von Diego Wyllie
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Im Zuge der rasanten Entwicklung von Mobile- und Cloud-Computing, haben sich die die Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme, die im digitalen Chaos für Ordnung und Transparenz sorgen, in den letzten Jahren grundlegend verändert. Denn heute müssen geschäftskritische Dokumente nicht nur im Büro, sondern zunehmend auch im Home Office, beim Kunden vor Ort oder unterwegs verfügbar sein. Anwender wollen auf ihre Dateien auch mobil zugreifen und dabei in Sachen Bedienbarkeit keine Kompromisse machen. Das heißt, Dokumente sollen auch auf dem Smartphone oder Tablet-PC bequem bearbeitet werden können. Hinzu kommt, dass aufgrund der zunehmenden Digitalisierung unsers Alltags die Menge an zu verwaltenden Dokumenten kontinuierlich wächst. Die Konsequenz: Das benötigte Dokument zur richtigen Zeit zu finden, wird immer schwieriger.
Vor diesem Hintergrund erleben DMS-Systeme derzeit ihre Renaissance, und das sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Dabei scheinen die grenzen zwischen Business- und Consumer-Software immer weiter zu verschwinden. Online-Dienste wie Dropbox und Box, die sich zunächst unter Privatanwendern etabliert haben, finden nun ihren Weg in den Enterprise-Sektor und bieten sich als eine zunehmende attraktive Alternative für KMU, die sich klassische Systeme früher nicht leisten konnten - oder aufgrund der hohen Komplexität nicht leisten wollten. Gleichzeitig bieten viele Consumer-Produkte wie etwa Doctape, Fileee und Doo - alle drei Services stammen aus Deutschland - leistungsstarke Dateiverwaltungsfunktionen, die vor einigen Jahren nur bei Unternehmen in Frage kamen.
Von dieser Marktentwicklung profitieren in erster Linie kleine und mittlere Unternehmen, die nun unter einer Vielzahl preisgünstiger Lösungen auswählen können. Diese sind flexibel, leicht zu implementieren und bieten gleichzeitig die einfache und intuitive Bedienbarkeit eines Consumer-Produkts an. An diese Anwendergruppe richten sich die modernen DMS-Systeme, die auf den folgenden Seiten aufgeführt werden.
Alfresco
Bei "Alfresco” handelt es sich um eine populäre DMS-Lösung, die sich mit rund sieben Millionen Anwendern in der Praxis längst bewährt hat. Die aus Großbritannien stammende Software basiert auf Java und zählt zu den wichtigsten DMS-Lösungen aus dem Open-Source-Lager. In der Community-Edition ist sie kostenlos erhältlich. Zusätzlich bietet der Anbieter kostenpflichtige Produkte, die sich entweder auf dem eigenen Server installieren oder On-Demand beziehen lassen.
Highlights: Neben den marktüblichen Features im Bereich Archivierung und -Dokumenten-Freigabe, die bei keinem klassischen DMS-System fehlen dürfen, bietet Alfresco einige Sonderfunktionen, die den Unterschied machen können. Dazu zählen beispielsweise Social Enterprise-Features, mit denen Anwender Inhalte entdecken und mit Kollegen austauschen können. Die Arbeit des Teams an Dokumenten lässt sich mit der Software auf einfache Weise in Benutzer-spezifischen Workflows abbilden, die für Produktivität im Alltag sorgen sollen. Ein weiterer Pluspunkt besteht in den Integrationsmöglichkeiten. So lässt sich die Software mit Microsoft Office, Apple iWork, Adobe Creative Suite, Google Docs und weiteren Systemen integrieren.
Preise und Verfügbarkeit: Alfresco ist sowohl On-Premise als auch On-Demand erhältlich. Firmen, die sich für die Cloud-Lösung entscheiden, erhalten 10 Gigabyte Speicherplatz für ihre Dokumente kostenlos. Wer mehr Platz benötigt, kann unter verschiedenen kostenpflichtigen Abo-Plänen auswählen. Die Preise fangen hier bei monatlich 49 Dollar Basisgebühr plus 9 Dollar pro Anwender an. Die Community-Edition ist kostenlos und richtet sich in erster Linie an Anwender, die das System nach ihren eigenen Bedürfnissen anpassen möchten.
