So gelingt Ihr weihnachtliches Betriebsfest

Auch 2023 wollen viele Firmen wieder eine Weihnachtsfeier abhalten. Denn Weihnachtsfeiern sind gelebte Tradition in Deutschland, und viele Mitarbeiter würden gern an einer festlichen Firmenveranstaltung wieder teilnehmen.

Bei diesem beliebten Jahresausklang kommt es auf den konkreten Anlass und Ausrichter an. Schließlich ist die Weihnachtsfeier eines Betriebes etwas anderes als die eines Vereins oder Kegelklubs: Bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier geht es nicht nur um das gemütliche Beisammensein im reservierten Bereich eines Restaurants, sondern vor allem um ein Zeichen der Wertschätzung der Mitarbeiter und ihres Engagements zugunsten des Unternehmens.

Diese Anerkennung gilt zusätzlich zu dem freiwillig vereinbarten Weihnachtsgeld im Rahmen eines Tarifvertrages, einer Betriebsvereinbarung oder eines Arbeitsvertrages.

Echte Wertschätzung für die Mitarbeiter: Wie und wo?

Umso mehr fühlen sich die Mitarbeiter besonders wertgeschätzt oder motiviert, wenn die Weihnachtsfeier gut vorbereitet ist und eine echte Abwechslung zum gewohnten Arbeitsumfeld bedeutet. Deshalb sollte die Weihnachtsfeier keinesfalls aus bloßer Bequemlichkeit oder aus Kostengründen in den eigenen Räumlichkeiten, sondern außerhalb des Betriebs stattfinden.

Spezielle Anbieter oder Internetportale wie zum Beispiel die sozial orientierte Plattform teamevent-plus.de der Berliner "Stiftung Gute Tat", das bundesweit verbreitete, gewerbliche Portal weihnachtsplaner.de und mehr oder weniger bekannte Erlebnisveranstalter wie jochen-schweizer-corporate.de vermitteln oder organisieren individuelle Feiern.

Die etwas andere Weihnachtsfeier

Hierbei versprechen Agenturen wie B-Ceed "starke Events für jedes Budget und jede Firma und Branche. Auch Mitbewerber wie teamgeist.com bewerben "Alternativen, die mehr Action und Spannung versprechen als rein gastronomische Gipfel". Im Mittelpunkt stehen dann ein außergewöhnlicher Ort oder Rahmen wie das Rittergelage in einer alten Burg oder ein Krimi-Dinner sowie eine lustige "Winterchallenge", "Weihnachtsmarktrallye", "Glühwein-Erlebnistour" oder digitale Schnitzeltour. Beliebt sind auch passende Outdoor-Aktivitäten wie Bogenschießen, Bosseln oder Eisstockschießen.

Lesetipp: Arbeitnehmer sind auch bei einer Weihnachtsfeier ohne Chef versichert

Die Anbieter bringen Budgets in Höhe von 25 bis 250 Euro ins Spiel, wobei seit dem Jahr 2015 bei einer Weihnachtsfeier unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr eine "Freigrenze", sondern ein "Freibetrag" von 110 Euro gesetzlich verankert ist.

Tipps für den richtigen Termin

Haben die Verantwortlichen eines Betriebes oder Unternehmens erst einmal das Budget und die Art der gewünschten Aktivität geklärt, empfiehlt sich im nächsten Schritt die Terminplanung. Je näher der Termin an Weihnachten liegt, desto eher ist der ein oder andere Mitarbeiter schon in den Weihnachtsferien.

Außerdem ist darauf zu achten, dass am nächsten Morgen keine wichtigen Termine anstehen, Mit einer Uhrzeit wie zum Beispiel 18 Uhr haben auch alle Teilnehmer die faire Möglichkeit, rechtzeitig ihre Tagesaufgaben abzuarbeiten und ebenso pünktlich an- und abreisen zu können.

Generell bieten sich vor allem die Werktage Mittwoch, Donnerstag oder Freitag für Firmenfeiern am Abend an. Während der Montag für viele Mitarbeiter frei unter dem Motto "I hate Mondays" ein Eingewöhnungstag in die neue Werkwoche ist und am Dienstag und Mittwoch meist noch viel zu erledigen ist, hat sich der Donnerstag als Tag für "Afterwork"-Parties etabliert. Am Freitag ist die Vorfreude auf das Wochenende am größten und kann allgemein zum Samstag hin ausgeschlafen werden. Dieser beliebte Tag zum Schmausen und Feiern kann sich aber mit privaten Terminen der Mitarbeiter überschneiden und erschwert die Tisch- oder Raumreservierungen für eine größere Gruppe.

