Archivzugriff ohne Programmwechsel verspricht der Dokumenten-Management-Spezialist Docuware mit einem Zusatzmodul. Damit ist die Bearbeitung von archivierten E-Mails direkt in Microsoft Outlook möglich. Dabei können auch beliebige Dateien im Anhang angezeigt, bearbeitet und sowohl im Original-Format als auch als PDF abgespeichert und neu versandt werden. Anwender müssen dazu ihre gewohnte Microsoft-Umgebung nicht verlassen.

Schon bisher konnten Docuware-Anwender ihre elektronische Post aus Microsoft Outlook heraus direkt ins Archiv ablegen - mit der neuesten Version des Dokumentenmanagement-Systems - das der Hersteller zum ersten Mal auf der CeBIT (Halle 3, Stand G20) präsentieren wird - ist es nun zusätzlich möglich, in Outlook auf die im zentralen Dokumenten-Pool archivierten E-Mails und Dokumente direkt zuzugreifen. Anhänge in unterschiedlichen Formaten lassen sich problemlos in dem E-Mail-Client öffnen und bearbeiten. Ebenso einfach geht es mit Aufgaben aus dem Docuware-Archiv, die direkt in die Microsoft-Anwendung importiert werden. Auf diese Weise können User vorgegebene Fristen, etwa bei Rechnungen, einhalten, ohne dazu die Microsoft-Applikation verlassen zu müssen. Selbst definierte Suchmasken erleichtern die Arbeit der Anwender zusätzlich. Damit bietet Docuware ihren Kunden ein weiteres Werkzeug, um Routineaufgaben weiter zu vereinfachen, sowie Geld und Zeit zu sparen.

Das kommt den Anwendern sehr entgegen, denn die E-Mail-Flut nimmt weiter zu; selbst geschäftsrelevante Informationen werden zunehmend elektronisch ausgetauscht. Umso wichtiger ist es, E-Mails mit dazugehörigen Dokumenten wie Papierunterlagen, Faxen, Bildern und Dateien zentral zu archivieren und auf Knopfdruck darauf zugreifen zu können. (rw)