Fazit: Durch die Automatisierung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse und die Ermöglichung von effizienter Zusammenarbeit im Team hilft Alfresco Unternehmen dabei, den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten.
DocuWare Online
Das1988 gegründete Unternehmen DocuWare zählt zu den wichtigsten DMS-Anbietern im deutschsprachigen Raum und hat sich vor allem im Mittelstand einen Namen gemacht. Mit dem Service "DocuWare Online” bleibt der DMS-Spezialist aus Germering bei München auf Höhe der Zeit und verstärkt seinen Fokus auf diesen immer attraktiveren Sektor. Der SaaS-Dienst richtet sich an Firmen ab 50 Mitarbeiter und bietet ihnen einfachen Weg, Dokumente online archivieren, suchen, anzeigen, downloaden, bearbeiten und nahtlos in Geschäftsprozesse einbinden zu können.
Highlights: DocuWare wartet mit einigen Sonderfunktionen auf, die tägliche Routine-Aufgaben wesentlich bequemer machen. Um Dokumente in der Cloud zu archivieren, kann man beispielsweise nicht nur den File-Upload in der Web-Anwendung verwenden, sondern auch einen Desktop-Client für den Windows Explorer, der sich wie ein gewöhnliches Laufwerk im Dateiverzeichnis verhält. Punkten kann die Software zudem mit Features, die für mehr Produktivität bei Dokumenten-getriebenen Workflows sorgen. So zeigt die Software Dokumente, die gerade zur Bearbeitung anstehen, in Aufgabenlisten an. Mit individuell konfigurierbaren Stempeln ("In Bearbeitung”, "Genehmigt”, etc.) können Anwender den aktuellen Bearbeitungsstatus setzen.
Preise und Verfügbarkeit: DocuWare Online steht in zwei Versionen zur Verfügung, die Firmen verschiedener Größe adressieren. Das Paket "Professional" richtet sich an Firmen mit 50 bis 100 Mitarbeitern und umfasst bis 100.000 Dokumente (bei durchschnittlicher Dokumentgröße von 0,5 Megabyte). Der "Enterprise”-Plan eignet sich für Firmen des gehobenen Mittelstands und erlaubt die Archivierung von bis zu 500.000 Dokumenten. Nach Angaben des Herstellers fangen die Preise bei 490 Euro pro Monat an. Genaue Preiskonditionen gibt es auf Anfrage.
Fazit: Bei DocuWare handelt es sich um ein spezialisiertes Softwarehaus, das auf über 20 Jahren Erfahrung im Bereich Enterprise-Content-Management zurückblicken kann. Dies spiegelt sich in einem modular aufgebauten, durchdachten System, das für Einsteiger nicht zu komplex sein und gleichzeitig die Qualitätsanforderungen anspruchsvoller Nutzer genügen sollte.
Amagno und Accantum Hosted
Amagno
Die Firma Amagno aus Oldenburg bietet mit ihrem gleichnamigen Online-Dienst eine zeitgemäße DMS-Lösung, bei der intelligente Dokumentenverwaltung, Prozessoptimierung und Collaboration im Vordergrund stehen. Das Ziel dabei: Das tägliche Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos beseitigen, Geschäftsabläufe beschleunigen und die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften unterstützen.
Highlights: Amagno will mit dem Konzept des "Magnetischen Dokumenten-Managements” die intelligente Verwaltung von Dokumenten automatisieren und vereinfachen. Anstatt mit üblichen Dateiordnern zu arbeiten, um Dokumente zu organisieren, bietet die Software "digitale Magnete” an, die dafür sorgen, dass eingepflegte Dokumente automatisch den richtigen Themen zugeordnet werden. Der Clou: Amagno-Magnete bestehen aus einer Reihe fachlicher Regeln, die von einem geschulten Mitarbeiter definiert werden, und nach denen die Inhalte automatisch "angezogen” werden. Ein Magnet kann zum Beispiel alle Dokumente sammeln, die eine bestimmte Kundennummer beinhalten. So werden ins System eingepflegte Dateien automatisch organisiert.
