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Im heutigen Firmenalltag sind papierlose Prozesse immer noch ein Wunschtraum. Das zeigt eine aktuelle Studie von Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement. Demnach kämpfen Unternehmen nach wie vor mit der Verwaltung ihrer Papierdokumente. Viele Führungskräfte messen dieser Aufgabe zudem einen zu geringen Stellenwert bei.
Und die meisten Unternehmen sind angesichts der Stapel von Abrechnungsbelegen, Kundenkarteikarten, Lizenzen und Rechnungen schlichtweg überfordert. Hinzu kommt, dass die Unterlagen und Akten in den teuren Immobilien der Großstädte immer mehr Platz beanspruchen.
Umso wichtiger sind deshalb effiziente Prozesse für das Management von Papierdokumenten. Iron Mountain hat fünf praktische Schritte zu effizienteren Papierprozessen zusammengestellt: "Papierarmes" statt "papierloses" Büro, Organisieren und Segmentieren von Informationen, den gesetzlichen Rahmen kennen, Archivieren außerhalb des Firmengeländes und Vorsicht vor Pauschallösungen (Details dazu auf der folgenden Seite).
Praxistipps für effiziente Papierprozesse
1. "Papierarmes" statt "papierloses" Büro
Das papierlose Büro ist kurz- bis mittelfristig nicht realisierbar. Während die Papierarchive immer größer werden, steigt auch die Menge der digitalen Informationen exponentiell an. Gleichzeitig sehen sich Unternehmen mit immer strengeren gesetzlichen Regelungen hinsichtlich Aufbewahrungsrichtlinien und sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen konfrontiert. Knappe Budgets, veraltete Systeme und Prozesse sowie über mehrere Abteilungen hinweg verteilte Zuständigkeiten erschweren diese Situation zusätzlich. Die pragmatischste Lösung ist hier ein Hybridmodell, bei dem alle Arten von Informationen - physisch und digital - berücksichtigt und im Rahmen einer kohärenten Informationsstrategie verwaltet werden.
2. Organisieren und Segmentieren von Informationen
Viele Unternehmen unterhalten riesige Papierarchive und wissen nicht, wo sie für ein besseres Management ansetzen sollen. Das Geheimnis liegt in der Segmentierung. Verantwortliche müssen wissen, welche Dokumente geschäftskritisch sind - und wo sie sich befinden. Dabei müssen sie unterscheiden zwischen geschäftskritischen Akten, betrieblichen Dokumenten, aktiven und inaktiven Informationen sowie nicht mehr benötigten Daten, die vernichtet werden können. Mithilfe dessen können Unternehmen erste Schritte zur Lösung des Papierproblems umsetzen - und sicherstellen, dass sich die internen Ressourcen auf die Verwaltung der wertvollsten Dokumente fokussieren.
3. Den gesetzlichen Rahmen kennen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden immer strenger und komplexer. International tätige Unternehmen müssen sich zudem mit unterschiedlichen und sich teilweise widersprechenden Gesetzen in den einzelnen Märkten auseinandersetzen. Sie müssen sich einen Weg durch das bürokratische Minenfeld bahnen und sicherstellen, dass sie die rechtlichen Vorschriften einhalten und wissen, was sie wie und bis wann aufbewahren bzw. vernichten sollten. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Experten. Diese können dabei helfen, Dokumente gemäß den jeweils geltenden Regelungen zu archivieren und Aufbewahrungszeiträume zu steuern. Damit lassen sich Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg effizient verwalten - von der Erstellung bis zur sicheren Vernichtung.
4. Archivieren außerhalb des Firmengeländes
Zu den versteckten Kosten für die unternehmensinterne Einlagerung von Unterlagen kommen die offensichtlicheren Kosten für die Zeit, die das Personal mit dem Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von Unternehmensakten verbringt. Ein vertrauenswürdiger Dienstleister kann hier unterstützen und sich um die meisten eingehenden Papierdokumente unter Einhaltung aller Compliance-Anforderungen kümmern - bevor diese an das Unternehmen gehen. Benötigte Dokumente werden dabei digitalisiert und in die entsprechenden Prozesse, zum Beispiel die Rechnungsabwicklung, integriert. Weniger häufig verwendete Originalunterlagen kann der externe Partner dagegen für einen vereinbarten Zeitraum außerhalb des Unternehmens archivieren und anschließend sicher vernichten.
5. Vorsicht vor Pauschallösungen
Es gibt keinen Königsweg für die Digitalisierung. Die gängige Meinung: "Digitalisiere alles, vernichte die Papierdokumente - und fertig ist das papierlose Büro" funktioniert nicht. Im Gegenteil: Dieser Ansatz führt unweigerlich zu einer Überinvestition, da Dokumente digitalisiert werden, die Unternehmen wahrscheinlich nie mehr benötigen. Damit verschlechtert sich die Situation möglicherweise sogar. Anstatt also alle Unterlagen zu scannen, sollten Verantwortliche herausfinden, wie sich die Informationen für das eigene Unternehmen am besten nutzen lassen, und erst anschließend in die Digitalisierung der häufig verwendeten Dokumente investieren. (tö)