In diesem Beitrag stellen wir Ihnen einige bekannte Archivierungslösungen für Microsoft Exchange vor. Viele der Produkte arbeiten auch mit anderen Mail-Servern zusammen. Dieser Überblick erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, dazu befinden sich zu viele Lösungen für Exchange am Markt.
Wir haben an dieser Stelle eine Auswahl an Produkten zusammengestellt und Stärken sowie Zielgruppen näher beleuchtet. Folgende Lösungen haben wir uns näher angesehen:
• Securepoint Unified Mail Archive (UMA)
• Reddoxx
• GWAVA - Retain Unified Archiving
• Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange
• Alfresco
MailStore Server
Eine verbreitete Lösung für die Exchange-Archivierung ist MailStore-Server. Die Lösung ist vor allem für kleine oder mittlere Unternehmen geeignet, die E-Mails archivieren wollen.
Vorteil der Lösung ist die Möglichkeit, Daten in die interne Speicherlösung abzulegen. MailStore kann aber auch Microsoft SQL-Server als Datenablage verwenden. Das ist zudem in kleinen Unternehmen sinnvoll, wenn zum Beispiel Microsoft Small Business Server mit einer Premium-Lizenz im Einsatz ist. MailStore Server erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für die Archivierung in der Region DACH.
Foto: MailStore Software GmbH
Neben Exchange und Office 365 lassen sich auch andere Server per IMAP und POP3 anbinden. Clients können mit einem eigenen Outlook-Add-In auf die archivierten Daten zugreifen. Ein Webzugriff ist in diesem Bereich ebenfalls möglich. Das System kann problemlos ab zehn Benutzer bis etwas über 500 User eingesetzt werden, der Preis beginnt bei 295 Euro für fünf Benutzer.
Der Anbieter stellt darüber hinaus eine kostenlose Version mit der Bezeichnung MailStore Home zur Verfügung. Diese Lösung lässt sich generell auch ab Exchange 2003 einsetzen, allerdings ist hier keine rechtssichere Archivierung gegeben. Für einen ersten Einstieg in die Archivierung reicht die Lösung aber durchaus aus. Unternehmen, die noch keine Archivierungslösung einsetzen, aber mit dem Gedanken daran spielen, sollten mit der kostenlosen Lösung beginnen und diese testen. Sie kann auch auf einem kleineren Server oder einem alten PC betrieben werden.
Securepoint Unified Mail Archive
UMA ist vor allem für Unternehmen bis zu 5000 Benutzer geeignet. Vorteil der Lösung ist, dass diese auch als Appliance vertrieben werden. Unternehmen erhalten also Hard- und Software aus einer Hand. Für jede Größenordnung, darunter kleine Unternehmen, gibt es eine passende Lösung.
Foto: Securepoint GmbH
Securepoint Unified Mail Archive erfüllt die BSI Richtlinie TR-eSOR 0312. UMA ist laut Hersteller zudem vollständig virtualisierbar. Der Anbieter stellt das System auch für Testumgebungen zur Verfügung. Die Suche der Lösung ähnelt der Google-Suche.
Suchen Unternehmen eine absolut zuverlässige und revisionssichere Archivierung, ist Securepoint Unified Mail Archive (UMA) erste Wahl. Sie ist eine der besten Lösungen am Markt, da hier die strengsten Auflagen eingehalten werden.
Reddoxx MailDepot
Ebenfalls weit verbreitet ist die E-Mail-Archivierung MailDepot von Reddoxx. Die Lösung ist durch den TÜV zertifiziert. Der Zugriff auf das Archiv erfolgt auf Basis einer Weboberfläche, einer Desktop-Anwendung oder über Outlook. An die Software lassen sich verschiedene Speicherlösungen anbinden. Die Suche entspricht nicht der E-Mail-Suche von SecurePoint, bietet aber verschiedene Filter, die Anwender in der Weboberfläche verwenden können, oder in der mitgelieferten Desktop-App.
Foto: REDDOXX GmbH
Wer sich mit MailDepot auseinandersetzen will, kann die Lösung bis zu 30 Tage testen. Da sich der Anbieter zudem mit dem Thema Spamschutz und Verschlüsselung auseinandersetzt, ist der Einsatz bei Unternehmen sinnvoll, die auch für diese Bereiche Lösungen suchen. Die verschiedenen Reddoxx-Lösungen gibt es ebenfalls als Appliance, inklusive Spamschutz und Verschlüsselung als Kombination. Als Testversion lassen sich darüber hinaus virtuelle Appliances für Hyper-V, VMware und XEN herunterladen und schnell und einfach in Betrieb nehmen.
Benno Mailarchiv
Auch Benno Mailarchiv erfüllt alle gesetzlichen Vorschriften für ein Archivierungssystem. Vorteile der Software sind die schnelle Installation und die intuitive Bedienung durch die Anwender.
Die Archivierungslösung Benno Mail-Archiv lässt sich ebenso online testen. Die Oberfläche baut vor allem auf eine webbasierte Verwaltung und Verwendung durch die Anwender auf.