Darüber hinaus ist in Branchen wie dem Handel zu berücksichtigen, dass von montags bis samstags noch Arbeitsschichten oder Mitarbeiter zum Zeitpunkt der geplanten Weihnachtsfeier im Dienste des Unternehmens und vor allem des Kunden tätig sind und deshalb nicht an einer gemeinsamen Betriebsfeier teilnehmen können.

Tipps für die Einladung zur Weihnachtsfeier

Im nächsten Schritt erfolgt die passende Einladung zum Betriebsereignis. Hierbei gibt es zwei Varianten: Entweder die kurze, rein informative Mitteilung, die sich besonders für kleine Betriebe, überschaubare Teams oder von Mitarbeitern im lockeren Rahmen organisierte Weihnachtsfeier eignet. "Bitte keine Mottoparty planen, das braucht es bei der Weihnachtsfeier wirklich nicht", lautet die Meinung bei Freunden dieser Variante.

Im Kontrast dazu steht die große Lösung für die ganze Firma oder Abteilung, die der anfangs erwähnten Würdigung und damit der vielleicht verbundenen Ehrung bestimmter Mitarbeiter vollauf gerecht wird.

Die erstgenannte, schnörkellose Variante beginnt mit der zügigen (Aus-) Wahl einer geeigneten und noch reservierbaren Lokation. Dann können die Kollegen genauso unkompliziert über einen Internet-Terminplaner wie doodle.com/de, einen ähnlichen Online-Dienst wie bringabottle.de oder Messaging-Apps mit festen Gruppen über den gewünschten Ort und Termin entscheiden.

In der abschließenden Mitteilung per E-Mail oder festlichen Einladung sollten dann diese Basisinformationen stehen: Datum, Zeit, Ort, die zu erwartenden Kosten pro Teilnehmer, Sonderregelungen (keine Longdrinks/Schnäpse oder so-und-soviel-Freigetränke) und der Dresscode. Ein Hinweis zum endgültigen Bestätigen oder Anmelden ist für Organisatoren hilfreich. Die Mitarbeiter freuen sich hingegen noch besonders über eine Anfahrtsbeschreibung (wenn die Lokation nicht allen geläufig ist) und Informationen zum Essen (Menükarte, aufgeführte Auswahl bestimmter Hauptgerichte oder feste Menüfolgen, ein größeres Buffet oder Flying Buffet mit Mini-Portionen und für Stehparties.

Bei der zweiten, festlicheren Einladungsvariante ist eine solche Standardbotschaft für die Planer und potenziellen Teilnehmer nicht schicklich. Hier wird noch Wert auf eine persönliche Ansprache und originelle Gestaltung des Einladungsschreibens gelegt. Das kann außer der klassischen Papierform heutzutage auch ein Office-Programm leisten, das im Rahmen einer Serienmail jeden Mitarbeiter gezielt anspricht und neben einem guten Eindruck auch einen bunten Anhang bereithält. Als Beispiel dienen Vorlagen für besondere Einladungstexte, wie sie zum Beispiel der Personalmanagement-Dienstleister Edenred in seinem "eBlock" oder spezielle, meist kostenfrei nutzbare Onlineportale wie Free-Printable anbieten.

Tipps für das Programm zur Weihnachtsfeier

Auch beim Rahmenprogramm der Weihnachtsfeier sind verschiedene Varianten möglich. Standard sind das reine Essen und Unterhalten sowie das lustige Schrottwichteln mit meist ungeliebten, gebrauchten oder billigen Gegenständen. Auch Karaoke-Singen ist zu heranrückender Stunde immer amüsant.

Zudem können Unterhaltungsspiele die Stimmung aufpeppen und genug Freiraum bieten, die Kollegen mal von einer neuen oder anderen Seite kennenzulernen. Dabei können sich ungeahnte Stärken oder Schwächen offenbaren.

Die erste Spielidee lässt sich je nach Größe der Belegschaft in einer oder mehreren Kleingruppen realisieren: Beim Spiel "Wer bin ich?" wird eine allen wirklich bekannte Persönlichkeit aus Kultur, Sport, Politik, Wirtschaft oder Gesellschaft erraten. Entweder bekommt eine Person einen hautfreundlichen, leicht entfernbaren Aufkleber oder Notizzettel mit dem Namen der Persönlichkeit auf die Stirn geklebt und muss diese selbst erfragen und herausfinden. Oder die Person merkt sich den Namen einer Persönlichkeit und die Mitspieler oder Teams müssen diesen in abwechselnden Fragerunden erraten.

