Abläufe automatisieren, Ordnung bei E-Mails schaffen und Besprechungen richtig absagen: Mit den richtigen Kniffen kann man sich den Umgang mit Microsofts Outlook 2013 deutlich erleichtern.
Schon mal Quicksteps in Outlook benutzt oder mit Suchordnern gearbeitet? Mit Quicksteps können Anwender Abläufe in Outlook ganz einfach automatisieren, etwa um bestimmte E-Mails in Ordner zu verschieben. Und Suchordner zeigen Ihnen automatisch nur Mails nach bestimmten Kriterien an, die Sie zuvor festgelegt haben.
Die besten Tipps und Tricks zu Outlook 2013 Foto: Scanrail - Fotolia.com
Nachfolgend haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Tricks für Outlook 2013 zusammengestellt. Mit diesen Anleitungen richten wir uns vornehmlich an Anwender von Office 2013 oder Office 365. Viele der Tipps funktionieren aber auch mit der Vorgängerversion Outlook 2010.
Nicht einfach zu finden Zwar liefert Microsoft das Werkzeug „ScanPST“ bei allen Outlook-Versionen seit Office 2000 mit, versteckt es aber immer wieder an anderer Stelle auf dem System.
Einfache, sehr stringente Bedienung Das Werkzeug "ScanPST" findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch.
Das Programm „OutlookAttachView“ beim Start Die Freeware ist flexibel genug, um auch mit mehreren Outlook-Profilen zusammenzuarbeiten. Zudem kann der Anwender gleich beim Start den Zeitraum der Suche einschränken.
Der richtige Anhang wurde gefunden Danach kann der Nutzer nun mit Hilfe von „OutlookAttachView“ entscheiden, ob er das Attachment kopieren, weiterverarbeiten oder nur anschauen möchte.
Welche Dubletten „verstopfen“ den Posteingang? Das Programm MODupRemover durchsucht die verschiedenen Outlook-Ordner nach doppelten Dateien und bietet sie dann zum Löschen an.
Die Auswahl entscheidet darüber, wie lange der Suchlauf dauert Wenn ein Anwender hier alle Ordner von Outlook durchsuchen lässt, kann das schon etwas Zeit in Anspruch nehmen.
Zunächst etwas verwirrend Die Anzeige von MODupRemover erschließt sich dem Anwender nicht auf den ersten Blick – da die Lösung aber alle gelöschten Dateien nur in den Outlook-Papierkorb schiebt, hat der Anwender immer noch das „letzte Wort“.
Nach der Installation des SPAMfighters Der Anwender wird deutlich darauf hingewiesen, dass er diese Pro-Version nur eine gewisse Zeit nutzen kann – allerdings sind die Funktionen der Standardversion für die meisten Privatanwender durchaus ausreichend.
Enge Integration Einer der großen Vorteile der SPAMfighter-Software besteht darin, dass sie sich nahtlos in die E-Mail-Anwendungen wie hier den Mozilla Thunderbird einfügt und damit dem Anwender die Arbeit erleichtert.
Eine sehr gute Möglichkeit, das Spam-Aufkommen in der eigenen Mail einzuschränken Der SPAMfighter erlaubt es, die eingehenden Nachrichten nach der jeweiligen Sprache zu selektieren und entsprechend zu sperren.
Fehlt ansonsten beim Mozilla Thunderbird Mit dem Add-on Lightning steht auch für dieses Mail-Programm eine Möglichkeit zur Verfügung, die eine Verwaltung von Terminen erlaubt.
Gute gelungene Integration Obwohl sich das Lighting-Add-on noch in der ersten Version befindet, bietet es dem Anwender schon die meisten Funktionen, die er von einer Terminverwaltung (hier das Einladen zu Terminen) erwartet.
Die MailStore-Anwendung zeigt sich bereits während der Installation flexibel Sie kann als portable Version auch in einem beliebigen Ordner auf dem System installiert werden.
Archivierung mit sehr vielen Möglichkeiten Mit Hilfe des MailStore-Programm können Anwender Sicherungen von ganz unterschiedlichen Mail-Programmen und –Profilen anlegen – sie sind dabei nicht auf ein Mail-Konto beschränkt.
