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Doch die Auswahl an FiBu-Software ist riesig. Wir beleuchten die fünf wichtigsten Produkte von Addison, Agenda, Datev, Lexware und Sage.
Grundsätzlich gilt in Sachen Buchhaltungssoftware: Für Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz bis 17.500 Euro reicht ein Programm aus, das eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen kann. Wer Ware produziert oder Angestellte bezahlen muss, braucht auch ein Warenwirtschaftsmodul und eine Lohnbuchhaltung.
Die Forderungen an FiBu-Software
Kassenbücher, Online-Banking, Kostenstellenverwaltung, die (digitale) Belegverwaltung und eine Übersicht der offenen Posten auf Kunden- und Lieferantenseite gehören zu den buchhalterischen Grundfunktionen, die jedes der nachfolgend vorgestellten Produkte mitbringt. Die Software sollte zudem typische Vorlagen für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz hinterlegt haben.
Doch eine wirklich gute Buchhaltung muss heute noch mehr leisten: Aus den oben genannten Grundelementen sollte man auch diverse Auswertungen auf Knopfdruck erstellen können. Sie sollten sich nach verschiedenen Kriterien (Kunden, Artikel) strukturieren und in unterschiedliche Datenformate exportieren lassen.
Und schließlich die wichtigste Forderung: Die Finanzbuchhaltungsdaten müssen regelmäßig automatisch gesichert werden und sollten auch nach einem Systemabsturz noch vorhanden oder wiederherstellbar sein. Wenn sich die Buchhaltungssoftware dann auch noch gut bedienen lässt, werden Monats- und Jahresabschluss fast zum Kinderspiel.
Auf den folgenden Seiten werden die oben erwähnten Firmen und ihre Produkte unter die Lupe genommen – und zwar alphabetisch: Addison (Seite 2), Agenda (Seite 3), Datev (Seite 4), Lexware (Seite 5) und Sage (Seite 6).
Addison
Seit 1921 entwickelt Addison Buchführungssysteme. 2008 wurde Addison vom internationalen Verlagskonzern Wolters Kluwer aus Holland übernommen. 2013 hat man die "Addison Software und Service GmbH" in "Wolters Kluwer Software und Service GmbH" umbenannt. Das Softwareprodukt selbst trägt weiterhin den Namen Addison.
Die Grundlage des Addison-Systems ist eine Kostenrechnung mit Plankostenrechnung, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung. Doch Addison dient nicht nur zum Verwalten der Kosten und zum Bezahlen von Rechnungen. Die Software stellt zugleich die Basis für ein aussagekräftiges Controlling dar, bei dem Auswertungen tagesaktuell erstellt werden können. Das Programm hilft, Buchungen automatisch zu erzeugen und Löhne automatisch zu überweisen. Mithilfe der elektronischen Belegübernahme aus Fremdsystemen und der automatischen Verbuchung von Bankkontoauszugsdaten oder eingescannten Rechnungen wird das manuelle Erfassen von Rechnungen auf ein Minimum reduziert. Die Verbuchung von Fremdwährungsbelegen stellt ebenfalls kein Problem dar.
Integrierte Lösung für E-Bilanz
Seit Ende Februar 2013 können Addison-Anwender die Funktionen zur Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz nutzen. Hierbei wird der Anwender Schritt für Schritt durch die notwendigen Einstellungen geführt. Die Daten werden vor der eigentlichen Übermittlung geprüft und, wenn nötig, ergänzt. Die Datenprüfung bemüht sich dabei, bei jedem Arbeitsschritt Fehler zu enttarnen und auf mögliche Probleme bei der Übermittlung hinzuweisen - was die Arbeit manchmal erst recht erschwert, bis der Fehler gefunden ist Die Übermittlung der Daten erfolgt aus der Software heraus über ELSTER.
Unterstützung für den Rechnungsstandard "ZUGFeRD"
Die Addison-Software unterstützt des Weiteren das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch (Projektname "ZUGFeRD"), das gemeinsam von der öffentlichen Verwaltung und Industrieverbänden im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde, um die Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu vereinfachen und Papierrechnungen abzulösen. Das Konzept sieht vor, Rechnungen im PDF-Format zu versenden. Die Daten werden zusätzlich standardisiert im XML-Format im Dokument integriert und automatisch mit übertragen. Dadurch lassen sich Rechnungen einfacher elektronisch weiterverarbeiten. Mit der Addison-Software können ZUGFeRD-konforme Rechnungen automatisch verarbeitet werden.
