Denn während eine Gehaltserhöhung sowohl für den Arbeitnehmer (AN) als auch für den Arbeitgeber (AG) eine höhere Steuerbelastung nach sich zieht, sind andere Arbeitgeberleistungen wie Warengutscheine oder Fortbildungsmaßnahmen innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei oder pauschal besteuerbar und sozialversicherungsfrei.
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Ein paar Beispiele verdeutlichen die Einspareffekte.
Ausgangslage:
Bruttolohnhochrechnung für Juli bei voller Steuerpflicht
500 Euro mehr Nettolohn für diesen AN in einem Monat würde einem Bruttolohn von 2.930 Euro entsprechen. Der Arbeitgeber (AG) müsste neben dem zusätzlichen Bruttolohn von 930 Euro noch 179 Euro zusätzlichen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung aufbringen.
Mehr Personalkosten AG: 1.109 Euro
Mehr netto AN: 500 Euro
Pauschal versteuerter Laptop
Da der AN sich mit der Prämie einen Laptop kaufen wollte, übereignet der AG anstelle der Prämie dem AN einen Laptop im Wert von 500 Euro und besteuert dies pauschal mit 25 % (plus 5,5 % Solidaritätszuschlag).
Mehr Personalkosten AG: 632 Euro
Mehr netto AN: 500 Euro
Steuerfreie Leistungen
Der AG wählt aus dem Katalog der steuerfreien Leistungen die Zuwendungen für den AN bis 500 Euro aus. Zum Beispiel gewährt der AG dem AN steuerfreie Gesundheitsleistungen.
Mehr Personalkosten AG: 500 Euro
Mehr netto AN: 500 Euro
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen (Auswahl)
Essenmarken, Restaurantschecks, Kantinenessen
Mahlzeiten vom Arbeitgeber sind nur mit den Sachbezugswerten von 3,00 Euro für Mittag- oder Abendessen bzw. 1,63 Euro für Frühstück, gemindert um Zuzahlungen des Arbeitnehmers, zu versteuern. Für Mahlzeiten in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Einrichtung (auch Gaststätte) kann der Arbeitgeber einen steuerfreien Zuschuss von bis zu 3,10 Euro für z. B. eine Essenmarke täglich gewähren, wenn der Arbeitnehmer den amtlichen Sachbezugswert hinzuzahlt oder versteuert. Nach der Rechtsprechung (Urteil des FG Düsseldorf vom 19.5.2010) funktioniert dies aber nicht, wenn die beteiligten Akzeptanzstellen mehrere Schecks pro Arbeitstag oder an den Wochenenden annehmen können und Missbräuche erfolgen.
Fahrtkosten für Reisekosten
Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit
Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber bei vorübergehender beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit sind zeitlich unbegrenzt:
- Tatsächliche Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug)
- Eigenes Fahrzeug:
PKW pauschal 0,30 Euro je gefahrenen km (Motorrad 0,20 Euro je km) + außergewöhnliche Kosten z. B. für Unfall
Kilometersatz, ermittelt aus tatsächlichen Gesamtkosten über 12 Monate (Ausnahme: unangemessene Luxusklasse)
unbesteuerte Gestellung von Firmenwagen
Doppelte Haushaltsführung
Erste und letzte Fahrt wie Reisekosten
Dazwischen eine Familienheimfahrt pro Woche, für PKW 0,30 Euro je km einfache Entfernung (volle Erstattung nur bei Behinderten).
Fehlgeldentschädigungen
Wer mit Geld umgeht, also Angestellte an Kassen oder im Zähldienst, verursacht hin und wieder Fehlbeträge. Diese kann der Arbeitgeber pauschal bis 16 Euro pro Monat steuerfrei erstatten.
Firmenwagen
Die Überlassung eines Firmenwagens ist immer dann lohnsteuerfrei, wenn der Arbeitnehmer den Wagen nur für solche Fahrten nutzen darf (Überwachung eines Nutzungsverbotes in den Lohnunterlagen dokumentieren), für die Reisekosten anfallen. Hat der Arbeitnehmer eine Garage zum Abstellen des Firmenwagens angemietet und ersetzt der Arbeitgeber die monatlich anfallende Miete, ist dieser Ersatz steuerfrei, wenn das Abstellen des Firmenwagens in der Garage ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgt.
