ERP steht für "Enterprise-Resource-Planning". Es handelt sich hierbei um Systeme, die Unternehmen dabei helfen, ihre immer komplexer werdenden Strukturen zu optimieren. Gleichzeitig werden diverse Unternehmensstrukturen zentral gesteuert, wodurch Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können. Dies ermöglicht sowohl kleinen als auch mittelständischen Firmen stets einen Überblick in Echtzeit über die bestehenden Geschäftsprozesse. Soweit, so gut. Doch was müssen KMUs bei der Implementierung einer ERP-Software beachten und welche Vorteile hat sie genau?
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Was tut ein ERP-System?
In einem Unternehmen gibt es viele Aufgaben, die parallel durchgeführt werden müssen. Da passiert es schnell, dass man den Überblick verliert. Vor allem dann, wenn verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten müssen, bis dato aber noch nicht miteinander vernetzt sind. Dieser Umstand macht eine Firma nicht nur langsam, sondern vor allem ineffizient. Das wird gerade dann deutlich, wenn es heißt, sich gegen die bestehende Konkurrenz zu behaupten und auf absehbare Veränderungen des Marktes zu reagieren. Eine ERP-Software setzt an diesem Punkt an und hilft Betrieben dabei, einen Großteil der Prozesse zentral zu steuern.
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Kleine und mittelständische Unternehmen greifen oftmals auf sogenannte Insellösungen zurück. Das sind Einzelprogramme, die jeweils einen Aspekt innerhalb der Unternehmensstruktur beinhaltet - zum Beispiel Warenwirtschaftssysteme, Buchhaltungsprogramme oder ein Customer-Relationship-Management. Drei Softwarelösungen, die jede für sich arbeiten. Meist entsteht dadurch aber doppelte Arbeit. Denn für die Buchhaltung sind teilweise dieselben Daten notwendig, mit denen auch ein Warenwirtschaftssystem arbeitet. Während der Inhalt des CRM ebenfalls für den Vertrieb oder das Marketing relevant wäre.
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Was tut also ein ERP-System?
Es verarbeitet eine große Menge an Daten aus diversen Quellen oder Kommunikationssystemen und fügt die Inhalte zentral zusammen.
Es ermöglicht einem Unternehmen deutlich mehr Mobilität, als es vorher der Fall war. Denn durch die zentrale Steuerung können Firmen flexibel auf jegliche Änderungen regieren sowie Prozesse vereinfachen.
Die Funktionen einer ERP-Software
In der Regel beinhaltet ein Enterprise-Resource-Planning-System folgende Komponenten in einem einzigen Programm:
Ein- und Verkauf
Marketing
Buchhaltung
Vertrieb
Warenwirtschaft
Personalmanagement
Materialwirtschaft
CRM
Alle Funktionen kommunizieren in Echtzeit miteinander - langes Warten auf bestimmte Informationen gehört somit der Vergangenheit an. Dies ermöglicht beispielsweise eine bessere Planung der gesamten Produktion, weil Unternehmen auf einen Blick wissen, welche Ressourcen aktuell knapp sind, was sie nachbestellen müssen, wie viel Personal für die Aufgabe notwendig ist und wie in welcher Form es abgerechnet werden muss.
Was gilt es bei der Auswahl zu beachten?
Zunächst ist es wichtig, dass sich eine Firma detailliert mit der Thematik beschäftigt. An dieser Stelle kann ein Wiki wie dieses hier hilfreich sein. Denn nur wenn das Unternehmen weiß, welche Prozesse das ERP-System vereinfachen und welchen Funktionsumfang es besitzen soll, kann die richtige Entscheidung treffen.
1. Der Funktionsumfang:
Oben wurde bereits beschrieben, über welche Funktionen ein ERP-System in der Regel verfügt. Wichtig ist jedoch in erster Linie, dass sie der Firma auch wirklich nützlich sind. Gerade bei Start-Ups sind die Strukturen noch nicht so komplex aufgebaut. Daher werden diese am Anfang nicht den kompletten Funktionsumfang benötigen. Es bringt nichts, viele Programme zu haben, die man im Endeffekt nicht nutzt und die somit nur unnötig Geld kosten.