Fazit
Wolters Kluwer bietet mit der integrierten Addison-Lösung für Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Personalabrechnung und Controlling eine Gesamtlösung aus einem Guss. Damit ist garantiert, dass Daten nur einmal eingeben werden müssen und dann an allen relevanten Stellen zur Verfügung stehen. Redundanzen und Doppelerfassungen werden vermieden. Die Reports helfen bei betriebswirtschaftlichen Entscheidungen. Für Mittelständler bietet diese Lösung den Vorteil, dass sowohl der Einführungs- als auch der Pflegeaufwand im Vergleich zu einer Lösung aus unterschiedlichen Bausteinen deutlich geringer sind.
Agenda FIBU
Derzeit arbeiten laut dem Softwareanbieter Agenda rund 14.500 Anwender mit dem Produkt Agenda FIBU. Agenda bietet seit fast 30 Jahren eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Die Software lässt sich nach den gewünschten Funktionen aus einem Baukastensystem zusammenstellen.
Ein typisches Beispiel für das Modulsystem ist die Anlagenbuchführung. Wer Maschinen oder einen Fuhrpark betreibt, kann die Anlagegüter mit ihren Abschreibungen im eigenen Modul ANLAG buchen. Praktisch: Bei der Erfassung eines Anlagegutes in der Buchungserfassung startet die integrierte Schnittstelle zu Agenda ANLAG automatisch. Man kann dort alle Daten wie Anschaffungsdatum oder Abschreibungsdauer inklusive digitaler Belege erfassen. Sobald die Maske ausgefüllt ist, schließt man sie und befindet sich wieder in der Buchungserfassung der FIBU.
Wiederkehrende Buchungen
Wiederkehrende Buchungen können mit Agenda FIBU unkompliziert verwaltet werden. Man kann die Zeitintervalle (monatlich, vierteljährlich, jährlich) für die Verbuchung festlegen und eine Gültigkeitsdauer von / bis eintragen. In der Buchungserfassung stehen die Buchungen dann zum Import bereit.
Wer gern mit Tastaturkürzeln arbeitet, wird sich freuen: In der Buchungserfassung stehen verschiedene Schnellzugriffe bereit, um einzelne Funktionen direkt aufzurufen. Eine Übersicht über die Tastenkürzel gibt es in der Buchungserfassung.
Die Software für die Offene-Posten (OP)-Buchführung bietet ein lückenloses Mahnwesen. Getrennt nach Debitoren und Kreditoren erstellte Auswertungen verschaffen einen schnellen Überblick über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Mahnungen oder Kontoauszüge für offene Posten kann man bei Agenda direkt in der Buchungserfassung oder auch aus dem Offene-Posten-Konto heraus erstellen. Mahnschreiben können dabei firmenindividuell erzeugt werden. Man hat aber auch die Möglichkeit, auf hinterlegte Muster zuzugreifen. Zudem stehen vorgefertigte Mahnschreiben auf Englisch, Spanisch und Französisch zur Verfügung.
Um Konten abzustimmen, besteht die Möglichkeit, Sachkonten als OP-Konten darzustellen. Anhand der Beleginformation können die Konten ausgeglichen werden. Nach einem Ausgleich werden die ausgezifferten Vorgänge nicht mehr angezeigt. Um nach einer bestimmten Buchung zu fahnden, kann man die Suche bemühen. Sucht man beispielsweise nach dem Konto 4400, so werden in der Ergebnisliste alle Buchungen angezeigt, die das Konto 4400 im Konto oder Gegenkonto enthalten. Praktisch: Die aufgelisteten Buchungen lassen sich direkt bearbeiten.
Auswertungen und Finanzamt
Agenda erlaubt Fibu-Auswertungen, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWAs), Offene-Posten-Auswertungen und die Einsicht in den Jahresabschluss. Neben der kurzfristigen Erfolgsrechnung zur Standard-BWA gibt es zahlreiche weitere BWA-Typen. Jede verfügbare Auswertung kann direkt aus der Buchungserfassung über den Menüpunkt "Auswertungen" aufgerufen werden. Nach dem Schließen der Auswertung befindet man sich sofort wieder in der Buchungserfassung.