Ein weiterer Vorteil einer ordentlichen Archivierung Mit Hilfe der im Programm integrierten Suchmöglichkeiten lassen sich so auch bestimmte Nachrichten und Anhänge schnell innerhalb der Archive wiederfinden.
MailCheck2 macht bei der Installation zunächst einen sehr unspektakulären Eindruck Hier muss der Anwender zunächst die Daten seiner Mail-Provider eintragen – das Programm kennt aber POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider automatisch.
Zusätzlicher Tool-Tipp Die Anwendung MailCheck2 kann so konfiguriert werden, dass sie dem Nutzer in der Tool-Leiste einen Überblick über die auf den verschiedenen Konten eingegangenen Mail-Nachrichten bietet.
Die Nachrichten werden im Programm MailCheck2 lediglich im Textformat angezeigt Da so keine aktiven Inhalte übertragen werden, ist eine große Gefahr von Angriffen über E-Mail-Nachrichten gebannt.
Ungelesene Mails farblich hervorheben
Nicht nur Umsteigern von älteren Outlook-Versionen (vor 2010) oder Lotus Notes ist die Kennzeichnung von ungelesenen Nachrichten im aktuellen Outlook nicht deutlich genug. Das lässt sich mit wenigen Klicks ändern.
Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook 2013 ist nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook 2013 bewerkstelligen.
Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.
Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.
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Outlook 2013 In der Standardeinstellung werden ungelesene Mails in Outlook 2013 in Blau angezeigt.
Outlook 2016 Auch Outlook 2016 zeigt neue E-Mails farblich markiert an.
Outlook 2013 Wechseln Sie in das Menü Ansicht, um dies zu ändern.
Outlook 2016 Die Ansicht wird auch in Outlook 2016 über die Registerkarte Ansicht umfassend angepasst.
Outlook 2013 Über die Ansichtseinstellungen und den Punkt Bedingte Formatierung können Sie die Regeln für die Anzeige bestimmen.
Outlook 2016 In Outlook 2016 sind die Einstellungen für die farbliche Hervorhebung identisch zu Outlook 2016.
Outlook 2013 Es gilt die Regel für Ungelesene Nachrichten zu editieren.
Outlook 2016 Eingehende Nachrichten lassen sich in Outlook 2016 farblich hervorheben.
Outlook 2013 Über Schriftart können Sie beispielsweise die Farbe ändern.
Outlook 2016 Die Farben für neue E-Mails lassen sich in Outlook 2016 problemlos ändern.
Outlook 2013 Et voilá, schon werden die ungelesenen Mails in Rot angezeigt.
Outlook 2016 Auch in Outlook 2016 lässt sich die Farbe umfassend anpassen.
Outlook 2013 Wollen Sie die geänderte Ansicht für andere Ordner übernehmen, so geschieht dies über den Punkt Ansicht ändern.
Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.
Antwort soll automatisch anderen Empfänger erreichen
Eine Nachricht, die an einen Kunden oder Lieferanten geht, soll bei Beantwortung durch diesen nicht nur den Absender, sondern auch einen Vertreter oder Kollegen erreichen, da der Absender einige Tage nicht online ist. Dies lässt sich in Outlook mit wenigen Klicks voreinstellen.
Die Situation ist nicht außergewöhnlich: Man verschickt eine E-Mail an einen bekannten Geschäftspartner, weiß aber beim Absenden nicht, ob man selbst in der nächsten Zeit zuverlässig Mails abrufen kann. Damit die Antwort zeitnah bearbeitet werden kann, soll deshalb auch ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens in jedem Fall die Antwort des Geschäftspartners erhalten.
Im Alltag behelfen sich Anwender oft damit, den Kollegen mit auf Kopie (CC) zu nehmen und den Empfänger zu bitten, doch allen zu antworten oder dem Kollegen direkt zu schreiben. Das funktioniert natürlich prinzipiell, sicherer ist es aber, der E-Mail gleich mit auf den Weg zu geben, dass eine Antwort auf die Nachricht einen bestimmten Empfänger erreichen soll. Dann genügt es, wenn der Geschäftspartner auf Antworten klickt, damit auch der Kollege informiert wird.
