DMS im SaaS-Verfahren

Zwei Hosting-Varianten

Das Dokumenten-Management-System (DMS) von Docuware ist jetzt auch als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) verfügbar. Kunden haben die Wahl zwischen zwei Varianten. Sie können ihre Dokumente lediglich als Backup und zur Langzeitarchivierung ins Rechenzentrum exportieren oder alternativ ihr DMS-Projekt komplett auslagern. Der Zugriff auf die elektronischen Archive erfolgt via Web.

Mit "DocuWare SaaS" erhalten Unternehmen die Möglichkeit, ihr Dokumenten-Management zu mieten und dadurch ihre fixen Kosten in variable umzuwandeln. Sie müssen sich nicht mehr mit Backup und Langzeitarchivierung plagen, DocuWare sichert ihnen zu, die strengen Richtlinien und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Außerdem könnten diese Kunden auf diese Weise Kosten sparen, weil sie weniger in neue Hard- und Software investieren müssten.

SaaS als Ergänzung

Vor allem für Bestandskunden ist die Option interessant, das im Haus installierte DMS ("on premise") um eine SaaS-Komponente zu ergänzen. Diese Anwender könnten weiter wie bisher mit mit ihrem zentralen DMS lokal vor Ort arbeiten und lediglich den Backup- und Langzeitarchivierungs-Service von DocuWare nutzen. Zu den vom Kunden festgelegten Zeiten werden die lokale Daten mit den gehosteten Archiven synchronisiert. Unveränderliche Geschäftsdokumente sind damit sicher außerhalb der eigenen Räumlichkeiten archiviert und über den DocuWare Web Client jederzeit von jedem Ort aus erreichbar.

Auch die Migration der Daten auf neue Speichermedien übernimmt das Rechenzentrum. Auf Wunsch liefert DocuWare zusätzlich ein eigenständige, systemunabhängiges Archiv inklusive Datenbank, Volltext und Recherchemodul samt aller Dokumente auf einer USB-Festplatte an den Kunden aus. Dieser kann darauf auch ohne Internet-Verbindung zugreifen und selbst bei einem Programmwechsel Recherchen schnell durchführen.

DMS komplett in der Wolke

Beim komplett "in die Wolke" ausgelagerten DMS-Projekt ist der Lösungsumfang vergleichbar mit dem eines gekauften Systems. Die Server-Komponenten laufen im DocuWare-Rechenzentrum auf einem dem Kunden fest zugeordneten Server, die Client-Software wird vor Ort im Unternehmen installiert. Datenbank und Speichersystem stellt der Provider bereit. Bei dieser Variante sind Anwender von den Infrastrukturaufgaben vollständig entlastet und könnten auf diese Weise ihre laufenden Kosten besser kalkulieren. "DocuWare SaaS" gibt es ab zehn User. Ausgerollt wird auch diese "Wolken"-Lösung ausschließlich indirekt über autorisierte DocuWare-Partner (ADP).

"SaaS wird sich neben existierenden Software-Vertriebs-Modellen zunehmend etablieren", davon ist Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG überzeugt. Er glaubt allerdings, dass es noch mindestens zehn Jahre dauern wird, bis der Großteil aller Unternehmen auf ihre Business-Anwendungen online zugreifen wird. "Aufgrund unsere modernen Technologie ist DocuWare SaaS bereits jetzt für diesen Trend bestens gerüstet", glaubt Biffar. Die Prognosen der Marktauguren bestätigen den DocuWare-Vorstand. Gartner schätzt, dass bis 2012 bereits ein Drittel der Unternehmenssoftware auf die Miete anstatt auf den Lizenzkauf entfällt. Experton und IDC sehen das Wachstum des SaaS-Marktes sowohl in Deutschland als auch weltweit jährlich bei circa 30 Prozent. (rw)