Agenda bietet das amtliche ERiC-Telemodul. Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Dauerfristverlängerungen werden über Authentifizierung mit Softwarezertifikat elektronisch an die Finanzverwaltung übertragen. Zudem erfüllt Agenda FIBU die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
Fazit
Bei Agenda ist alles drin, was ein kleines oder mittleres Unternehmen für die Finanzbuchhaltung braucht. Damit ist Agenda eine sehr gute und vor allem preiswerte Alternative zum Platzhirsch Datev. Dank Modulsystem kann sich jedes Unternehmen zusammenstellen, welche Funktionen es benötigt. Die Softwarebausteine sind dabei so geschickt verknüpft, dass man in den verschiedenen Modulen Eingaben machen kann und sie in der FIBU dann zur Verfügung hat. Da FIBU in das Agenda-Gesamtsystem integriert ist, bezieht es Daten aus anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung – ohne "doppelte Buchführung".
Datev Mittelstand classic pro mit Rechnungswesen pro
1966 schlossen sich 65 Steuerbevollmächtigte aus dem Kammerbezirk Nürnberg genossenschaftlich zusammen, um die Buchführungsdaten ihrer Mandanten, die damals noch auf Lochstreifen erfasst wurden, mithilfe von Großrechnern besser bewältigen zu können. Daraus entwickelte sich im Laufe von fünf Jahrzehnten der größte Anbieter von Buchhaltungssoftware in Deutschland mit einem eigenen Hochsicherheitsrechenzentrum. Der Vertrieb der Software erfolgt ausschließlich über Steuerberater.
Wer die Datev-Buchungssysteme nutzen will, muss sich daher an einen Steuerberater wenden und die Software über ihn lizenzieren. Die am häufigsten eingesetzte Datev-Lösung im KMU-Segment ist Mittelstand classic mit Rechnungswesen compact pro. Sie bietet Buchführung und die Möglichkeit, Kunden- und Lieferantendaten zu pflegen. Zudem erlaubt sie einen Überblick über offene Posten einschließlich Mahnwesen. Eine komfortablere Lösung stellt Mittelstand classic pro mit Rechnungswesen pro dar. Diese erlaubt zudem das Buchen elektronischer Belege und erstellt Controlling-Reports.
Datev Mittelstand classic pro mit Rechnungswesen pro ist eine Softwarelösung für kleine und mittlere Unternehmen. Sie bündelt Auftragswesen, digitale Dokumentenablage, Finanzbuchführung und Zahlungsverkehr und vereinfacht die damit verbundenen Abläufe. Die Software hilft unter anderem, komplette Verkaufsprozesse abzubilden – vom Angebot bis zur Rechnung. Dabei gibt es umfassende Analysemöglichkeiten und Auswertungen wie beispielsweise die Geschäftsentwicklung oder eine ABC-Analyse nach Kunden oder Artikeln. Darüber hinaus kann der Anwender jederzeit aktuelle Umsatz- und Verkaufsstatistiken erstellen, etwa um seine Top-Kunden zu identifizieren oder die Umsatzentwicklung zu überprüfen.
Über ein zentrales Cockpit werden alle Tätigkeiten vom Schreiben der Verkaufsbelege über die Buchführung und das Electronic Banking bis hin zur Dokumentenablage gestartet. Das Cockpit lässt sich dabei an die eigenen Bedürfnisse anpassen - ein Pluspunkt bei der Benutzerführung. Beim Buchen hat man Zugriff auf die zentral abgelegten Eingangsrechnungen, die automatisch mit den Buchungssätzen verknüpft werden. Daten, die beim Digitalisieren von Lieferantenrechnungen erfasst werden, werden in automatisierte Buchungsvorschläge übernommen. Die Buchungen für die Ausgangsrechnungen werden automatisch generiert und per Mausklick an die Finanzbuchführung übergeben.
Umfangreiche Suchfunktionen sowie die Sortier- und Gruppiermöglichkeiten der angezeigten Listen erleichtern das Arbeiten. Alle Geschäftsvorfälle lassen sich auf Kostenstellen/-träger mit dem Standard-Betriebsabrechnungsbogen zurechnen.
Für alle strategischen Entscheidungen kann eine von der Datev optional angebotene aktuelle Branchenauswertung zur Beurteilung der eigenen Unternehmensdaten im Branchenvergleich interessant sein.
