Nur noch wenige Tage sind es, bis Anfang 2012 die gute alte Lohnsteuerkarte aus Papier endgültig ausgedient hat. Ab dann soll der Lohnsteuerabzug über die neuen Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) geregelt werden. Für das neue Verfahrenmuss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber nur noch das Geburtsdatum und seine Steuer-ID mitteilen und angeben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. So wird der Arbeitgeber berechtigt, die ELStAM des Arbeitnehmers elektronisch abzurufen.
Weil die Lohnsteuer einen erheblichen Teil des gesamten Steueraufkommensausmacht, ist die Finanzverwaltung natürlich an einer möglichst reibungslosen Umstellung interessiert und hat daher begonnen, einen Frage-Antwort-Katalog für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu dem neuen Verfahren zu erstellen. Die Informationen zum Ablauf des neuen Verfahrens aus dem Katalog sind hier thematisch zusammengefasst.
Arbeitnehmerinformation
Die erstmalig gebildeten ELStAM werden dem Arbeitnehmer im Herbst 2011, also noch vor Beginn des elektronischen Verfahrens im Rahmen eines gesonderten Anschreibens durch sein Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen der ELStAM sind aus der Lohnabrechnung des Arbeitgebers ersichtlich. Ferner können sie beim Finanzamtangefragt sowie über das ELSTER-Online-Portal eingesehen werden.
Zugriff auf die Steuer-ID
Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor2012 bestanden, liegt dem Arbeitgeber die Steuer-ID bereits vor, weil sie auf der Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung aufgedruckt ist. Für ein neues Arbeitsverhältnis ab dem Jahr 2012erhält der Arbeitgeber die Steuer-ID vom Arbeitnehmer. Eine Online-Abfrage der Steuer-ID durch den Arbeitgeber ist nichtmöglich, da ausschließlich der Arbeitnehmer berechtigt ist, beim Finanzamt die Steuer-ID anzufragen.
Fehlende Steuer-ID
Der Arbeitgeber ist für eine fehlende Steuer-ID des Arbeitnehmers nicht verantwortlich. Stattdessen muss der Arbeitnehmer die Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt erfragen. Wenn ohne Verschuldendes Arbeitnehmers keine Steuer-ID vorliegt, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monaten die voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden. Der Arbeitgebermuss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Arbeitnehmer, denen bisher keine Steuer-ID zugeteilt wurde, erhalten vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung, die die Funktion der ehemaligen Lohnsteuerkarte übernimmt. Der Arbeitgeber hat in diesen Fällen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN zu übermitteln. Diese eTIN wird auf der vom Finanzamtausgestellten Ersatzbescheinigung ausgewiesen.
Weigerung des Arbeitnehmers
Weigerung des Arbeitnehmers
Weigert sich der Arbeitnehmer, die Steuer-ID mitzuteilen, kann der Arbeitgeber keine ELStAM abrufen. In diesem Fall ist er verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden. Weil die Weigerung des Arbeitnehmers in der Regel ohnehin in den betrieblichen Unterlagen vermerkt wird, muss der Arbeitgeber dies nicht gesondert im Lohnkonto aufzeichnen. Allerdings ist die Anwendung der Steuerklasse VI im Lohnkonto zu dokumentieren.
ELStAM-Bereitstellung
In der Regel werden die ELStAM bereits einen Tag nach Anmeldung des Arbeitnehmers bereitgestellt. Zu Beginn des Verfahrens wird jedoch mit bis zu fünf Tagen zurechnen sein. Außerdem ist die Anmeldung und damit auch der Abruf der ELStAM erst ab dem Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses zulässig. Ein früherer Abruf wird mit einer Fehlermeldung zurückgewiesen. Die monatlichen Änderungslistenwerden frühestens am letzten Arbeitstag eines Monats nach20 Uhr und spätestens am 5. Arbeitstag des Folgemonats zur Verfügung gestellt.
ELStAM-Änderungen
Neue ELStAM werden nur mitgeteilt, wenn sich Änderungen an den Daten ergeben haben. Diese Änderungen werden unabhängig vom Jahreswechsel mitgeteilt. Zum Jahreswechsel werden nur ELStAM bereitgestellt, wenn sie erstmals anzuwenden sind oder zum 1. Januar des neuen Jahres geändert werden. Die Änderungsliste kann der Arbeitgeber spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres jederzeit beliebig oft abrufen. Pro Monat wird eine Änderungsdatei je Arbeitgeberbereitgestellt. und jede hat eine laufende Nummer von 01 bis 12entsprechend dem jeweiligen Monat.