Preise und Verfügbarkeit: Neben einer On-Demand-Lösung für Privatpersonen und kleine Teams, bietet Amagno zwei Business-Versionen, die On-Premise auf dem eigenen Windows-Server betrieben werden. Die "Small Business”-Edition eignet sich für kleine Firmen mit 5 bis 10 Mitarbeitern, während die Enterprise-Version bis zu 250 Benutzer und mehr bedienen kann. Dabei verfolgt der Hersteller ein eher untypisches Preismodell, bei dem sich die Preise aus dem Bereitstellungspreis, einer Verwendungsdauer von fünf Jahren sowie dem Datenvolumen zusammensetzen. Ein Beispiel: Bei 30 registrierten Anwendern und einem Datenvolumen von bis zu 100.000 Dateien zahlt man einmalig 246 Euro pro User. Auf der Produkt-Website gibt es weitere Beispielkonstellationen.
Fazit: Amagno bietet sich als eine umfassende DMS-Suite an, die mit einem interessanten Ansatz bei der effizienten Dokumentenverwaltung punkten kann. Collaboration-Funktionen, die die Team-Zusammenarbeit fördern, sind nahtlos in das System integriert.
Accantum Hosted
Ein weiterer deutscher Anbieter, der mit einer einfachen SaaS-Lösung auf dem boomenden DMS-Markt präsent ist, ist Accantum aus Rosenheim. Mit "Accantum Hosted” bietet der DMS-Spezialist einen Service für Mittelständler an, der Prozessautomatisierung, automatische Belegverarbeitung und Archivierung vereint.
Highlights: Das System legt den Fokus auf eine funktionsreiche und revisionssichere Archivierung geschäftskritischer Dokumente und stellt ein klassisches "Document Warehouse" dar, das um nützliche und moderne Cloud-Tools ergänzt wird. Als Cloud-basierende Archivlösung bietet es die Möglichkeit, Dokumente strukturiert ablegen, leicht auffindbar machen, bearbeiten, und revisionssicher langfristig aufbewahren zu können.
Preise und Verfügbarkeit: Wie bei SaaS-Lösungen üblich, können Kunden bei Accantum Hosted unter drei Abo-Pakete auswählen. Kleine Firmen erhalten für knapp 100 Euro Netto im Monat eine Einstiegsversion, die bis zu 10 User unterstützt und 10 Gigabyte Speicher beinhaltet. Größere Firmen und Enterprise-Kunden finden weitere Abo-Pläne, die mehr Kapazitäten bieten.
Fazit: Mit Accantum Hosted bietet sich eine einfache Lösung für Mittelständler an, mit der sich Dokumenten archivieren, indexieren, bearbeiten und in der Cloud zur Verfügung stellen lassen. Das Tool dürfte vor allem für Firmen attraktiv sein, die an eine automatisierte, effiziente und revisionssichere Archivierung besonders interessiert sind.
Dropbox for Business und Box Business
Dropbox for Business
Mit über 100 Millionen registrierten Anwendern (Stand: November 2012) dürfte der Online-Speicher-Dienst "Dropbox” den meisten Lesern ein Begriff sein. Das 2007 in San Francisco gegründete Startup hat die Art und Weise wie Privatanwender ihre Dokumente mit Freunden und Kollegen teilen grundlegend vereinfacht. Was viele allerdings nicht wissen, ist, dass Dropbox auf dem Weg ist, sich in ein DMS-System zu verwandeln und die Enterprise-Welt zu erobern. Nachdem unzählige Unternehmen den eigentlich für den privaten Gebrauch konzipierten Service im Geschäft eingesetzt haben, hat der Anbieter im April dieses Jahres eine Unternehmensversion seines File-Sharing-Dienstes gestartet.