Fazit
Mittelstand classic pro mit Rechnungswesen pro bietet eine Finanzbuchführung mit umfangreichen Programmprüfungen. Interessant ist die Software insbesondere auch für Selbstbucher, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Im Vergleich zur Konkurrenz gibt es zwei große Vorteile: Erstens lässt sich die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater mithilfe der Cloud-Services der Datev optimieren. Indem die Kanzlei direkt auf diesen Daten-Pool zugreift, gelangen die Buchführungsdaten einschließlich der digitalen Belege komfortabel zum Steuerberater, damit dieser den Jahresabschluss erstellen kann. Und zweitens kann die Datev aufgrund ihrer Marktmacht auch allgemeine Branchendaten zur Verfügung stellen – ein Extra, das auch extra bezahlt werden muss, die anderen Softwareanbieter so jedoch nicht bieten.
Lexware business plus
Warenwirtschaft, Buchhaltung, Steuern – hier hilft die zur Haufe-Gruppe gehörige Lexware. Fragt man Steuerberater, welche Buchhaltungssoftware ihre Mandanten einsetzen, so antworten viele nur: Lexware. Kunden des Anbieters sind vor allem Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen bis 50 Mitarbeitern. Das liegt daran, dass Lexware seine Buchhaltungssoftware in vielen Varianten zu einem interessanten Preis anbietet. Wer sich unter dem großen Angebot für Lexware business plus entscheidet, ist für alle Buchhaltungsfragen gerüstet.
Buchhaltung und Auftragsbearbeitung
Das Auftragsmodul bildet den Kern von Lexware business plus. Im Auftragsmodul werden Rechnungen, Gutschriften, Angebote und Lieferscheine eingegeben und verwaltet. Konnten bislang nur 300 Aufträge in der Stapelverarbeitung verarbeitet werden, so schafft das neue business plus bis zu 2.000 Aufträge auf einmal.
Aufträge und Rechnungen können in der Warenwirtschaft erstellt und von dort direkt in die Buchungsliste übernommen werden. Dabei lassen sich jetzt Rechnungen und Lieferscheine mit Produktbildern zu den aufgeführten Stammartikeln anschaulicher gestalten. Die Bilder können entweder direkt zu jedem einzelnen Posten hinzugefügt oder als Anhang ausgedruckt werden. Ein Fakturierungsprogramm hilft bei der Rechnungserstellung. Ein dreistufiges Mahnwesen mit Verzugszinsenberechnung trägt dazu bei, Außenstände einzutreiben.
Aus den Kosten- und Rechnungsdaten lässt sich zum Ende des Geschäftsjahres der Jahresabschluss erstellen. Dazu bietet die Software Formatvorlagen für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Und natürlich berechnet das Programm auch eine Soll-Ist-Versteuerung und unterstützt per E-Bilanz die Datenübermittlung an das Finanzamt. Über die Datev-Schnittstelle gelangen die Daten zum Steuerberater, was in der Praxis jedoch häufiger zu Problemen führt, da Steuerschlüssel manchmal nicht übernommen werden. Ist ein Buchungsjahr einmal abgeschlossen, kann man die Daten noch ansehen. Wenn die Daten verändert werden sollen, muss das Jahr wieder geöffnet werden, damit alles GOB-konform bleibt.
Auswertungen
Im Business-Cockpit kann man sich mit Lexware business plus verschiedene Kennzahlen anzeigen lassen, darunter eine ABC-Analyse der Kunden, eine Offene-Posten-Liste oder eine Lieferantenübersicht. Zudem ermöglicht das Tool eine Umsatzauswertung nach Artikeln, Kundengruppen oder Branchen.
Zusätzliche Cloud-Services
Ergänzend zur installierten PC-Version bietet Lexware einige Cloud-Services an: Lexware online-banking beispielsweise erledigt Überweisungen. Die USt.-IdNr.-Prüfung überprüft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von EU-Geschäftspartnern, und mithilfe des Lexware adress checks kontrolliert man Firmenadressen auf ihre Richtigkeit.
