Sobald mehr als zwei Beteiligte an einem Projekt arbeiten, ist es schwierig, alle zu jeder Zeit auf dem gleichen Kenntnisstand zu halten. Die Wahl des passenden Kommunikationsmittels ist daher besonders wichtig.
Um Verständnisfragen zu klären, ist ein Telefongespräch oder -konferenz ein passendes Mittel. Foto: Powwownow
E-Mails sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Die Kommunikation via E-Mail ist einfach, schnell und für alle Beteiligten transparent. Häufig werden sie jedoch falsch und inflationär eingesetzt, wenn etwa viele Menschen an einem Entscheidungsprozess teilhaben. Dann gehen sie hin und her, einige Reaktionen überschneiden sich und Missverständnisse sind vorprogrammiert. Hier wäre beispielsweise eine Telefonkonferenz das Kommunikationsmittel der Wahl. Telefonkonferenzen sind effizient und unkompliziert - vorausgesetzt der Organisator bereitet sie gut vor, indem er zum Beispiel eine kurze Agenda festlegt, die er allen Teilnehmern rechtzeitig vor dem Termin zukommen lässt. Andererseits hat die E-Mail den Vorteil, dass Sachverhalte schriftlich fixiert werden. Wann also sollte man zu welchem Kommunikationsmittel greifen?
Die E-Mail ist das geeignete Kommunikationsmittel...
zur Weitergabe wertvoller Informationen an einen klar definierten Empfängerkreis, bei der keine Antwort erforderlich ist, oder zur Kenntnisnahme (for your information, "FYI")
zum Erteilen eines Auftrags, idealerweise mit klarem Hinweis in der Betreffzeile, zum Beispiel "Bitte prüfen" oder "Bitte bestellen"
zur Übergabe von Dokumenten
zum Versand eines Ergebnisprotokolls nach einer Telefonkonferenz
Das Telefon ist die bessere Wahl...
für die Echtzeit-Kommunikation über mehrere Standorte hinweg - bei mehreren Teilnehmern am besten in Form einer Telefonkonferenz
zur Klärung von Verständnisfragen und Erläuterung komplexer Sachverhalte
zum Ideenaustausch oder Brainstorming
zur Weitergabe vertraulicher Informationen; diese wären nach Versand per E-Mail an mehrere Empfänger nicht mehr geheim
bei heiklen Angelegenheiten, die sich besser im Gespräch klären lassen
Fazit:Für sensible Themen sollten Anwender besser zum Telefonhörer greifen. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und bereits entstandene Konflikte auflösen. Für die Echtzeit-Kommunikation mit mehreren Beteiligten, für Brainstormings und Diskussionsrunden bieten sich Telefonkonferenzen an. E-Mails hingegen eignen sich für die Weitergabe von Dokumenten oder Informationen an einen fest definierten Empfängerkreis. (bw)
Social-Business-Plattformen im Vergleich -
Social-Business-Plattformen im Vergleich Wenn Teams Projekte gemeinsam bearbeiten, können Social-Business-Plattformen eine sinnvolle Lösung sein. Mit ihrer Hilfe kann die Kommunikation konstant und übersichtlich gestaltet werden, insbesondere dann, wenn die Beteiligten über mehrere Standorte verteilt sind. Allerdings passt nicht jede Software zu jedem Team. Der folgende Vergleich gibt einen Angebotsüberblick.
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