GoBD-konforme Software von Lexware

E-Mails rechtssicher archivieren

26.11.2018 von Ronald Wiltscheck
Lexware archivierung ist eine GoBD-konforme und revisionsgerechte Archivierungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer. Nun vermag die Lösung des Freiburger Softwarehauses auch noch E-Mails automatisch und rechtssicher zu archivieren.

Weil viele geschäftsrelevante Dokumente nur noch per E-Mail versendet und empfangen werden, ist deren rechtskonforme Archivierung unabdingbar. Nach den Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Unternehmer seit Januar 2017 dazu verpflichtet, alle E-Mails, die buchungsrelevante Geschäftsvorgänge enthalten, revisionssicher aufzubewahren beziehungsweise zu dokumentieren - inklusive der dazugehörigen Datei-Anhänge.

Die E-Mail wird in ihrer rechtlichen Bedeutung oft vollkommen unterschätzt. Dies völlig zu Unrecht, da die in einer E-Mail enthaltene Information rechtsrelevant ist und ihr im Geschäftsverkehr im Prinzip dieselbe Bedeutung zukommt wie ihrem Pendant in Papierform.
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Lesetipp: E-Mail-Archivierung und ihre technischen Grenzen

Dies bezieht sich auf jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung sowie zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäfts (z.B. Bestellungen, Rechnungen oder Retouren). Das heißt, aufbewahrungspflichtige E-Mails und die dazu gehörigen Anhänge müssen vollständig und nachvollziehbar archiviert sowie vor Manipulation und Veränderung geschützt werden.

E-Mail-Archivierung vom Gesetzgeber gefordert

"Lexware archivierung" erfüllt die Vorgaben des Gesetzgebers. Die Software ist in wenigen Minuten auf einem Windows-Client oder ­­­­­­­Apple-Rechner installiert. Sobald der User sein E-Mail-Konto via IMAP (Internet Message Access Protocol) an Lexware archivierung angebunden hat, kann er seine E-Mails samt Anhängen archivieren. Das E-Mail-Protokoll IMAP wird von E-Mail-Anbietern wie t-online, gmx, web, yahoo und AOL unterstützt. Die E-Mails können auf Wunsch auch vollautomatisch - etwa zu bestimmten Zeitpunkten, von ausgewählten Absendern und mit vordefinierten Inhalten in den vom User vorbestimmten Ordnern archiviert werden.

Lesetipp: Grundlagen revisionssicherer Archivierung

Lexware archivierung lässt sich einen Monat lang kostenlos testen, danach werden Gebühren in Höhe von knapp 20 Euro monatlich fällig. Zwei User können sich dort 5 GB an Speicherplatz teilen, alle weiteren 5 GB an zusätzlichem Speicherplatz gibt es jeweils für 14,90 Euro monatlich, jeder weitere User kostet monatlich 12,90 Euro obendrauf.