Erfolg dank Wissensmanagement

Wissen wird für Unternehmen und Organisationen immer wertvoller. Wie aber weiß ein Unternehmen, was es weiß? Know-how im Unternehmen ist oft weit gestreut und kommt nicht über Abteilungsgrenzen hinweg. Das erfordert ein erfolgreiches Knowledge-Management.

Grundsätzliches heißt das zunächst einmal: Wissen bündeln, sinnvoll verwalten und sein Potenzial zu Tage fördern. Ganz so leicht ist das jedoch leider nicht. Geeignete Tools, wie zum Beispiel Social Intranets, helfen dabei, Brücken zwischen Wissensinseln zu schlagen und dadurch Geschäftsabläufe zu beschleunigen.

Knowledge-Management - Definition

Beim Knowledge-Management/Wissensmanagement geht es um den Erwerb, die Entwicklung, den Transfer, die Speicherung und die Nutzung von Wissen. Dabei geht Wissensmanagement weit über ein bloßes Informationsmanagement hinaus. Information ist die Voraussetzung zur Generierung von Wissen – dieses entsteht jedoch nicht nur durch die bloße Anhäufung von Informationen. Vielmehr schaffen wir Wissen, wenn wir Informationen mit vorhandenem Vorwissen verknüpfen, interpretieren und nutzbar machen.

Im Wissensmanagement unterscheidet man zwischen explizitem und implizitemWissen. Das erste wird auch als „embrained knowledge“ bezeichnet. Dieses bewusste Wissen hängt von den eigenen konzeptionellen Fähigkeiten ab und kann bewusst aktiviert werden. Ein Beispiel dafür ist fachspezifisches Wissen.

Die zweite Sorte von Wissen wird auch als „embodied knowledge“ bezeichnet. Es ist aktionsorientiert und resultiert aus bereits getätigten Erfahrungen. Dazu gehören kognitive Fähigkeiten, wie mit Konzepten und Erfahrungen umzugehen ist, aber auch Fertigkeiten wie die handwerkliche Herstellung eines Produkts. Dieses implizite Wissen kann bei Weitem nicht so leicht übertragen werden wie explizites Wissen, sondern lediglich durch intensive Interaktion.

Wissensmanagement geht nur durch Interaktion

Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, das explizite und implizite Wissen, über das die einzelnen Organisationsmitglieder verfügen, hervorzubringen, zu organisieren und nutzbar zu machen. In Unternehmen ist vor allem das implizite Wissen eine Quelle für Wettbewerbsvorteile. Leider ist gerade dieses besonders schwer zu verankern. Das bekannteste Modell für das Wissensmanagement – die Wissensspirale von Nonaka und Takeuchi – geht davon aus, dass organisationsweites Wissen erst durch den kontinuierlichen Austausch zwischen explizitem und implizitem Wissen der einzelnen Organisationsmitglieder entstehen kann.

Lesetipp: Knowledge-Management - Wettbewerbsvorteil Wissen

Soweit zur trockenen Theorie, nun weiter zur Praxis. Denn die eigentliche Frage für Unternehmen ist ja: Wie wissen wir, was wir wissen (und wie nutzen wir das als Wettbewerbsvorteil)?

Wenn wir wüssten, was wir wissen...

In allen Organisationen und Unternehmen ist Wissen im persönlichen Wissensschatz der Mitarbeiter vorhanden. Oft wird dieses Wissen jedoch nur begrenzt genutzt. Ein probates Mittel um darauf zuzugreifen ist Social Software, beispielsweise innerhalb eines Intranets. Denn persönliches Wissen kommt zu Tage, wenn es in Interaktionen gebraucht wird. Zum Beispiel dann, wenn in einem Social Intranet von einem Mitarbeiter eine Frage gestellt wird und ein anderer diese liest und beantworten kann. Auch bisher „unbekannte“ Wissensbestände werden so genutzt.

Die Expertenfindung kann in Unternehmen durch die aus sozialen Netzwerken bekannten Funktionen, wie Activity Streams oder einen Team Chat, beschleunigt werden. Social Software kann den Informationsfluss auch über Hierarchieebenen und Abteilungsgrenzen hinweg unterstützen.

Keineswegs unterschätzt werden sollte bei alledem der Aspekt der Unternehmenskultur. Wissensmanagement kann nur in einer Kultur des aktiven Austauschs gelingen. Das heißt, Wissen sollte – zumindest innerhalb des Unternehmens – als anti-rivales Gut behandelt werden.

Social Collaboration: Rettung von der einsamen Wissensinsel

Die hierarchische Struktur des Organigramms bildet in vielen Unternehmen nicht die tatsächliche Praxis ab. Bei näherer Betrachtung zeigt sich ein informelles Netzwerk unter den Mitarbeitern, über das ein Großteil der Leistung erbracht wird. Der Austausch innerhalb dieses Netzwerks kann durch Social Collaboration Software unterstützt werden.

Digitale Projektgruppen sind eine gute Möglichkeit, die Wissensarbeit zu organisieren. Sie ermöglichen direkte Kommunikation und einen leichten Austausch von Dokumenten. Dadurch reichert sich hier Wissen an. Die Beiträge der Gruppenmitglieder bilden mit der Zeit eine Sammlung des themenspezifischen Wissens, das dann in ein Wiki überführt werden kann. Auf diesen zentralen Wissensspeicher können wiederum ähnliche Projekte zurückgreifen.

Wissen sichten und sichern

Wissensdatenbanken nach dem Wiki-Prinzip ermöglichen es, explizites Fachwissen und Dokumente zu speichern, zu kategorisieren und zugänglich zu machen. Kategorisierungen und Verknüpfungen innerhalb der Artikel ordnen das Wissen. Eine langwierige Suche nach Informationen entfällt.

Lesetipp: Knowledge Base im IT Support - Wie Sie eine Wissensdatenbank aufbauen

Wissen und Dokumente aller Art werden zentral verwaltet und sind jederzeit abrufbar. So kann auch der Verlust von Know-how (etwa durch den Abgang von Mitarbeitern) reduziert werden.

Erst wenn die Funktionen von Social Collaboration und Wikis miteinander verknüpft werden, spielen sie ihre Stärken im Wissensmanagement voll aus. Die Synergien, die sich zwischen ihnen ergeben, fördern den Transfer von implizitem und explizitem Wissen. Das gilt insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Verbänden aus vielen Einzeleinrichtungen.

Wissensmanagement am digitalen Arbeitsplatz

Erfolgreiches Wissensmanagement ist nicht zuletzt ein wichtiger Aspekt eines übergeordneten "Digital Workplace"-Konzepts. Denn ein solcher digitaler Arbeitsplatz verfolgt ein Ziel: Die richtigen Informationen erreichen die richtigen Personen zur richtigen Zeit. Die Ressourcen Wissen, Erfahrung und Kreativität sind hier leicht zugänglich und können entsprechend schnell genutzt werden. So kann ein Digital Workplace beispielsweise die unternehmensweite Expertensuche und die daran anschließende Kommunikation vereinfachen.(bw)