Highlights: Neben der einfachen, reibungslosen und einst revolutionären Synchronisierung von Dateien über sämtliche Mobile-, Web- und Desktop-Plattformen hinweg, die den Dienst so beliebt gemacht haben, bietet "Dropbox for Business” eine Reihe weiterführender Funktionen, die es fit für Business machen sollen. Dazu zählt etwa eine Verwaltungskonsole, mit der Administratoren die Mitgliederaktivitäten und -Rechte, verknüpfte Geräte und Apps zentral managen und die Freigabe von Dokumenten steuern können. Dabei steht Sicherheit im Vordergrund, wie der Anbieter auf einer gesonderten Seite ausführlich erklärt. Sichere Archivierung, Versionsverwaltung und Wiederherstellung gelöschter Dokumente runden das Funktionsangebot ab.
Preise und Verfügbarkeit: Interessanterweise stellt die Dropbox-Unternehmensversion, anders als der Pro-Plan, unbegrenzten Speicherplatz zur Verfügung. Das Pricing richtet sich nach der Anzahl des Teams, das die Lösung einsetzen soll. Bei einer fünfköpfigen Arbeitsgruppe starten die Preise ab knapp 800 Dollar pro Jahr - für 50 User muss man um die 6500 Dollar jährlich auf den Tisch legen. Auf der Produkt-Website lässt sich ein genaues Preisangebot zusammenstellen.
Fazit: Streng genommen ist Dropbox kein DMS-System. Leistungsstarke Tools im Bereich Archivierung und Versionierung, plattformübergreifende Verfügbarkeit, zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit Anwendungen von Drittanbietern, die die Verwaltung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen; sowie die Möglichkeit, gemeinsam im Team Arbeitsdokumente auf einfache Weise teilen zu können, ist alles, was sie sich viele Anwender unter Dokumenten-Management vorstellen.
Box Business
Ein weiteres System, das von Puristen wahrscheinlich auch nicht als "reines” DMS-System bezeichnet werden würde, und dennoch bei der effizienten Verwaltung von Dateien und Dokumenten gute Dienste leisten kann, ist "Box Business”. In Kooperation mit der Deutschen Telekom steht der aus Kalifornien stammenden und mit Dropbox vergleichbare Cloud-Dienst seit Ende letzten Jahres nun in Deutschland zur Verfügung. Dieser bringt Online-Speicher, sicheres File-Sharing und Dokumenten-Management unter einen Hut und setzt die effiziente Zusammenarbeit im Team in den Fokus.
Highlights: Gegenüber Dropbox kann die Software mit weiterführenden Tools punkten, die bei der gemeinsamen Dokumenten-Bearbeitung helfen. So lassen sich Dokumente direkt im Browser einsehen und mit Hilfe der nahtlosen Integration von Google Docs auch ohne Umwege editieren. Bei Dropbox wird die bequeme Voransicht von Dokumenten zwar schon vermarktet, implementiert ist das Feature aber noch nicht. Darüber hinaus ermöglicht es Box, Dokumente kommentieren und Diskussionen im Team führen zu können. Mit Notifications und Status-Updates bleibt jedes Team-Mitglied immer auf dem Laufenden. Ein weiterer Pluspunkt: Die kostenlosen Apps für Smartphones oder Tablets ermöglichen den mobilen Zugriff auf sämtliche Dokumente.
Preise und Verfügbarkeit: Box ist in drei Versionen erhältlich: "Box Groups”, "Box Business” und "Box Enterprise”. Die günstigste Variante bietet 100 Gigabyte Online-Speicher und erlaubt maximal 12 Anwender. Kostenpunkt: Knapp acht Euro pro Anwender und Monat. Box Business bietet 1.000 Gigabyte Speicher an und hat, so wie das Enterprise-Paket, kein User-Limit. Der monatliche User-Fee beträgt in dem Fall knapp 13 Euro, während die teurere Version rund 35 Euro pro Anwender und Monat zu Buche schlägt.
Fazit: Box Business vereint Online-Speicher, plattformübergreifendes Dokumenten-Management und Collaboration in einer umfassenden Cloud-Suite, die sich im internationalen Markt bereits durchgesetzt hat. Mit einem starken Partner wie der Deutschen Telekom an der Seite will sich der Dienst nun auch in Deutschland etablieren. (rw)