zuzugeben und verweist lieber auf einen vollen Terminkalender. Zu leicht könnte jemand auf die Idee kommen, dass man noch ein bisschen mehr Arbeit aufgehalst bekommen kann, da ja offensichtlich noch Reserven vorhanden sind. So wird der gut organisierte Mensch bestraft und das Resultat ist Demotivation, Frust und Burnout. In manchen großen Unternehmen hat man dies erkannt und belohnt das frühe Erkennen von Sackgassen in neuen Projekten. So wird viel Zeit und Geld gespart. Menschen, die keine Zeit haben, verpassen Chancen und Möglichkeiten, weil Vorgänge nicht mehr in Ruhe durchdacht werden können und das Aktionsprinzip vom Agieren zum Reagieren gewechselt ist.
Facette Zeitplanung
Über Zeitplanung wird immer schon viel geschrieben, gesprochen und trainiert. Zum einen sind da die Hilfsmittel, die zumeist organisatorischer Natur sind und helfen, den Tag zu planen. Da Menschen aber je nach Typ mehr oder weniger organisiert denken und handeln, brauchen sie hier Freiräume, um die für sie besten Instrumente auszuwählen. Was nützt es, wenn die modernsten Zeitplaninstrumente zur Verfügung stehen, aber nicht genutzt werden.
Wer die elektronischen Medien richtig nutzt, hat eine schnelle gut organisierte Zeitplanung. Ein bunt kreativ gestalteter Termin- Aktions- Ideenkalender erscheint vielen Menschen aufwändig, aber auch er ist ein Zeitplaninstrument. Entscheidend ist, dass Zeitplaninstrumente genutzt werden und auch ein bunter Kalender ist immer noch um vieles besser als keine Zeitplanung.
Der Mensch im Mittelpunkt
Der wichtigste Aspekt von Zeitplanung jedoch liegt in uns selbst und im Umgang mit unseren Mitmenschen. "Aufschieberitis" ist ein Phänomen, gegen das mittlerweile schon Lehrgänge angeboten werden. Unter Iversity.org kann man unter anderem den kostenlosen Kurs gegen das Aufschieben absolvieren. Hätteritis ist eine Verschwendung von Zeit. Vorwürfe, warum man etwas besser getan oder nicht getan hätte, ändern nichts mehr, es ist vorbei.
Eine grundsätzliche positive Einstellung zu dem, was man macht, ist das wichtigste Zeitplaninstrument. Eine täglich aktualisierte, mit Prioritäten versehene To-do-Listekombiniert mit dem persönlichen Arbeitsrhythmus ist dazu ein gutes Organisationsmittel. Menschen sollten dabei nicht für abgesessene Zeit bezahlt werden sondern für getane Arbeit.
Mega-Zeitfresser
Komplexität und Konflikte sind die größten Zeitfresser in unserer Welt. Komplexe Situationen sind nicht kompliziert, sondern vielschichtig. Es gilt diese Situationen zu vereinfachen, zu verstehen und auf ein Maß zurück zu führen, dass sie bearbeitbar werden. Konflikte sind gerade fürs Management die Zeitfresser Nr. 1. Aus einer Studie aus den USA geht hervor, dass Manager 42 Prozent ihrer Zeit mit Konfliktbewältigung verbringen. Ein Beispiel für Konfliktbewältigung ist Toro, Hersteller von Rasenmähern und Gartenwerkzeugen in den USA. Toro hat vor einiger Zeit freiwillige Mediation zur außergerichtlichen Lösung von Streitigkeiten mit Kunden wegen Produkthaftung eingeführt. 80 Prozent der Fälle wurden in den folgenden fünf Jahren in eine Mediation überführt, davon wurden bis zu 95 Prozent einvernehmlich gelöst. Die Kosteneinsparung belief sich auf 73 Prozent der Kosten vor Einführung dieser Initiative.
Handeln ist Silber, vorbeugen ist Gold ist ein guter Satz, der in Zusammenhang mit Konfliktbewältigung in Unternehmen eine immer wichtiger Rolle spielen wird.
Das Erfolgsprinzip "keine Zeit" ist als Zeitplanungsinstrument veraltet und wer dieses Problem nur mit technischen Hilfsmitteln lösen will, wird mit dem Resultat nicht zufrieden sein.
Helmut König ist Inhaber der Agentur Königskonzept in Münzenberg.
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