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Outlook 2013 /2016 Antwort auf E-Mail soll automatisch andere Person erreichen. Wechseln Sie bei einer neuen Nachricht auf das Menü Optionen...
Outlook In Outlook 2016 trägt die Option die Bezeichnung „Antworten richten an“.
Outlook 2013 /2016 Antwort auf E-Mail soll automatisch andere Person erreichen.Unter den Übermittlungsoptionen finden Sie die E-Mail-Adressen, die automatisch eine Antwort erhalten. Standardmäßig also die Adresse, von der Sie aus versenden.
Outlook 2013 /2016 Antwort auf E-Mail soll automatisch andere Person erreichen. Über Namen auswählen können Sie aus Ihren Outlook-Kontakten weitere Empfänger hinzufügen, oder Ihre Adresse auch ersetzen.
Outlook 2013 /2016 Antwort auf E-Mail soll automatisch andere Person erreichen. Antwortet der Angeschriebene erscheinen nun beide E-Mail-Adressen im "An:"-Feld.
Legen Sie mit Neue-E-Mail eine neue Nachricht an. Wechseln Sie auf das Menü Optionen. Dort finden Sie bei den weiteren Optionen den Punkt Direkte Antworten auf. In dem Dialog können Sie über die Option Namen auswählen weitere Empfänger der Antwort festlegen. Es öffnen sich die Outlook-Kontakte, und Sie können den oder die Empfänger auswählen, die automatisch eine Antwort erhalten sollen. Das Häkchen vor Antworten senden an muss aktiviert sein.
Erhält der Empfänger die Nachricht und klickt ganz einfach auf Antworten, erhalten nun beide hinterlegten Empfänger in Ihrem Unternehmen die Antwort und können den Vorgang weiterbearbeiten. Die Fehlerquelle, ob der Partner die Antwort wirklich an alle Beteiligten schickt, ist damit deutlich reduziert.
In einem kleinen E-Mail-Knigge wollen wir Ihnen helfen, beim Schreiben und Verschicken von E-Mails perfekt und professionell zu werden. Wir haben daher 16 Tipps gesammelt. (Quelle: www.inqa-buero.de)
Tipp 1: Keine Romane E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich, prägnant und flott sein. Müssen sie mal etwas länger sein, machen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz. E-Mails, die ein Scrollen erfordern, ärgern nur, deshalb: "No Scroll, no Groll".
Tipp 2: Aussagefähiger Betreff – kurz und knackig Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Viele bekommen weit über 150 Mails am Tag. Wer da keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze Mail sparen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile.
Tipp 3: Korrekte Rechtschreibung Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Ja, sicher – es muss oft schnell gehen. Aber jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm. Nutzen Sie es – vor allem im Job. Und die Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig.
Tipp 4: Immer höflich bleiben! Viele beginnen ihre Mail mit "Hallo" und duzen den Adressaten ungefragt. Doch manchen stößt das sauer auf. Also kein "Hi" oder "Hey" zum Anfang. "Hallo, Herr Meyer" oder "Guten Tag, Herr Meyer" hat sich zwar schon eingebürgert, aber Leute, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit "Sehr geehrte(r)..." ansprechen. Auch "Bitte" und "Danke" haben schon manche Tür geöffnet.
Tipp 5: Niemals BLOCKSCHRIFT Achten Sie auf die Form – wer z. B. seine Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden).
Tipp 6: Kein Chinesisch Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem Bahnhof.
Tipp 7: Massenmails in Maßen Gruppen-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekanntzugeben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen ja auch nicht zugemüllt werden. Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit.
Tipp 8: No Smileys? Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf positive Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen.
Tipp 9: Keine Priorität Alle Mails lassen sich mit höherer Priorität schicken. Ein Trick, der aber bereits überhand nimmt. Bei Mails mit Priorität (Outlook: Neue Nachricht, dann: Nachricht; Priorität festlegen) sieht der Empfänger "rot" oder ein Ausrufezeichen. Verzichten Sie darauf – wenn Ihre Mail nicht wichtig wäre, könnten Sie auch auf sie verzichten.