Wie die anderen Lösungen in diesem Beitrag unterstützt Benno Mailarchiv auch andere E-Mail-Server, zum Beispiel Lotus Notes/Domino, Novell GroupWise, Open-Xchange, Zarafa, Scalix, Zimbra, Tobit David oder AVM Ken.
Die Archivierungslösung erlaubt ferner eine virtualisierte Installation. Die Rechteverwaltung lässt sich an Active Directory oder andere LDAP-Systeme anbinden. Dazu stellt der Hersteller verschiedene Connectoren zur Verfügung. Benno steht allerdings nicht als Appliance zur Verfügung, und es gibt keinen Spamschutz, der sich mit dem Produkt integrieren lässt.
GWAVA - Retain Unified Archiving
Retain Unified Archiving ist als OnPremise-Lösung, also für das Netzwerk, und als Cloud-Archiv verfügbar. An Retain lassen sich Exchange und auch Office 365 anbinden. Unterstützt werden Exchange Server 2007/2010/2013. Ein Vorteil dieser Archivierungslösung ist die Möglichkeit, auch Lync-Unterhaltungen archivieren zu können. Das ist vor allem in Anbetracht der Tatsache interessant, dass Lync/Exchange in der aktuellen Version 2013 stark verzahnt sind. Retain lässt sich auf Windows- oder Linux-Servern installieren.
Unternehmen, die aktuell auf Office 365 und Exchange setzen, zum Beispiel bei einem Hybridbetrieb oder einer Migration, erhalten mit Retain einige Vorteile, da das Produkt beide Welten unterstützt und die Archivierung selbst während der Migration erhalten bleibt.
Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange
Symantec bietet ebenfalls eine Lösung für die Archivierung von Exchange an: Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange. Unternehmen die auf Sicherungslösungen von Symantec setzen, zum Beispiel Backup Exec, profitieren von der Zusammenarbeit der beiden Produkte.
Eine Stärke der Lösung ist die Möglichkeit, doppelte E-Mails zu erkennen und zu entfernen. Auf diese Weise werden die Exchange-Datenbanken entlastet. Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange arbeitet auch eng mit den Datenbankverfügbarkeitsgruppen von Exchange zusammen, lässt sich also gut in hochverfügbaren Umgebungen betreiben.
Ontrack PowerControls 7.1
Ontrack PowerControls ist eher eine Zwischenlösung aus Wiederherstellung und Archivierungslösung, dient also der Verwaltung von E-Mails. Mit der Anwendung des Sicherheitsspezialisten Kroll Ontrack lassen sich in einer zentralen Lösung Daten aus Exchange und SharePoint sichern und auslesen. PowerControls unterstützt ebenfalls bereits Exchange Server 2013/SharePoint 2013. Eine der Stärken von PowerControls ist die einfache Verwaltung und die schnelle Wiederherstellung von E-Mails aus Exchange-Datenbankdateien. Im Fokus stehen die rechtssichere Migration und das Verschieben von Daten zwischen verschiedenen Exchange-Versionen.
Alfresco - E-Mail-Archivierung mit OpenSource
Alfresco E-Mail-Archivierung steht auch als Community-Edition kostenlos auf Basis von OpenSource zur Verfügung. Allerdings müssen sich in diesem Fall die Administratoren umfassend mit dem Thema auseinandersetzen, da der Betrieb und die Installation alles andere als einfach sind.
In der kostenlosen Version gibt es weder Support noch Unterstützung bei der Integration der Lösung in die bestehende Infrastruktur. Alfresco ist daher vor allem dann geeignet wenn gut ausgebildetes IT-Personal im Unternehmen beschäftigt ist, das sich auch gut mit dem Thema Open Source und E-Mails auskennt.
Fazit
Firmen, die noch keine Archivierungslösung einsetzen, können vom Unternehmen SoftTrust eine umfassende Liste beziehen. Nachteil dieser Liste ist der mit etwa 400 Euro stolze Preis. Das Pflichtenheft zur E-Mail-Archivierung stellt der Dienstleister allerdings kostenlos zur Verfügung. Wer eine Archivlösung für Exchange sucht, sollte sich das Pflichtenheft herunterladen und durcharbeiten.
Die generellen Herausforderungen bei der Integration einer E-Mail-Archivierung sind meist die gleichen: Oft ist der Anschaffungspreis für die benötigten Benutzerlizenzen sehr hoch, oder die Lösung ist nicht ausreichend kompatibel und anpassbar an die eigene Umgebung. Durch die Komplexität der Materie lassen sich die Anwendungen auch schwer in bereits bestehende Infrastrukturen einbinden.
Die in diesem Beitrag vorgestellten Produkte stehen alle zudem als Testversion oder Online-Demo zur Verfügung. Es ist ratsam, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und verschiedene Produkte zu testen, bevor sich Unternehmen für eine bestimmte Lösung entscheiden. Nicht jede Software ist für alle Unternehmen geeignet. (mje)