Smartphones und Tablets dominieren die Business-Kommunikation - mal eben schon vom Frühstückstisch aus die ersten E-Mails checken, immer für Kunden erreichbar sein oder den Kollegen per Messenger an das Meeting morgen früh erinnern. Aber wobei machen uns die cleveren Geräte wirklich das Leben einfacher und wann sollten sie lieber in der Tasche bleiben? Was geht und was gar nicht? Die sieben Todsünden der Business-Kommunikation hat der Mobilfunk-Discounter simyo einmal zusammengefasst.
1. Big Brother is watching - und der Sitznachbar auch
Achtung, der Nachbar hört und liest mit. Deshalb Vorsicht bei Business-Telefonaten in der Öffentlichkeit. Foto: Fotolia.com/Franz Pflügl
Hand aufs Herz - schon mal in der Bahn neugierig auf den Screen des Nachbarn geblickt, um zu schauen, was der so schreibt und liest? Ist bei einer privaten Nachricht nicht weiter schlimm, bei geschäftlichen E-Mails mit sensiblen Informationen kann das schon eher zum Problem werden. Abhilfe schaffen spezielle Folien für Smartphones und Tablets, die nicht nur vor Spiegelung, sondern auch vor neugierigen Blicken schützen - oder das Gerät einfach mal in der Tasche lassen.
In einem kleinen E-Mail-Knigge wollen wir Ihnen helfen, beim Schreiben und Verschicken von E-Mails perfekt und professionell zu werden. Wir haben daher 16 Tipps gesammelt. (Quelle: www.inqa-buero.de)
Tipp 1: Keine Romane E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich, prägnant und flott sein. Müssen sie mal etwas länger sein, machen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz. E-Mails, die ein Scrollen erfordern, ärgern nur, deshalb: "No Scroll, no Groll".
Tipp 2: Aussagefähiger Betreff – kurz und knackig Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Viele bekommen weit über 150 Mails am Tag. Wer da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze Mail sparen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile.
Tipp 3: Korrekte Rechtschreibung Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Ja, sicher – es muss oft schnell gehen. Aber jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm. Nutzen Sie es – vor allem im Job. Und die Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig.
Tipp 4: Immer höflich bleiben! Viele beginnen ihre Mail mit "Hallo" und duzen den Adressaten ungefragt. Doch manchen stößt das sauer auf. Also kein "Hi" oder "Hey" zum Anfang. "Hallo, Herr Meyer" oder "Guten Tag, Herr Meyer" hat sich zwar schon eingebürgert, aber Leute, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit "Sehr geehrte(r)..." ansprechen. Auch "Bitte" und "Danke" haben schon manche Tür geöffnet.
Tipp 5: Niemals BLOCKSCHRIFT Achten Sie auf die Form – wer z. B. seine Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden).
Tipp 6: Kein Chinesisch Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem Bahnhof.
Tipp 7: Massenmails in Maßen Gruppen-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekanntzugeben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen ja auch nicht zugemüllt werden. Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit.
Tipp 8: No Smileys? Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf positive Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen.
Tipp 9: Keine Priorität Alle Mails lassen sich mit höherer Priorität schicken. Ein Trick, der aber bereits überhand nimmt. Bei Mails mit Priorität (Outlook: Neue Nachricht, dann: Nachricht; Priorität festlegen) sieht der Empfänger "rot" oder ein Ausrufezeichen. Verzichten Sie darauf – wenn Ihre Mail nicht wichtig wäre, könnten Sie auch auf sie verzichten.
Tipp 10: Keine Intimitäten, keine Animositäten Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen!
Tipp 11: Ihre Visitenkarte als Absender Die Visitenkarte gehört zum Geschäftsleben – auch bei E-Mails. Privat kann man es mit der Signatur halten, wie man will – im Beruf gehört sie dazu. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen, ohne gleich die Auskunft bemühen zu müssen. Achten Sie auf übersichtliche Anordnung der Angaben.
Tipp 12: Lesebestätigung dezent verwenden Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei Ihrer Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.
Tipp 13: Rechtzeitig antworten Wer e-mailt, hat es meist eilig. Antworten Sie schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung und dann allerspätestens nach drei Tagen die gewünschte Antwort geben.
Tipp 14: Richtig antworten Unachtsame oder allzu bequeme Menschen schicken in ihrer Antwort dem Empfänger oft seine Original-Mail wieder mit. Tun Sie das nur, wenn Sie vom gleichen Empfänger selbst ständig in kurzer Folge Mails erhalten oder Sie sich direkt auf in der Original-Mail genannte Details beziehen, die der Empfänger wieder benötigt.
