Im Berufsleben kommt es häufig vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug überlässt, das diesem auch zur privaten Nutzung zur Verfügung steht. Die Überlassung von Dienstwagen ist insbesondere bei Berufsgruppen anzutreffen, die viel im Interesse des Arbeitgebers unterwegs sind (z. B. Außen- und Kundendienstmitarbeiter, Geschäftsführer, Handelsvertreter). Gerade dieser Personenkreis läuft Gefahr, Steuern und ggf. auch Sozialversicherungsbeiträge zu verschenken.
In der Überlassung eines Kraftfahrzeugs für private Zwecke ist ein geldwerter Vorteil zu sehen, der grundsätzlich zu Arbeitslohn führt, da die Kosten für das Fahrzeug regelmäßig vom Arbeitgeber getragen werden. Es handelt sich um einen Sachbezug, der zu bewerten ist. Wird der Pkw auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte unentgeltlich zur Verfügung gestellt, so liegt darin ebenfalls ein geldwerter Vorteil.
Hat der Arbeitnehmer Zugriff auf das betriebliche Kfz, so spricht die allgemeine Lebenserfahrung für eine private Mitbenutzung, wenn dem Arbeitnehmer kein oder nur ein geringwertigeres Fahrzeug zur Verfügung steht. Der Bundesfinanzhof hat diesen Beweis des ersten Anscheins in einer aktuellen Entscheidung grundsätzlich bestätigt (Urteil vom 07.11.2006, VI R 19/05), jedoch eine Entkräftung durch Darlegung eines möglicherweise abweichenden Geschehensablaufs zugelassen. Hier ist insbesondere an ein nicht zur zum Schein ausgesprochenes Verbot des Arbeitgebers, das Fahrzeug auch privat zu nutzen, zu denken. Dieses Verbot muss jedoch ausreichend und geeignet überwacht werden.
Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils sind zwei Berechnungsmethoden anwendbar.
Pauschalierung
Im Regelfall wird der geldwerte Vorteil pauschal nach der so genannten 1-Prozent-Methode ermittelt. In diesem Fall ist monatlich 1 Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung, zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und Umsatzsteuer, als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen; d.h. ein Jahresbetrag von 12 Prozent des Listenpreises ab Werk. Übernimmt der Arbeitgeber die Straßenbenutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren) für die mit einem Firmenwagen unternommenen Privatfahrten seines Arbeitnehmers, liegt darin die Zuwendung eines geldwerten Vorteils, der nicht von der Abgeltungswirkung der 1-Prozent-Regelung erfasst wird (BFH, Urteil vom 14. 9. 2005, VI R 37/03).
Pauschale oder kilometerbezogene Geldleistungen des Arbeitnehmers, die dieser monatlich oder auch jährlich für die Nutzung an den Arbeitsgeber zahlt, mindern im Kalenderjahr der Zahlung den geldwerten Vorteil. Das gilt auch für Zuschüsse des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Fahrzeuges im Jahr der Zahlung.
Einzelnachweis
Der Arbeitgeber kann aber auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Kfz ermitteln (z.B. Benzin, Reparaturen, Versicherung, Steuer, Abschreibung usw.) und den Einzelnachweis aller Fahrten führen sowie die Aufteilung dieser Gesamtkosten im Verhältnis der privat gefahrenen zu den übrigen gefahrenen Kilometern vornehmen (individuelle Methode). Die gefahrenen Kilometer sind getrennt nach Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und Dienstfahrten über ein Fahrtenbuch oder mittels eines Fahrtenschreibers nachzuweisen.
Der Bundesfinanzhof hat die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genau definiert (Urteil v. 16.03.2006, VI R 87/04). Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss danach grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. Für private Fahrten genügt die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein entsprechender Vermerk. Die Führung eines Fahrtenbuchs nur für einen begrenzten, repräsentativen Zeitraum ist nicht ausreichend.
Die tatsächlichen Gesamtkosten des Kraftfahrzeuges sind durch Belege im Einzelnen nachzuweisen. Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer aber nicht an die im Lohnsteuerabzugsverfahren angewandte Methode gebunden. Er kann also im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung die Anwendung der individuellen Methode durch Vorlage eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs verlangen. Für den Ansatz des (dann geringeren) Arbeitslohns in der Steuererklärung wird eine Aufstellung der Gesamtkosten des Fahrzeugs benötigt. Hier bedarf es der Mitwirkung des Arbeitgebers. Bei sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen sollte jedoch bedacht werden, dass eine nachträgliche Anwendung nur steuerliche Wirkung entfaltet.
Es sollte also frühzeitig über die günstigste Vorgehensweise nachgedacht werden, da sich der Arbeitgeber für lohnsteuerliche Zwecke in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für eine der beschriebenen Methoden für jedes Kalenderjahr festlegen muss. Das Verfahren darf bei demselben Fahrzeug während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden.
Für die Günstigerprüfung sollte daher der pauschal ermittelte private Nutzungswert mit den tatsächlich entstandenen Kosten des Kraftfahrzeugs verglichen werden. Ergibt sich ein Prozentsatz, der in krassem Missverhältnis zu der tatsächlichen privaten Nutzung des Fahrzeugs steht, sollte die individuelle Methode (Einzelnachweis durch ordnungsgemäßes Fahrtenbuch) gewählt werden. Da bei der Pauschalmethode der inländische Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung auch bei Gebrauchtfahrzeugen zugrunde zu legen ist, führt die Pauschalierung insbesondere bei diesen Fahrzeugen leicht zu nicht sachgerechten Ergebnissen. Gleiches gilt für ältere - bereits abgeschriebene - Fahrzeuge. In diesen Fällen kann es leicht passieren, dass der geldwerte Vorteil die tatsächlich entstandenen Aufwendungen übersteigt. Ist dies der Fall, lässt die Finanzverwaltung eine Deckelung des geldwerten Vorteils auf die tatsächlich entstandenen Kosten zu. Im Ergebnis hat damit der Arbeitnehmer für die private Nutzung einen Sachbezug zu bewerten, der den tatsächlichen entstandenen Aufwendungen entspricht (Privatanteil = 100 Prozent). Dieses Ergebnis gilt es durch rechtzeitige Planung und die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu vermeiden.(Michael von Arps-Aubert, Steuerberater/mf)