Intelligenter Umgang mit Dokumenten

Mithilfe der KI-basierten Software der Kölner Softwareschmiede Evy Solutions können Unternehmen bis zu 80 Prozent Kosten und Zeit bei der Analyse und Verarbeitung von Dokumenten sparen. Möglich macht das die selbstentwickelte Künstliche Intelligenz (KI), die über ein natürliches Sprachverständnis verfügt und statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge erkennt sowie ihre eigene Spracherkennung selbstlernend optimiert. Das bedeutet, dass die Lösung auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren kann - und zwar unabhängig vom Dokumentenaufbau oder -typ.

Seit Evy Solution im Mai 2023 eine strategische Partnerschaft mit der Winwin Office Network AG eingegangen ist, steht das KI-Lösungsportfolio auch allen, der Fachhandelskooperation angeschlossenen Bürokommunikationsfachhändlern und IT-Systemhäusern zur Verfügung. Drei Fachhändler berichten, welche Vorteile sich dadurch für ihren Vertrieb ergeben.

Kunden fragen nach KI-basierten Lösungen

"Die KI-Software ist aktuell mein Einstieg in jedes Verkaufsgespräch beim Kunden", erklärt Philipp Müller, Geschäftsführer der Stroh Office & IT Solutions als auch der Brüggemann GmbH. Die seit den 1950er Jahren und in dritter Generation familiengeführten Unternehmen aus Moers bieten komplette Büro-Lösungskonzepte von der IT-Infrastruktur bis hin zur Büroausstattung aus einer Hand. "Unsere Kernkompetenzen liegen in den Bereichen der Druck- und Kopiersysteme inklusive bundesweitem Service sowie in Raumkonzepten mit modernen Lösungen, zu denen u.a. auch Büromöbel, Mooswände sowie die Ausstattung von Lounge- und Empfangs-Bereichen zählen, so Müller. KI-Lösungen fehlten jedoch bislang im Angebot des Bürofachhändlers.

"Ich bin sehr froh, dass wir mit Evy Solutions zusammenarbeiten, damit eröffnen sich uns jetzt ganz neue Möglichkeiten. Wir haben vom Einzelkämpfer bis zum Konzern eine große Bandbreite an Kunden, und KI ist für alle ein völlig neues Thema, das zur Abwechslung einmal keine gesetzliche Verordnung ist, die es zu erfüllen gilt (z.B. DSGVO), sondern eine Innovation, die für unsere Kunden Mehrwerte bringt und ihnen den Arbeitsalltag erleichtert. Wir selbst wiederum können damit einen Baustein mehr in unserem Gesamtkonzept anbieten."

Die KI-Software ist branchenübergreifend einsetzbar

Als einen großen Vorteil der KI-Lösung sieht Müller, dass diese nicht auf eine Branche limitiert sei und sich somit für ihn eine breitere bzw. neue Zielgruppen ergeben. Als Beweis fügt er an: "Ich habe die Lösung vor Kurzem sogar dem Bürgermeister von Moers vorgestellt, um ihm zu zeigen, was wir als Moerser Unternehmen für andere Moerser Firmen tun können". Inhouse hat das Unternehmen die Lösung bereits gelauncht. "Mit Hilfe von Evy Solutions haben wir uns erst einmal selbst geschult und die Lösung ausprobiert, damit wir wissen, was wir verkaufen und uns auch damit auskennen, so Müller. Sein Fazit: "Die Schulungen durch den Anbieter sind sehr gut, die Integration läuft problemlos und dank der guten Betreuung wurden meinen Mitarbeitern jegliche Bedenken genommen. Wir fühlen uns super begleitet und freuen uns auf die weitere Entwicklung der Zusammenarbeit".

Danach gefragt, ob die KI-Lösung auch bei seinen Kunden gut ankommt, meint Müller: "Wir haben sehr gutes Feedback bekommen, denn das Anlernen der Lösung auf den kundenspezifischen Anwendungsfall geht wirklich sehr schnell und einfach." Tatsächlich punktet die Lösung mit einer hohen Lerngeschwindigkeit. Benötigt eine gewöhnliche KI beispielsweise rund 100.000 Dokumente, bis sie einen entsprechenden Kundenfall "gelernt" hat, so genügen Evy Solutions für den gleichen Fall 50 bis 100 Dokumente. Das sorgt dafür, dass die Kunden sehr schnell vollumfänglich mit der Software arbeiten können. Die selbstentwickelte KI "Made in Germany" garantiert darüber hinaus eine lückenlose DSGVO-Konformität. Sämtliche Daten werden innerhalb Deutschlands gehostet und verarbeitet.

Selbst bei "Bürokratiemonstern": Bearbeitungszeit von zwei Stunden auf 60 Sekunden reduziert

Auch Hermann Oberschelp, Geschäftsführer der Oberschelp Unternehmensberatung GmbH aus dem westfälischen Werther und Digitalisierungsberater bei der Winwin ist von den Vorteilen der KI-gesteuerten Dokumentenanalyse überzeugt: "Als ich die Lösung über Winwin kennengelernt habe, war ich sofort so überzeugt, dass ich bereits während der Präsentation zwei meiner Kunden angefunkt hatte, dass sie diese Lösung brauchen und sie auch gleich überzeugen konnte", erinnert sich Oberschelp.

