Gemeinde- und Städtebund fakturiert elektronisch

Ab 18. April 2020 sind alle Kommunen verpflichtet, Rechnungen digital zu empfangen und elektronisch weiterzuverarbeiten. Die Kommunalverwaltungen arbeiten auf Hochtouren, um diesen Anforderungen nachzukommen. Bis Ende November 2019 müssen alle Städte, Gemeinden und Landkreise in Deutschland die jeweiligen Voraussetzungen dafür geschaffen haben. Umso erstaunlicher ist der Angang des Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz (GStB RLP).

Bereits seit August 2019 fakturiert der GStB RLP im geforderten EU-Standard an seine Mitglieder. Valide, einfach und acht Monate vor Fristende. Die Einkaufs- und Vergabedienstleistungen, die der Dachverband über das kommunale Kaufhaus (KOKA) landesweit für seine Mitglieder erbringt, werden seither im Format ZUGFeRD 2.0 abgerechnet und automatisch an circa 70 Gemeinden, Gemeindeverwaltungsverbände und deren Eigenbetriebe versandt. Realisiert wurde dies durch die Neuentwicklung einer webbasierenden Lösung (TEK-Kontor) des Technologiedienstleisters TEK-Service AG. TEK-Kontor ermöglicht die Erzeugung von e-Rechnungen in den geforderten Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.0.

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Bereits 2014 hat die EU mit der Richtlinie 2014/55/EU die elektronische Rechnungsstellung als neuen Standard bei öffentlichen Aufträgen auf den Weg gebracht. Bis April 2020 soll nun der Einsatz der standardisierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 obligatorisch für die kommunale Verwaltung werden. Rathäuser und Landratsämtern arbeiten bundesweit mit Hochdruck an der Umsetzung der Zielvorgabe. Mit Spannung erwartet man darüber hinaus, wie sich die Wirtschaft auf diese Anforderungen einstellen wird. Denn die Fähigkeit zur Erzeugung von e-Rechnungen im geforderten Standard ist auch für Dienstleister, Lieferanten oder Handwerk ab diesem Zeitpunkt die Voraussetzung für die Auftragserteilung auf Bundes- und Landesebene.

KOKA - Strategie: Digitalisierung von Einkauf, Vergabe und Abrechnung

Umso interessanter liest sich die Digitalisierungsstrategie des GStB RLP. Seit 2016 bietet der kommunale Dachverband mit KOKA seinen Mitgliedern nicht nur einen landesweiten Einkaufsverbund, sondern auch die Möglichkeit, den operativen Einkauf im Tagesgeschäft über das webbasierende TEK-Portal des Dienstleistungsunternehmens TEK-Service AG aus Lörrach, elektronisch abzuwickeln. Mit jeder Bestellung der circa 70 Mitglieder schreibt sich so das jeweilige Leistungsverzeichnis eines bestimmten Rahmenvertrages fort, um dann durch die Vergabeexperten des GStB RLP als Ausschreibungsgrundlage für die nächste e-Vergabe herangezogen werden zu können.

"Es gilt, Grundlagen zu schaffen", so Klaus Fassnacht, der die Steuerung und Leitung der KOKA beim Gemeinde- und Städtebund RLP innehat. "Strategie und Taktik sind bei allen Digitalisierungsmaßnahmen ein Muss, da alles mit allem zusammenhängt. Ohne Digitalisierung des Einkaufes, keine belastbaren Daten für die e-Vergabe, und ohne e-Einkauf keine Daten für die digitalisierte Abrechnung." In der Rückschau wird damit für KOKA der rote Faden erkennbar.

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In Kombination mit der jüngsten Neuentwicklung des Technologie- und Servicedientsleisters TEK-Service AG, eine Plattform zur Erzeugung von e-Rechnungen zu entwickeln, ergab sich hieraus ein weiterer Mehrwert. Denn nicht nur TEK und den jeweiligen Lieferantenketten der Verwaltungen steht das Kontor zur Verfügung, sondern auch deren Kunden "Verwaltung". Beispielsweise bei der Rechnungslegung eines Eigenbetriebes an das übergeordnete Rathaus oder eines kommunalen Dachverbands an seine Mitglieder.

e-Rechnung mit Potential

"Wir freuen uns sehr, dass unser TEK-Kontor ein derartiges Potential mit sich bringt. Allerdings hatten wir diese Dimension bei Entwicklungsbeginn so nicht auf dem Schirm" resümiert Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrates der TEK-Service AG. "Eine der großen Herausforderungen stellte sich uns bei der Umsetzung der XRechnung. Bei ZUGFeRD 2.0 konnten wir auf unsere langjährigen Erfahrungen mit der Version 1.0 zurückgreifen, so dass wir schlussendlich beide Formate umsetzen konnten. Jeder autorisierte Rechnungssteller kann heute zwischen den beiden Varianten wählen.

Seitens KOKA hat man sich für ZUGFeRD 2.0 entschieden, um den Mitgliedern noch eine lesbare Variante zur Verfügung stellen zu können. Der Import der elektronischen Rechnungsdateien in den Rechnungsausgang des GStB RLP Finanzsystems (KIS) ist gewährleistet. Der hieraus entstandene Gewinn an Know-How soll zukünftig den Mitgliedern des GStB RLP zugute kommen.

Papiergestützte Rechnungen kosten Kommunen bis zu fünf Milliarden Euro im Jahr

Denn, dass sich die Umstellung auf eine digitale Rechnungsstellung lohnt, zeigen Erhebungen des Bundesministeriums des Innern im Rahmen des Leitfadens "Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung". Man geht dort von einem jährlichen Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro aus. Zudem ließe sich die Bearbeitungsdauer, von derzeit 25 Minuten um 50 Prozent verkürzen. Gewaltige Kennzahlen, die den GStB RLP ermutigen, den eingeschlagenen Weg weiter voranzugehen. Bis zum Jahresende", so Fassnacht, "werden wir voraussichtlich 350 bis 400 ZUGFeRD 2.0 -Rechnungen versandt haben. Tendenz steigend. In jedem Fall konnten wir vom Start weg unsere Verwaltungsarbeit erheblich vereinfachen."