Für Unternehmen, die in ihrer Organisation SharePoint 2013 oder SharePoint Online in Office 365 einsetzen, bietet es sich an, diese Lösungen auch für eine umfassende Dokumentenverwaltung zu nutzen. SharePoint hält hierfür ein reichhaltiges Funktionsangebot bereit, das zugegebenermaßen oft alles andere als selbsterklärend ist. Die folgenden Praxisanleitungen fassen die wichtigen Vorgehensweisen nachvollziehbar zusammen.
Dokumente erstellen und hochladen
Um Dokumente mit SharePoint zu verwalten, können Sie diese zum Beispiel in Word 2010/2013 direkt auf dem Server speichern, oder Sie laden Dokumente über die Webseite mit den freigegebenen Dokumenten hoch. In der Dokumentenbibliothek sind alle neuen Dokumente entsprechend gekennzeichnet.
In SharePoint 2013 lässt sich eine Funktion aktivieren, die jedem Dokument eine eindeutige ID zuweist. Anwender können nach Dokumenten mit dieser ID suchen, und auf diese Weise ist jedes Dokument in der SharePoint-Bibliothek genau identifizierbar.
Über die Auswahl von Neues Dokument können Sie auch direkt neue Office-Dokumente erstellen, wenn Sie die Office Web Apps auf dem Server installiert haben. In Office 365 sind sie standardmäßig immer aktiviert.
Workflows bei der Dokumentenverwaltung
Mit Workflows können Sie festlegen, wie SharePoint Dokumente behandeln soll, um Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Sie können entweder die Standard-Workflows verwenden oder eigene Workflows erstellen. Workflows verwalten Sie über die Registerkarte Bibliothek mit Workfloweinstellungen.
Sie können Workflows in SharePoint Designer 2010/2013 ohne Programmierkenntnisse oder als Entwickler mit Visual Studio 2010 pflegen. Mit SharePoint Server automatisieren Sie Prozesse vollständig. Workflows lassen sich auch in die Office-Programme integrieren.
Dokument-IDs, Dokumentenmappen und Sicherheit
In SharePoint und Office 365 lässt sich allen Dokumenten im Unternehmen eine eindeutige ID zuweisen. Über sie kann man ein Dokument schnell finden, unabhängig davon, wo sein Speicherort ist und ob dieser geändert wurde. Die Dokument-ID ist eindeutig und liegt als eigene Metadatenspalte vor.
Dokumentenmappen sind ebenfalls eine wichtige Funktion in SharePoint 2013. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von zusammengehörigen Dokumenten, also einen eigenen SharePoint-Ordner. Zusätzlich erhalten diese Sammlungen erweiterte Funktionen wie gemeinsame Metadaten oder eine gemeinsame Website. Für Dokumentenmappen können Sie auch eigene Inhaltstypen definieren. Sie legen also Inhaltstypen und gemeinsame Eigenschaften fest, die für die Dokumentenmappe gelten. In diesen bestimmen Sie, welche Inhaltstypen die Sammlungen verwenden.
Dokumentenbibliotheken verwalten
Dokumente speichert SharePoint in Bibliotheken. Eine Bibliothek ist der zentrale Speicherort innerhalb einer SharePoint-Website. An dieser grundsätzlichen Technologie hat sich auch in SharePoint 2013 im Vergleich zum Vorgänger nichts geändert.
In Bibliotheken können Sie mit Berechtigungen arbeiten, Ansichten ändern, Vorlagen hinterlegen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Bibliotheken können Sie so konfigurieren, dass Anwender Dokumente auschecken müssen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Außerdem lassen sich Versionen verfolgen, um Änderungen nachzuvollziehen. Innerhalb einer Websitesammlung können mehrere Bibliotheken angelegt werden. Zudem dürfen Bibliotheken auch mehrere Ordner enthalten, in denen Sie Dokumente ablegen können. Dokumentbibliotheken verwenden Sie für Dokumente und Tabellen, in Bildbibliotheken speichern Sie Bilder und Grafiken. Wenn Sie nach der Installation den Einrichtungsassistenten nutzen, legt dieser die Standardbibliothek Freigegebene Dokumente an.
Wollen Sie zusätzliche Bibliotheken in einer Websitesammlung anlegen, dann gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Navigieren Sie zu der Website, auf der Sie eine Bibliothek erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf Listen, Bibliotheken und andere Apps.
3. Auf der neuen Seite können Sie anschließend verschiedene Objekte auswählen, die Sie in der Website erstellen können. Im Bereich Bibliothek können Sie auswählen, welche Art von Bibliothek Sie erstellen wollen.
