Wo liegen die Unterschiede bei den inzwischen verfügbaren Exchange-Betriebsarten - als lokale Installation, im Hybrid-Betrieb oder beim Provider? Eine Übersicht soll IT-Entscheidern, Business Development Managern und Admins da weiterhelfen.
Vor nicht allzu langer Zeit bedeutete der Betrieb von Microsoft Exchange in aller Regel eine lokale Installation des Servers, in Ausnahmefällen vielleicht noch der Betrieb bei einem Provider. Inzwischen hat sich das Angebot jedoch grundlegend geändert. Unternehmen können zwischen Exchange Online mit Office 365, Hybrid Exchange, Exchange Server (on premise) und Hosted Exchange wählen.
Für welches Unternehmen eignet sich welche Variante? Und wo liegen die Unterschiede in Sachen Lizenzen und Aufgaben für die eigene IT-Abteilung? Diesen Fragen möchte Microsoft mit einem Poster als Übersicht begegnen, mit dessen Hilfe sich IT-Verantwortliche und Einkäufer einen schnellen Überblick über die unterschiedlichen Varianten verschaffen können.
Auf einen Blick: Das Poster zeigt die unterschiedlichen Exchange-Varianten im Detail. Foto: Microsoft
Die Posterübersicht der in Sachen Exchange steht als PDF- oder Visio-Datei zum Download parat. Die 576 KByte große PDF-Datei misst in Originalgröße rund 1118 x 864 mm. Wer einen Ausdruck in Erwägung zieht, sollte aus Gründen der Übersichtlichkeit daher einen entsprechenden großformatigen Drucker am Start haben, oder die Posterdruckfunktion der Druckertreiber nutzen.
Inzwischen hat Microsoft eine ganze Reihe entsprechender Poster veröffentlich, wer sein Büro oder den Schulungsraum mit lehrreichem Wandschmuck ausstatten will, wird zu folgenden Themen fündig:
10. Backup-Check Wie ist das Backup organisiert? Die Aufwände für die Organisation eines Backups entfallen völlig beim Einsatz von Exchange Online. Durch die Spiegelung des Mail-Servers in mehreren Rechenzentren ist das Online-Hosting in der Regel sehr viel sicherer als bei lokal gehosteten Lösungen.
9. Integration Welche anderen Anwendungen greifen auf den Exchange-Server zu? Das Zusammenspiel von E-Mail und Anwendungen in einer durchgängig integrierten Arbeitsumgebung ist ein wesentliches Kriterium für die Akzeptanz durch die Anwender. Die meisten Anwendungen lassen sich auch für den Zugriff auf Exchange Online konfigurieren.
8. Datenvolumen Wie hoch ist das Datenvolumen der Anwender-Postfächer? Beim Einsatz von Exchange Online kann jeder Anwender in seinem Postfach bis zu 25 GB Speicherplatz verwalten.
7. Performance Wird eine spezielle Bandbreite für die Internetverbindung benötigt? Da alle Daten lokal zwischengespeichert (gecached) werden, spielt die Bandbreite eine untergeordnete Rolle.
6. Security-Check Wie teuer ist der aktuell eingesetzte Viren- und Spamschutz? Die Kosten für die Sicherheit des E-Mail-Systems sind in Exchange Online bereits enthalten. Auch um zeitraubende Tätigkeiten wie Wartung und Updates sowie um separate Verträge mit Security-Anbietern muss sich dann intern niemand mehr kümmern.
5. Unternehmens-Ausrichtung Ist das Unternehmen auf Wachstumskurs? Ständig die Server-Kapazitäten anzupassen, erfordert Zeit und Geld. Gerade bei einem schnellen Wachstum ist Exchange Online vorteilhaft, weil sich für neue Mitarbeiter sehr einfach und jederzeit weitere Postfächer hinzu buchen lassen.
4. Wünsche der IT-Abteilung Benötigt die IT-Abteilung eine Entlastung? Viele IT-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen sind spärlich besetzt und vollauf mit der Lösung von akuten Anwenderproblemen beschäftigt. Die Nutzung von Exchange Online bedeutet hier eine erhebliche Entlastung, weil das komplette E-Mail-Thema in punkto Wartung und Betreuung wegfällt. Die Administratoren können sich somit wichtigeren Aufgaben widmen.
3. Versions-Check Welche Version von Microsoft Office ist im Einsatz? Mit Office 2007 und 2010 kann Exchange Online sofort genutzt werden. Sind noch ältere Office-Versionen im Einsatz, besteht die Möglichkeit, über Office 365 eine lokale Office-Lizenz zu mieten.
2. Nutzer-Kriterien Sollen E-Mails und Kontakte mobil genutzt werden? E-Mails auf allen Geräten synchron zu halten, ist mit Exchange Online optimal möglich. Alle Smartphones inklusive iPhone, Android und Blackberry werden unterstützt. Beispielsweise in Projekten können Teams somit an den selben Dokumenten arbeiten.
1. Alter des bisherigen Mail-Servers Wie alt ist der jetzige E-Mail-Server? Spätestens wenn der Umstieg auf eine neue Version erforderlich wird und deshalb eine Datenmigration ansteht, sollte aus Kostengründen der Umstieg auf eine Online-Lösung geprüft werden.