Fazit
Lexware ist insbesondere aus Kostengründen für viele kleinere Betriebe interessant. Trotz zahlreicher Programmassistenten ist Lexware bei manchen Funktionen manchmal ein wenig umständlich, zum Beispiel wenn man Buchungen ändern will. Wenn man über Dialogbuchen geht, stehen die Buchungen im Journal. Dann können sie nicht mehr gelöscht (GOB), sondern nur noch storniert werden. Man muss daher Stapelbuchen auswählen, dann kann man die Buchungen erfassen und kontrollieren und dann erst ins Journal übertragen. Auf den Konten sehen die stornierten Fehlbuchungen jedoch sehr unaufgeräumt aus, wenn man viele Fehlbuchungen hat.
Sage GS-Buchhalter Comfort
Die Sage Software GmbH ist ein Unternehmen der britischen Sage-Gruppe. Seit rund 25 Jahren bietet sie betriebswirtschaftliche Software und Services für kleine Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern und den deutschen Mittelstand mit 150 bis 2.500 Mitarbeitern. Sage hat verschiedene Lösungen im Angebot, die meisten sind mit einem ERP-System gekoppelt. Sage GS-Buchhalter Comfort eignet sich speziell für kleine Unternehmen.
Mit Sage GS-Buchhalter Comfort lässt sich die Buchführung sicher und schnell erfassen und zudem unternehmerisch sinnvoll auswerten. Dabei bietet die Software Auswertungen zu Profit, Gewinn und Liquidität. Interessant ist Sage GS Buchhalter vor allem für kleine Unternehmen. Denn bislang war die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ausschließlich den Kunden vorbehalten, die der doppelten Buchführung unterliegen. Seit der Version GS-Buchhalter 2012 stehen die Auswertungen von Kosten und Erlösen auch Anwendern zur Verfügung, die ihre Buchhaltung nach den Vorgaben der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) machen. So können auch kleinere Unternehmen anhand diverser Auswertungen betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen – analog zu Großunternehmen. Die Reporting-Tools finden sich im Cockpit, in dem verschiedene unternehmensrelevante Daten auf einen Blick einsehbar sind.
Weiter bietet GS Buchhalter die Standardfunktionen Buchungen erfassen und Buchungslisten erstellen sowie ein dreistufiges Mahnwesen mit zahlreichen Gestaltungsoptionen. Um Belege zu einer Buchung abzulegen und später auch wiederzufinden, gibt es ein digitales Archiv mit Scan-Funktion, das die Belege digitalisiert und verwaltet. Zum Ende des Geschäftsjahres hilft die Software dabei, den Jahresabschluss als Bilanz, GuV oder Einnahme-Überschuss-Rechnung zu erstellen.
Wer die Buchhaltung selbst erledigt und die Daten an seinen Steuerberater übergeben will, kann die bidirektionale Schnittstelle zum Austausch von Daten mit der Datev-Software nutzen. So kann der Steuerberater die Buchhaltung durch die elektronische Weitergabe komfortabel prüfen und weiterverarbeiten und bei Bedarf die korrigierten Daten wieder einstellen. Die Kommunikation mit dem Finanzamt erfolgt über die ELSTER-Schnittstelle für die Umsatzsteuervoranmeldung, den Antrag auf Dauerfristverlängerung oder die Anmeldung der Sondervorauszahlung an das Finanzamt. Steht eine Betriebsprüfung ins Haus, ist man mit der Archivierung der Daten nach §147 AO auf der sicheren Seite. Die Software sorgt auch dafür, dass nur die für die Prüfung relevanten Daten in einem speziellen Format eigens für die Prüfersoftware extrahiert und verarbeitet werden.
GS-Buchhalter arbeitet mit der Warenwirtschaft GS-Auftrag, dem Kontaktmanagementsystem GS-Adressen und der Lohnbuchhaltung Sage Lohnbüro zusammen. Falls Daten aus anderen Quellen als der eigenen Datenerfassung stammen und fehlerhaft erscheinen, können sie vor der Übernahme in die Finanzbuchhaltung geprüft, bearbeitet und bei Bedarf verworfen werden.
Fazit
Sage bietet ein praktisches Fibu-Programm mit guten Controlling-Funktionen im Business Cockpit. Damit können auch kleine Unternehmen ihre Firma effizient steuern. Mahnwesen mit Kalender, Belegearchiv und Online-Banking sind gut integriert und lassen sich einfach bedienen. Der Funktionsumfang lässt kaum Wünsche offen, zumal weitere Module wie ein ERP-System integrierbar sind. (tö)
Autorin: Yvonne Göpfert