Datenumfang
Die ELStAM umfassen alle Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen, also die Steuerklasse, den Faktor bei Steuerklasse IV, die Kirchensteuermerkmale des Arbeitnehmers und dessen Ehegatten, die Zahl der Kinderfreibeträge sowie Frei- und Hinzurechnungsbeträge. Angaben über die Religion erhält der Arbeitgeber in den ELStAM nur für die Religionen, die im jeweiligen Bundesland als erhebungsberechtigte Religionsgemeinschaften geführt werden.
Korrektheit
Der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden und muss daher nicht prüfen, ob die ELStAM korrekt sind. Sollten die ELStAM falsch sein, können diese nur nach Antrag des Arbeitnehmers vom Finanzamt geändert werden.
Datenverlust
Datenverlust
Der Arbeitgeber hat bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten die Möglichkeit, eine sogenannte Brutto-Liste beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält.
Nebenarbeitsverhältnis
Die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden. Deshalb muss der Arbeitgeber auch ein Nebenarbeitsverhältnis anmelden, bei dem der Lohn nach Steuerklasse VI abgerechnet wird.
Doppelte Anmeldung
Ein neuer Arbeitgeber kann sich auch dann als Hauptarbeitgeber anmelden, wenn der Arbeitnehmer vom alten Arbeitgeber noch nicht abgemeldet worden ist. Deralte Arbeitgeber wird dann automatisch als Nebenarbeitgebereingestuft. Eine doppelte Anmeldung durch denselben Arbeitgeberwird dagegen automatisch zurückgewiesen.
Verspätete Anmeldung
Für jeden Arbeitnehmer werden mitWirkung ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses ELStAM bereitgestellt,auch wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer erstverspätet anmeldet.
Falsche Anmeldung
Es gibt keine spezielle Stornofunktion. Umeine fehlerhafte Anmeldung zurückzunehmen, muss der Arbeitgeberden Arbeitnehmer mit dem Datum der ursprünglichenAnmeldung abmelden und anschließend eine erneute Anmeldungmit den richtigen Daten vornehmen.
Vergessene Abmeldung
Eine automatische Abmeldung erfolgt nicht. Wenn sich ein neuer Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der vorherige Arbeitgeber zum Nebenarbeitgeber,falls er vergessen hat, die Abmeldung vorzunehmen.
Neue Steuernummer
Ändert sich die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers, dann wird dies in der Berechtigungsverwaltung nachvollzogen. Mit der bisherigen Steuernummer kann noch für ein weiteres Jahr abgerufen werden, danach ist der Abruf nur noch mit der neuen Steuernummer zugelassen.
Lohnzahlungen
Vorschüssige Lohnzahlungen
Erfolgt die Lohnzahlung vorschüssig am Anfang des Monats, liegen dem Arbeitgeber die aktuellen Änderungen für den betroffenen Monat bei der Lohnzahlung noch nicht vor, da der Abruf der Änderungsliste erst nach Ablauf des Monats erfolgt. Sind daher für einen Arbeitnehmer geänderte ELStAM zu berücksichtigen, ist in der Regel eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erforderlich. Bei einer nachschüssigen Lohnzahlung ergibt sich dieses Problem normalerweise nicht, weil beantragte Änderungen in der Regel erst ab dem Folgemonat gelten und damit dem Arbeitgeberrechtzeitig vorliegen. Nur bei einer rückwirkenden Korrektur der ELStAM ist auch hier eine Korrekturunumgänglich.
Nachträgliche Lohnzahlungen
Der Lohnsteuerabzug für Zahlungen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses hängt von derArt der Zahlung ab. Bei Nachzahlungen, z.B. Korrekturen für einen abgelaufenen Monat, sind die bereits bekannten ELStAM für den jeweiligen Monat zu verwenden. Eine erneute Anmeldung oder verspätete Abmeldung des Arbeitnehmers ist dann also nicht notwendig. Werden dagegen einmalige Zahlungen, insbesondere Abfindungen, geleistet, sind die ELStAM zum Zeitpunkt der Zahlung zu verwenden. Das ist im Regelfall die Steuerklasse VI, wenn der Arbeitnehmer bereits ein neues Beschäftigungsverhältnis aufgenommen hat. Dafür muss der Arbeitgeber also neue ELStAM anfordern und abrufen.
Weitere Fragen
Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen ist das zuständige Finanzamt. Bei technischen Problemen beim Abruf der ELStAM hilft die ELSTER-Hotline weiter.
Spannend bleibt jetzt noch, wie gut die Einführung der ELStAM zum Jahreswechsel klappt. Die Bilanz der staatlich verordneten Internetprojekte im Steuer- und Sozialrecht ist jedenfalls in der Vergangenheit eher durchwachsen gewesen. Auch die letzten Gesetzesänderungen für ELStAM werden erst kurz vor dem Jahreswechsel abgeschlossen sein. (oe)
Quelle: www.shc.de