Tipp 15: Richtige Anhänge Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher ab – per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage – auch hinsichtlich der lesbaren Dateiformate.
Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger. Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten sich diese Stellen über eine sinnvollere Informationsregelung einigen.
2. Schlecht geschützt ist halb gehackt
Ein Passwort für alle Accounts? Darüber freuen sich Cyber-Kriminelle.
Stichwort Mega-Hack: Einer russischen Hackergruppe ist es gelungen, knapp 1,2 Milliarden Login-Daten zu klauen. Viele Nutzer machen es den Hackern einfach, indem sie für alle Accounts dasselbe und oft unsichere Passwort verwenden - haben die Cyber-Kriminellen eins, haben sie alle. Jedes Konto, sei es E-Mail oder Social Media sollte durch ein individuelles und schwer knackbares Passwort geschützt sein.
3. Talk is cheap - und kann teuer zu stehen kommen
Mal ganz abgesehen davon, dass laute Telefonate in öffentlichen Bereichen ein Ärgernis für die Mitmenschen sind. Geschäftliches vor Fremden auszuplaudern kann gefährlich sein, denn wer weiß schon, wer lauscht? Der Kunde, über den man gerade lästert oder vielleicht sogar die Konkurrenz? Vorsicht ist bei Gesprächen im öffentlichen Raum oder in der Nähe anderer Menschen auf jeden Fall geboten.
4. Sicher ist Sicher?
Hände weg von WhatsApp, wen Sie sicher kommunizieren wollen. Eine Alternative ist sayHey Foto: Simyo
Ja, WhatsApp ist wahnsinnig praktisch. Und für das alltägliche Chatten mit Freunden nicht mehr wegzudenken. Aber wichtige geschäftliche Informationen damit versenden? Über einen Messenger, dessen Datenschutzpolitik und Sicherheit schon oft für negative Schlagzeilen gesorgt haben? Besser nicht! Einige Anbieter haben diese Sicherheitslücken zum Anlass genommen, geschützte Alternativen zu entwickeln. Zum Beispiel der kostenpflichtige Messenger Threema. Eine ganz neue und kostenlose Alternative ist sayHEY. sayHEY verschlüsselt mit 128 Bit Ende-zu-Ende.
5. Hände auf den Tisch - Handy nicht
So wie es früher als Kind noch von den Eltern hieß "Hände auf den Tisch", heißt es heute "Smartphone weg vom Tisch". Sowohl beim Meeting am Schreibtisch als auch beim Geschäftsessen gilt - der Gesprächspartner hat die ungeteilte Aufmerksamkeit verdient. Das Handy in Reichweite signalisiert hingegen die Bereitschaft zu Ablenkung und Desinteresse. Das Smartphone beim Abendessen oder Meeting daher am besten im Lautlosmodus in der Tasche lassen.
6. Da haben Sie mich falsch verstanden
Auch bei der informellen E-Mail sollten Formalien eingehalten werden. Foto: MH/Fotolia
Den richtigen Ton zu treffen, den der Empfänger auf keinen Fall missverstehen kann, ist schon per E-Mail nicht einfach. Smiley oder kein Smiley? Sehr geehrter Herr Meier oder Lieber Herr Meier? Eine Message ist schon mal schnell verschickt, ohne dem Text große Beachtung zu schenken - eben weil es diesen Hauch von privater Bindung hat. Nur weil der Kanal eher inoffiziell ist, sollte die Kommunikation trotzdem dem Gegenüber angepasst und höflich bleiben.
7. Feierabend, endlich abschalten...
...oder eben auch nicht. Ständige Erreichbarkeit kann gut sein. Oft verleitet sie aber auch dazu, grundlegende Benimmregeln aus den Augen zu verlieren. Dem Mitarbeiter abends noch schnell eine E-Mail mit einer dringenden Aufgabe zu schicken, ist sicher nicht besonders höflich - aber das Smartphone macht es möglich. Freizeit sollte sowohl für Chefs und Dienstleister als auch Praktikanten Freizeit bleiben - Stichwort Work-Life-Balance. Auch wenn Smartphones diese Möglichkeit der 24 Stunden Erreichbarkeit via E-Mail, SMS und Messenger ermöglichen, sollte man diese nicht auch 24 Stunden am Tag nutzen.