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Die deutsche Wirtschaft erhielt durch die Coronapandemie einen Digitalisierungsschub. Erfasst hat dieser vor allem Arbeitsplätze in Büros: Homeoffice, Videokonferenzen und Notebooks statt PCs wurden binnen kürzester Zeit eine Selbstverständlichkeit. Allerdings sind nicht alle Unternehmen davon überzeugt, dass die Behelfslösungen auf lange Sicht ideal sind: Einer Bitkom-Umfrage vom November 2021 zufolge wollen 76 Prozent Homeoffice, 31 die intensive Nutzung von Videokonferenzen und 30 Prozent die Anschaffung neuer Hardware nach dem Ende der Pandemie ganz oder teilweise zurücknehmen.
Anders sieht es hingegen bei den zur Zusammenarbeit eingeführten Tools, der Verwendung digitaler Dokumente und der Nutzung digitaler Signaturen aus. Die während der Pandemie in diesen Bereichen gestarteten Initiativen wollen 87 (Tools), 95 (digitale Dokumente) und 97 (digitale Signatur) Prozent der Befragten beibehalten oder sogar ausbauen. Das unterstreicht, dass sich diese Maßnahmen bewährt haben: Keines der vom Bitkom befragten Unternehmen, das nun digitale Dokumente an Stelle von Papier nutzt, möchte diesen Schritt wieder zurücknehmen.
Ein bisschen digital geht nicht
Klar ist aber auch, dass der Umstieg auf digitale Dokumente nur erfolgreich sein kann, wenn er konsequent umgesetzt wird. Es geht nicht allein darum, Dokumente, E-Mails und Formulare nicht mehr auszudrucken. Viel wichtiger ist, dass neue und alte Papierdokumente ihren Weg in die digitalen Geschäftsprozesse finden. Einer weiteren Bitkom-Studie zufolge, waren Ende 2020 erst in sechs Prozent der deutschen Unternehmen alle Büro- und Verwaltungsprozesse komplett ohne Papier möglich. Bei 62 Prozent der Befragten lief dagegen mindestens die Hälfte weiterhin papierbasiert.
Das zeigt: Der Umstieg ist noch längst nicht bewältigt. Und es ist nicht damit getan, das eine oder andere Dokument auf einem Multifunktionsgerät in ein PDF umzuwandeln, um es dann abzuspeichern oder per E-Mail zu verschicken. Echte Digitalisierung sorgt dafür, dass alle digitalisierten Dokumente rechtssicher, strukturiert und korrekt indexiert in einem nachgelagerten Dokumenten-Management-System abgelegt werden.
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Digitale Transformation ist auch für Reseller gut
Außerdem müssen digitale Workflows etabliert werden: Denn wenn Analoges und Digitales weiterhin parallel erfolgt, sind die Effekte der Digitalisierung gering. Sie kann dann sogar zu einer Mehrbelastung der Mitarbeiter statt der gewünschten Produktivitätssteigerung führen. Vollständige digitale Transformation statt lediglich Digitalisierung von Teilbereichen bietet dagegen für Firmen zusätzliches Potenzial bei der der Prozessoptimierung und Automatisierung. Das sind auch gute Aussichten für IT-Dienstleister: Schließlich geht es nicht um den einmaligen Verkauf eines Produkts, sondern um eine längerfristige Kooperation mit einem hohen Dienstleistungsanteil.
Dreh- und Angelpunkt sowie unverzichtbarer Einstiegspunkt in die digitale Transformation des Büros ist der Dokumentenscanner. Dabei ist es sinnvoll, auf einen Hersteller mit einer breiten Produktpalette und einem Fokus auf Business-Lösungen zu setzen. PFU hat beides kürzlich mit der Vorstellung der Scanner-Familie fi-8000 unter Beweis gestellt: Mit ihr stehen Funktionen zur Verfügung, die auf 32 neu angemeldeten Patenten beruhen. Viele davon erhöhen die Produktivität erheblich.
Dokumentenscanner mit Produktivitätsplus
Die aus insgesamt sechs Modellen bestehende Produktfamilie fi-8000 erweitert das bisherige Angebot von PFU um Arbeitsgruppen-Geräte. Sie helfen, in Umgebungen mit vielfältigen Aufgaben, Multifunktionsgeräte zu entlasten - eignen sich aber auch für die Digitalisierung von Papierarchiven. Die diversen neuen Funktionen erhöhen vor allem die Produktivität und Zuverlässigkeit. Damit erleichtern sie die digitale Transformation und erhöhen die Akzeptanz von digitalen Workflows weiter. Dazu drei Beispiele:
Mit der Funktion Automatic Separation Control werden etwa auch Stapel mit unterschiedlichen Papierdokumenten zuverlässig erfasst. Die Funktion erkennt das Gewicht der Dokumente und passt Einstellungen und Drehmoment automatisch an. Das vermeidet Fehleinzüge, Unterbrechungen und manuelle Nachbearbeitung.
Die auf Ultraschall basierende Multi-Feed-Detection stoppt den Scanvorgang, wenn mehr als ein einzelnes Blatt eingezogen wird. Zudem erkennen die neuen Fujitsu-Scanner auch, wenn Dokumente Karten, Aufkleber oder kleine definierte Anhänge besitzen - zum Beispiel als Merkmale früherer Workflows. Diese werden zuverlässig erkannt und gegebenenfalls ignoriert.
Bildverluste bei schräg eingezogenen Dokumenten vermeidet die Funktion Overscan Control. Dabei erkennen drei Sensoren die Kanten des Dokuments. Der Scanbereich wird bei einem schräg eingelegten Dokument dann entsprechend angepasst.
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ZU DEN PRODUKTEN DER FI 8000 SERIES
Einstieg in profitable und nachhaltige Digitalisierungsprojekte
Ebenfalls hilfreich für eine erfolgreiche Digitalisierung ist die integrierte Clear-Image-Capture-Technologie. Sie sorgt für eine höhere Genauigkeit bei der Schrifterkennung (OCR). Die Funktion belegt zudem, dass bei PFU weit über den Scanvorgang hinausgedacht wird. Die Capturing-Plattform Paperstream Capture sorgt in Kombination mit den Dokumentenscannern der fi-Series und SP-Series dafür, dass die digital erfassten Dokumente auch effizient weitergeleitet werden.
Außerdem erlaubt es die Software, ehemals manuelle Prozesse bei der Dokumentenbearbeitung zu automatisieren, vereinfacht die Bedienungen, erhöht durch exaktere Erfassung die Datenqualität und reduziert die für die Vorbereitung der zu scannenden Dokumente und für Fehlerkorrekturen benötigte Zeit. Darüber hinaus lassen sich einzelnen Phasen des Erfassungsprozesses, zum Beispiel Extraktion, Bestätigung oder Übermittlung der Daten den jeweils Zuständigen zuweisen.
Damit stehen Vertriebspartnern hervorragende Möglichkeiten zur Verfügung, um ihre Kunden bei umfassenderen Digitalisierungsinitiativen zu begleiten - von der Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems und der Archivierung über Backups der archivierten Daten bis zu Analyse und Integration in eine Vielzahl digitaler Workflows.
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