Fortbildung
Berufliche Fort- und Weiterbildungsleistungen sind immer dann steuerfrei, wenn die Maßnahmen im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. D. h.: Das Ziel der Weiterbildungsmaßnahme muss ganz klar lauten, die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen zu erhöhen. Eine Weiterbildungsmaßnahme als Belohnung ist dagegen nicht steuerfrei.
Freigrenze für Sachbezüge
Geschenke, genannt Sachbezüge, sind steuerfrei, wenn der Vorteil für den Arbeitnehmer höchstens 44 Euro pro Kalendermonat beträgt. Dabei handelt es sich um eine Freigrenze (nicht Freibetrag). D. h.: Wurde in einem Monat die Grenze von 44 Euro überschritten, sind die gesamten Bezüge der Lohnsteuer zu unterwerfen (nicht nur der Betrag, der über 44 Euro hinausgeht).
Eine Umgehung der Versteuerung ist in diesem Fall nur möglich, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet, also Beträge über 44 Euro selbst zahlt.
Nicht unter die Freigrenze fallen Rabatte, von denen der Rabattfreibetrag abzuziehen ist, pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen sowie Sachbezüge, die nach amtlichen Sachbezugswerten (z. B. Mahlzeiten) oder gesetzlich festgelegten Durchschnittswerten (z. B. Pkw-Nutzung) zu besteuern sind.
Beispiele für die 44-Euro-Freigrenze:
Sachgeschenke aller Art sowie Belohnungsessen, die nicht bloße Aufmerksamkeiten sind
Mietvorteile bei der Überlassung einer Wohnung/Dienstwohnung. Dabei muss es sich jedoch um eine in sich geschlossene Einheit handeln und nicht um eine bloße Unterkunft
Warengutscheine/Benzingutscheine
Gesundheitsförderung
Freibetrag für Leistungen des Arbeitgebers bis zu 500 Euro jährlich je Arbeitnehmer:
Die Leistungen müssen zusätzlich (keine Barlohnumwandlung) zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Begünstigt sind auch Zuschüsse des Arbeitgebers an Arbeitnehmer, die diese für extern durchgeführte Maßnahmen aufwenden. Mitgliedsbeiträge an Sportvereine und Fitnessstudios werden von der Steuerbefreiung ausdrücklich nicht erfasst. Unter die Steuerbefreiung fällt aber, wenn durch den Arbeitgeber ein Zuschuss für Maßnahmen gewährt wird, die Sportvereine oder Fitnessstudios anbieten, die den fachlichen Anforderungen der Krankenkassen (§§ 20 und 20a SGB V) zur Prävention gerecht werden. Das sind folgende Handlungsfelder zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands sowie Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung:
Bewegungsprogramme/Reduzierung von Bewegungsmangel
Ernährung/Vermeidung von Mangel- und Fehlernährung und Übergewicht
Stressbewältigung und Entspannung
Suchtmittelkonsum/Förderung des Nichtrauchens, Reduzierung des Alkoholkonsums Gutscheine
Auch für Gutscheine gilt die oben genannte 44-Euro-Freigrenze (siehe Freigrenze für Sachbezüge), wenn der Arbeitnehmer mit dem Gutschein eine Sachleistung erhält (siehe Warengutscheine).
Kindergartenbeiträge
Beiträge für Kindergärten und andere vergleichbare Einrichtungen, in denen nichtschulpflichtige Kinder tagsüber betreut und versorgt werden, können Arbeitgeber steuerfrei gewähren. Dies gilt sowohl für betriebliche als auch für außerbetriebliche Einrichtungen.
Kleidung
Müssen die Arbeitnehmer Berufskleidung tragen, können Arbeitgeber die Kosten dafür zum Teil oder in vollem Umfang steuerfrei erstatten. Entscheidend ist allerdings, dass es sich hierbei um typische Berufskleidung handelt, also um Arbeitsschutzbekleidung bzw. uniformähnliche Dienstkleidung, bei der das Firmenlogo dauerhaft angebracht ist.
(Rechtsstand Januar 2014)
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Alexander Littich, LL.M.
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Mathias Paintner
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