Für Bibliotheken lässt sich eine Standardvorlage festlegen. Diese können Sie bereits beim Erstellen konfigurieren. Diese Vorlage verwendet SharePoint/Office 365 automatisch, wenn Sie eine neue Datei in der Bibliothek erstellen.
Um die Vorlage nachträglich zu ändern, rufen Sie in der Bibliothek auf der Registerkarte Bibliothek die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen auf und klicken im Bereich Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen. Im Bereich Dokumentvorlage können Sie die Vorlagen-URL bearbeiten.
Dokumentenmappen nutzen
Dokumentenmappen sind eine neue Funktion seit SharePoint Server 2010 und stellen eine Sammlung von Inhaltstypen dar. Eine Mappe ist mit mehreren Dokumenten verknüpft. Über eine Dokumentenmappe lassen sich zusammenhängende Dokumente zusammenfassen, zum Beispiel für Angebote oder Projektdokumente.
Alle Versionen einer Mappe lassen sich zusammen verwalten. Anwender können Dokumentenmappen auch als ZIP-Datei vom Server herunterladen. Dokumentenmappen lassen sich wie normale Dokumente in Workflows einbinden. Auch die Metadaten bilden in den Dokumenten der Dokumentenmappe eine gemeinsame Basis.
Sie müssen den Inhaltstyp Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzufügen, damit Benutzer neue Dokumentmappen erstellen können. Die Erstellung steht über Neues Dokument zur Verfügung. Damit Sie Dokumentenmappen nutzen können, müssen Sie dieses Feature zunächst für eine Website-Sammlung aktivieren. Dazu öffnen Sie die Dokumentenbibliothek, wechseln zur Registerkarte Bibliothek und klicken auf Bibliothekeinstellungen. Klicken Sie als Nächstes auf Erweiterte Einstellungen.
Im neuen Fenster müssen Sie zunächst bei der Option Verwaltung von Inhaltstypen zulassen die Auswahl auf Ja setzen. Klicken Sie anschließend auf OK. Wechseln Sie als Nächstes wieder auf das Hauptfenster der Bibliothekeinstellungen. Im unteren Bereich sehen Sie die Inhaltstypen, die in der Bibliothek zur Verfügung stehen. In der Standardeinstellung dürfen Sie nur Dokumente erstellen. Da Dokumentenmappen ein eigener Inhaltstyp ist, müssen Sie diesen erst hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
Im neuen Fenster können Sie jetzt neue Inhaltstypen der Bibliothek hinzufügen. Um Dokumentenmappen zu erstellen, wählen Sie im linken Fenster den Eintrag Dokumentenmappe aus und klicken auf Hinzufügen. Anschließend bestätigen Sie die Konfiguration mit OK.
Anschließend sehen Sie den neuen Inhaltstyp. Wichtig ist, dass die Option Auf neuer Schaltfläche sichtbar aktiviert ist. Erst dann können Anwender über die Dokumentenbibliothek neue Dokumentenmappen erstellen. Klicken jetzt Anwender in der Bibliothek auf der Registerkarte Datei im Menüband auf Neues Dokument, steht auch die Auswahl Dokumentenmappe zur Verfügung.
Mit Dokumentenmappen arbeiten
Erstellen Sie auf der Registerkarte Dateien in der Bibliothek eine neue Dokumentenmappe auf Basis eines selbst angepassten Inhaltstyps, dann stellt SharePoint automatisch die Dokumente zur Verfügung, die Sie im Standardinhalt des Inhaltstyps festgelegt haben.
Nachdem Sie den Namen der Dokumentenmappe festgelegt haben, öffnet sich die Website der Mappe mit den hinterlegten Dokumenten. Haben Sie für Dokumentenmappen die Pflege von Metadaten konfiguriert, können Anwender direkt bei der Erstellung die entsprechenden Metadaten eingeben. Ist zusätzlich noch die Inhaltsorganisation aktiviert, erhalten Anwender auch die Information, dass SharePoint die Dokumentenmappe automatisch am richtigen Speicherort ablegt. Dazu haben Sie Inhaltsregeln definiert, die den Speicherort bestimmen. Enthält die Bibliothek Dokumente und Dokumentenmappen, erkennen Sie Dokumentenmappen an deren Ordnersymbol.
Öffnen Sie eine Dokumentenmappe, können Sie auf der Registerkarte Verwalten im Menüband die Dokumentenmappe organisieren. Hier führen Sie die wichtigsten Aufgaben der Mappe durch.
