Unternehmen hierzulande ändern ihre Zahlungsgewohnheiten nur langsam: Viele nutzen für Inlandsüberweisungen unverändert das herkömmliche Verfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl. Erst wenige Firmen setzen die so genannte SEPA-Überweisung ein, mit der sie seit 2008 Zahlungen in alle EU-Länder sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz tätigen können.
Noch ist der Einsatz im Inland freiwillig und nur für Auslandszahlungen verpflichtend. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) empfiehlt Firmen, eine vollständige Umstellung auf das SEPA-System frühzeitig und systematisch zu planen. Denn: Das SEPA-Verfahren wird nach Plänen der EU künftig auch im inländischen Zahlungsverkehr zur Pflicht.
Nationale Zahlverfahren sind ein Auslaufmodell. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass das deutsche Überweisungsverfahren voraussichtlich im Februar 2013 ausläuft. Ein weiteres Jahr später sollen auch Lastschriften allein im SEPA-Verfahren möglich sein. Nach Auffassung des BVBC sollten mittelständische Firmen dem Vorbild vieler Großunternehmen folgen und die SEPA-Thematik nicht auf die lange Bank schieben. Ohnehin werden grenzüberschreitende Zahlungsströme auch für kleine und mittelgroße Unternehmen zur Normalität. Mit einheitlichen Zahlungsverkehrsroutinen lassen sich deutliche Zeit- und Kostenvorteile im Finanz- und Rechnungswesen erzielen.
Was ist bei der Umstellung zu beachten? "Firmen sollten ihre Buchhaltungs- und Überweisungssysteme frühzeitig aktualisieren", empfiehlt Bilanzbuchhalterin Adelgunde Schmitt vom BVBC-Landesverband Bayern, die Unternehmen in Fragen der Betriebsorganisation berät. Eine systemgestützte Umwandlung von Bankdaten ins neue Format gelingt nicht immer fehlerfrei. Während die IBAN hierzulande 22 Stellen umfasst, variiert sie je nach Land zwischen 16 und 31 Stellen. "SEPA-Konverter haben mitunter Probleme mit den unterschiedlichen IBAN-Längen", warnt BVBC-Expertin Schmitt. Sicherheitshalber sollten Unternehmen alle buchhalterisch relevanten Stammdaten direkt mit ihren Kunden abstimmen. Positiver Nebeneffekt: Der Datenabgleich lässt sich zur persönlichen Kontaktpflege nutzen.
Auf diese Weise reduzieren Unternehmen auch die Gefahr von Falschüberweisungen. Denn Kreditinstitute gleichen die Identität von Zahlungsempfänger und Bankdaten nicht mehr ab. In jedem Fall sollten Finanzverantwortliche ausgehende SEPA-Überweisungen in der Startphase besonders gründlich prüfen. BVBC-Tipp: Wer für die SEPA-Umstellung einen Vorlauf von mindestens sechs Monaten einplant, kann mögliche Stolpersteine sicher erkennen und beheben.
Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de