Der zweite Vorschlag heißt Scharade und eignet sich für fünf bis 15 Teilnehmer. Dabei soll ein zusammengesetztes Wort wie Staubsauger, Weihnachtsmann, Silvesterpunsch oder ein Begriff etwa aus Musik, Kunst, Literatur, Film oder ein berühmtes (Film-) Zitat in Form pantomimischer Bewegungen herausgefunden werden. Auch hier kommen Zettel mit einem Begriff zum Einsatz, die zusammengefaltet in einem Behälter landen und dann gezogen werden.

Etwas anspruchsvoller und schwieriger ist mit der dritten Anregung, eine Geschichte aus Worten zu bilden. Hier kommen kleine bis große Gruppen in Schwung, bei denen die Spielleiter verschiedene ausgefallene und nicht zusammenhängende Begriffe jeweils auf einem Zettel notieren und zur Auslosung freigeben. Anschließend zieht jeder Teilnehmer einen Zettel und der Mitarbeiter, der am Anfang oder Ende der Reihe sitzt, beginnt mit dem Spiel. Aufgabe ist es nun, mit dem Begriff, der auf dem Zettel steht, einen logischen Satz zu bilden. Der nächste Teilnehmer muss dann an diesem Satz anknüpfen, sodass langsam aus den gesamten Begriffen eine lebendige, mithin abstruse Geschichte entsteht.

Außergewöhnliche oder persönliche Spiele-Alternativen

Als Alternative zu solchen Spielen, die manchem Mitarbeiter einfach zu doof, peinlich oder entwaffnend sind, sorgen auch vorgelesene, scheinbar banale Texte für heitere Runden. Diese können meist gratis bei privaten Internetseiten oder gewerblichen Online-Angeboten heruntergeladen werden. Das Rahmenprogramm sollte die Feiernden aber nicht überfordern. "Kaum jemand wird ein Quiz vermissen, bei dem die Fragen aus einem x-beliebigen Brettspiel stammen", heißt es bei einem Eventvermittler.

Besser wäre in diesem Fall ein selbstentworfenes und persönliches Quiz mit ein paar Insider-Fragen, die auf eine nette und humorvolle Art und Weise gewissen Marotten thematisieren: "Was macht Kollege Meier morgens als erstes im Büro?" (Er rennt zur Kaffeemaschine) oder "Wie viel Zuckerersatzstoff schmeißt sich Kollegin Müller am Tag rein?"

Eine unterhaltsame wie informative Branchenvariante bietet ChannelPartner mit dem regelmäßigen Marken-Quiz auf seiner Internetseite, was bestimmte Hersteller und Anbieter im ITK-Bereich ursprünglich heißen, wie ihre Namen entstanden sind und welche zwei von drei Antwortmöglichkeiten frei erfunden sind: "Warum heißt X eigentlich X?"

Knigge für eine anständige Feier ohne Folgen

Mit diesen Ratschlägen sollte einer ausgelassenen Feier jetzt nichts mehr im Wege stehen. Aber Obacht: Der Benimm-Knigge für betriebliche Feiern empfiehlt den zurückhaltenden Genuss von Alkohol (um nicht unangenehme Aussagen zur Unzeit zu artikulieren oder den Eindruck zu erwecken, auf Kosten der Firma mal richtig die Sau rauszulassen).

Höflichkeit drückt sich auch darin aus, den Verantwortlichen das Buffet oder Essen gemeinschaftlich und ohne Lärmkulisse eröffnen zu lassen. Gebührliches Benehmen und Tischsitten wie das richtige Halten und Wegnehmen des Essbestecks sind selbstverständlich. Bei einem individuell bestellbaren Essen sollten die Gäste bescheiden sein und möglichst nicht die teuersten und ausgefallensten Gerichte auf der Karte ordern.

Die Gespräche am Tisch sollten eher privater Natur sein und sich nicht um den Arbeitsalltag oder polarisierende Themen des Weltgeschehens drehen. Das kann sonst schnell zu Meinungsverschiedenheiten, lautstarken Disputen und schlechter Stimmung führen.

Vorsicht ist auch mit einem vorschnellen Duzen, sprachlicher wie körperlicher Distanzlosigkeit oder Flirt-Attacken angebracht. Ein solches Verhalten kann auf längere Sicht das Verhältnis zu den Kollegen oder gar Vorgesetzten belasten und letztlich der Karriere schaden. Beim nächsten Wiedersehen ist Jeder wieder in der gewohnten Rolle und sollte bei einem strittigen Rückblick auf das Weihnachtstreffen sofort das offene Gespräch suchen.

Wer sich aber überhaupt nicht an den empfohlenen Gepflogenheiten stört, findet sich in diesem nicht ganz ernst gemeinten Schreiben gut getroffen: "So bleibt Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier in Erinnerung." Das sollte - ernsthaft - aber umso mehr für einen positiven Verlauf der Veranstaltung selber gelten - mit Hilfe unser umfassenden Tipps!