Neben seiner Berater-Tätigkeit für Unternehmen der IT und Bürokommunikation hat sich Oberschelp eine weitere Kundenbasis mit Fokus auf metallverarbeitende Produktionsbetriebe aufgebaut. "Was meine Kunden haben, sind keine simplen Anfragen und Bestellungen, sondern komplexe Belege - teilweise über fünf Seiten mit 150 Positionen mit zehnstelligen Zeichnungsnummern plus einem Änderungsindex, der dann wiederum Varianten der bestellten Position bezeichnet", erklärt Oberschelp. So gibt es beispielsweise einen Kunden, der für Waggons der Bahn zuliefert.

"Dieser Kunde hat so spezielle Belege, das sind wahre Bürokratiemonster", meint Oberschelp. Hier ist ein sehr kundenspezifisches Antrainieren der Software gefragt, was der Berater mit seinem Team für seine Kunden übernimmt. Das detailliertes Antrainieren der spezifischen Eigenschaften des Kundenbelege bringt langfristig eine immense Arbeitszeitersparnis. "Wenn das manuelle Anlegen einer Anfrage oder Bestellung im ERP-System früher zwei Stunden gedauert hat, dauert es jetzt über die KI nur 60 Sekunden", so Oberschelp.

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Hermann Oberschelp hat schon einige Projekte umgesetzt. "Die Implementierung läuft gut. zum Teil kann ich - je nachdem wie viele Kunden-Belege antrainiert werden müssen - innerhalb nur eines Tages mit einem Kunden live gehen". Die positiven Projekte wecken Bedarf bei anderen Unternehmen der Branche. Und auch mit der Zusammenarbeit mit Evy ist der Berater zufrieden. "Ich wurde detailliert antrainiert, bekam alles bis ins letzte Detail gezeigt -deshalb fühle ich mich bestens vorbereitet für meine Aufgabe bei Kunden."

E-Mail- und Scan-Dokumente vom Eingang bis zur Ablage im ERP steuerbar

"Egal, ob bei der Neuakquise oder bei Bestandskunden: Sobald wir sagen, dass wir jetzt eine linguistische KI-Lösung im Angebot haben, werden alle hellhörig. Kunden, zu denen wir über Jahre hinweg keinen Kontakt hatten, wollen plötzlich mit uns reden", schmunzelt Axel Scholze, Geschäftsführer der Rühlig Group GmbH & Co KG mit Hauptsitz in Göttingen.

Das Unternehmen vereint für seine Kunden sämtliche Workplace Solutions unter einem Dach und bietet ihnen alles von IT-Systemhauslösungen über Lösungen für Dokumenten- und Prozessmanagement bzw. -Automatisierung, Lösungen rund um Print, Scan und Kasse bis hin zu ganzheitlichen Bürokonzepten, die neben klassischen Büromöbeln auch Licht und Akustik sowie weitere Services umfassen.

"Evy Solutions ist für uns die perfekte Ergänzung im Portfolio. Denn die Software macht genau das, was Lösungen wie Docuware oder MS Powerautomation nicht oder nur sehr eingeschränkt können. Eine linguistische KI, die Dokumente erfassen, lesen, qualifizieren, und klassifizieren kann", so Scholze. "Damit deckt die Software den ersten Schritt bei der Digitalisierung von Dokumenten bzw. die erste Phase im Dokumenten-Management ab."

Mit der KI-Lösung lassen sich Dokumente aus dem E-Mail-Postfach - oder auch eingescannte Dokumente von der Inbox bis ins Kunden-ERP routen. Und zwar völlig egal, um welchen Dokumententyp oder welches Format es sich dabei handelt: Transportaufträge, Lieferscheine, Bestellungen verarbeitet die Software genauso problemlos wie Werkszeugnisse, Steuerbescheide, Verträge oder Schadensmeldungen.

"Wir können Dokumente damit lückenlos vom Eingang bis zur Ablage steuern - und zwar sehr viel schneller, effizienter, transparenter und unkomplizierter als bisher mit anderen Lösungen. Somit können wir unsere Kunden von monotonen, zeitraubenden manuellen Tätigkeiten befreien und sie ihren Aufwand bei der Dokumentenerfassung und -Analyse minimieren. Wir haben die Lösung auch selbst im Einsatz und können das nur bestätigen"; so Scholze.

Gute Cross- und Upselling-Potenziale und flexible Lösungsmodule

Aktuell hat die Rühling Group bereits die ersten drei Kundenprojekte in Umsetzung und circa 25 weitere Projekte aus den Bereichen produzierendes Gewerbe, Logistik und Transport sowie der öffentlichen Verwaltung in der Anbahnung. "Die KI-Lösung eröffnet uns viele neue Cross- und Upselling-Möglichkeiten mit bestehenden Kunden, die bereits Produkte aus unseren anderen Sparten nutzen", freut sich Scholze.

Je nach Anwendungsfall lässt sich die KI-Lösung aus den einzelnen Modulen flexibel aufbauen: Von der Klassifizierung, Sortierung und Ablage der Dokumente über die inhaltliche Trennung von Batch-Dokumenten, das Auslesen von Informationen oder die Überprüfung der extrahierten Inhalte und ggf. Anreicherung mit fehlenden Informationen bis hin zur semantischen Suche nach Inhalten und Zusammenhängen, deckt die Lösung alle Bereiche im Baukastensystem ab

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