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2. Die Kosten
Kleine und mittelständische Unternehmen haben kein so großes Budget wie Großkonzerne. Daher ist es wichtig, dass die ERP-Software den größtmöglichen Umfang besitzt, aber zu einem erschwinglichen Preis zu erwerben ist. Man sollte daher unbedingt auf Branchenlösungen achten, die auf einzelne Wirtschaftszweige spezialisiert wurden. Diese sind in der Regel günstiger als Komplettlösungen. Ebenso wichtig ist die Wahl zwischen einer On-Premise-Lösung oder einer Cloud-Variante. Eine Cloud bietet den Vorteil, dass keine zusätzliche Hardware oder Ressourcen in Form von IT-Spezialisten benötigt werden. Es bedarf außerdem keines Speicherplatzes, weil dieser vom Anbieter extern bereitgestellt wird.
3. Benutzerfreundlichkeit
Die Implementierung benötigt Zeit. Gleichzeitig brauchen die Mitarbeiter ebenfalls ein Zeitfenster, um sich einzuarbeiten. Daher ist es wichtig, dass die User Experience stimmt.
4. Sicherheit
Der Datenschutz ist ein äußerst wichtiges Thema. Schließlich werden in das System relevante Inhalte über Geschäftspartner sowie Kunden eingepflegt. Daher gilt es nicht nur den Totalverlust der Inhalte zu verhindern, sondern ebenfalls der unbefugte Zugriff auf die Daten Dritter. Hilfreich ist es, sich den Anbieter der ERP-Software genauer anzusehen. Denn je nachdem, in welchem Land der Hauptsitz des Unternehmens ist, gibt es andere Datenschutzbestimmungen, die nicht unbedingt mit denen in Deutschland übereinstimmen. Weiterhin ist es unabdingbar, sich mit der neuen Datenschutzverordnung auseinanderzusetzen.
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Die Vorteile einer Enterprise-Resource-Planning-Software im Überblick
Wie bereits erwähnt, verfügt ein solches System über einen deutlich größeren Funktionsumfang als es bei Insellösungen der Fall ist. Dies führt wiederum zu einer enormen Arbeitserleichterung, weil Unternehmen nicht mehr viele Programme im Blick behalten müssen, sondern eine einzige Software für mehrere Prozesse zuständig ist. Dieser Umstand ermöglicht es den Nutzern, Kosten zu senken. Denn viele separate Programme kosten nicht nur mehr, sie benötigen außerdem deutlich mehr Hardware. Da sich eine Firma jedoch individuell die Funktionen zusammenstellen kann, die es wirklich benötigt und dadurch nicht gezwungen wird, ein überteuertes Komplettpaket zu erwerben, sind die entstehenden Ausgaben kalkulierbar. Gleichzeitig erhalten die Betriebe ein höheres Maß an Flexibilität. Wenn das Unternehmen wächst und die Strukturen komplexer werden, stellt es kein Problem dar, die Funktionen zu erweitern.
Das bedeutet konkret:
Prozesse werden automatisiert
Bearbeitungszeiten werden verkürzt
Kosten fallen geringer aus und sind kalkulierbar
Höhere Transparenz und mehr Flexibilität
Unternehmensstrukturen werden optimiert
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Fazit: ERP-Systeme für jede Unternehmensgröße
Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich, ob sich für ihre Firmengröße ein ERP-System lohnt. Die Antwort darauf ist ein klares Ja! Denn sowohl die Größe als auch die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter ist irrelevant für die Kaufentscheidung. Wichtig ist indes nur, ob die Strukturen so komplex sind, dass sich eine ERP-Software lohnt. Und dies ist in der Regel der Fall. Allein schon deswegen, um große Datenmengen besser und übersichtlicher zu verarbeiten, um schnell auf Änderungen zu reagieren und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Einen Überblick über aktuelle ERP-Software-programme für Gründer sowie KMUs können sich Interessierte im Übrigen hier verschaffen. (rw)