Haben Sie die Dokumentenmappe so konfiguriert, dass beim Erstellen automatisch Dokumente zur Verfügung stehen sollen, sehen Anwender diese auf der Willkommensseite. Haben Sie keinen Standardinhalt festgelegt, enthält die Mappe nur einen leeren Ordner. Anwender können in diesen Ordner Dokumente hochladen oder neue Dokumente darin erstellen. Allerdings unterstützt die Dokumentenmappe nur die Inhaltstypen, die Sie in den Einstellungen des Inhaltstyps der Dokumentenmappe festgelegt haben. Anwender können sehr leicht den direkten Link einer Dokumentenmappe per E-Mail versenden.
Standardmäßig übernehmen Dokumentenmappen die Berechtigungen der Bibliothek, in der sie sich befinden. Für Dokumentenmappen können jedoch auch eigene Berechtigungen für eine Dokumentenmappe konfiguriert werden. Anwender müssen zur Steuerung der Rechte von Dokumentenmappen mindestens über die Berechtigungsstufen Entwurf oder Vollzugriff verfügen. Klicken Sie auf der Willkommensseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten und dann auf Berechtigungen.
Versionen von Dokumentenmappen verwalten
Dokumentenmappen können gemeinsame Versionen aller enthaltenen Dokumente enthalten. Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten, können Sie verschiedene Aufgaben zur Verwaltung der Versionen durchführen.
Allerdings müssen Sie dazu zunächst für die Bibliothek, in der die Dokumentenmappen gespeichert sind, die Versionsverwaltung aktivieren. Das nehmen Sie auf der Registerkarte Bibliothek über Bibliothekeinstellungen\Versionsverwaltungseinstellungen vor.
Klicken Anwender in einer Dokumentenmappe auf Version erfassen, lässt sich eine Beschreibung der Änderungen eingeben, und es können neue Versionen erstellt werden Über Versionsverlauf lässt sich die Bearbeitungshistorie des Dokuments anzeigen.
Durch das Klicken auf die Datums- und Uhrzeitangaben der entsprechenden Version lassen sich Daten wiederherstellen oder Versionen löschen. SharePoint stellt anschließend die komplette Mappe mit allen enthaltenen Dokumenten mit dieser Version wieder her.
Wählen Anwender Alle früheren Versionen löschen aus, entfernt SharePoint alle alten Versionen die aktuelle Version, und die Dokumentenmappe bleibt erhalten. Klicken Anwender auf ein einzelnes Dokument im Versionsverlauf, lassen sich die Versionen einzelner Dokumente in der Mappe nachverfolgen.
Dokument-ID in SharePoint nutzen
Eine interessante Funktion in SharePoint ist die Möglichkeit, Dokumenten eine eindeutige ID zuzuordnen. SharePoint fügt dann automatisch jedem Dokument eine neue Eigenschaft hinzu. Diese ID können Sie zum Suchen nutzen, per URL direkt auf die Datei zugreifen, auch wenn Sie die Datei an einen anderen Ort verschieben.
Über das Kontextmenü von Dokumenten und Dokumentenmappen können Sie über Eigenschaften anzeigen diese IDs anzeigen lassen. Merken sich Anwender die ID eines Dokuments und deren URL, lässt sich das Dokument überall aufrufen, auch wenn sich der Speicherort des Dokuments ändert. Einmal zugewiesen, bleibt die ID immer gleich.
Damit Sie die Funktion nutzen können, müssen Sie das Feature zunächst aktivieren. Standardmäßig ist dies nicht der Fall. Zur Aktivierung gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Websiteeinstellungen.
2. Im Bereich Websitesammlungsverwaltung klicken Sie auf Websitesammlungsfeatures.
3. Stellen Sie sicher, dass das Feature Dokument-ID-Dienst aktiviert ist. Nach der Aktivierung sehen Anwender die entsprechende ID in den Eigenschaften der Dokumente.
Die ID ist in der Farm eindeutig. SharePoint erzeugt die ID beim Erstellen oder Hochladen von Dokumenten. Der Link zum Dokument mit der Dokument-ID bleibt immer gültig, auch wenn Sie das Dokument in der Farm in einer ganz anderen Bibliothek ablegen. In den Eigenschaften des Dokumentes oder der Dokumentenmappe sehen Sie die entsprechende ID in den Eigenschaften.
Das Präfix der Dokument-ID können Sie selbst vergeben. Haben Sie das Feature aktiviert, können Sie noch Einstellungen anpassen. Dazu klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Websiteeinstellungen. Im Bereich Websitesammlungsverwaltung klicken Sie auf Dokument-ID-Einstellungen. (mje)