Tipp 10: Keine Intimitäten, keine Animositäten Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen!
Tipp 11: Ihre Visitenkarte als Absender Die Visitenkarte gehört zum Geschäftsleben – auch bei E-Mails. Privat kann man es mit der Signatur halten, wie man will – im Beruf gehört sie dazu. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen, ohne gleich die Auskunft bemühen zu müssen. Achten Sie auf übersichtliche Anordnung der Angaben.
Tipp 12: Lesebestätigung dezent verwenden Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei Ihrer Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.
Tipp 13: Rechtzeitig antworten Wer e-mailt, hat es meist eilig. Antworten Sie schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung und dann allerspätestens nach drei Tagen die gewünschte Antwort geben.
Tipp 14: Richtig antworten Unachtsame oder allzu bequeme Menschen schicken in ihrer Antwort dem Empfänger oft seine Original-Mail wieder mit. Tun Sie das nur, wenn Sie vom gleichen Empfänger selbst ständig in kurzer Folge Mails erhalten oder Sie sich direkt auf in der Original-Mail genannte Details beziehen, die der Empfänger wieder benötigt.
Tipp 15: Richtige Anhänge Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher ab – per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage – auch hinsichtlich der lesbaren Dateiformate.
Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger. Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten sich diese Stellen über eine sinnvollere Informationsregelung einigen.
Sie können diese Funktion natürlich auch so nutzen, dass nur eine bestimmte E-Mail-Adresse die Antwort bekommt und nicht beide Empfänger. Dafür müssen Sie Ihre eigene Adresse im Fenster Antworten senden an durch die andere ersetzen. Diese Vorgehensweise könnte sich beispielsweise bei Einladungen anbieten, bei der eine bestimmte Person über die Teilnehmer informiert werden soll. In jedem Fall gilt es, die Funktion sorgfältig einzusetzen und die eingetragene Adresse gut zu prüfen.
Mit Suchordnern arbeiten
Mit dem Einsatz von Suchordnern können Sie unter Outlook Ihre E-Mail-Nachrichten deutlich übersichtlicher organisieren. Das erspart manch manuelle Suche nach bestimmten E-Mails.
Suchordner helfen Ihnen dabei E-Mails nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren. Prinzipiell sind Suchordner virtuelle Ordner, die Nachrichten anzeigen, die bestimmte. definierbare Bedingungen erfüllen. Dies bedeutet, die betroffenen E-Mails werden nicht in den Suchordner verschoben, sondern verbleiben an Ort und Stelle und werden nur im Suchordner anzeigt.
Microsoft hat Outlook einige vordefinierte Suchordner spendiert, die Sie mit wenigen Klicks aktivieren können. Diese zeigen die Mails nach relativ einfachen Kriterien wie "ungelesen" oder "wichtig" an. Ebenso kann man hier einfach Suchordner mit Nachrichten anlegen, die von bestimmten Personen abgesendet wurden. So kann ein Suchordner mit Mails, die von einem bestimmten Geschäftspartner abgesetzt wurden, in der Praxis durchaus hilfreich sein. Aufräumarbeiten im Nachrichten-Verzeichnis lassen sich durch einen Suchordner mit ungelesenen Mails durchaus vereinfachen.
Die vorgegebenen Suchordner finden Sie über den Menüpunkt Ordner und dort unter Neuer Suchordner. Ebenso finden Sie für jedes Konto in der Ordnerstruktur den Punkt Suchordner. Per Klick darauf erstellen Sie einen neuen Suchordner. Am schnellsten geht es wie immer per Tastenkombination: STRG+UMSCHALT+P.
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Suchordner unter Outlook Die Suchordner finden Sie in Outlook in der Standard-Ordnerstruktur.
Suchordner unter Outlook Per Klick auf den Punkt Suchordner können Sie einen neuen Suchordner erstellen. Schneller geht es mit STRG+UMSCHALT+P.
Suchordner unter Outlook Outlook bringt eine Reihe vordefinierter Suchordner mit, die Sie einfach anpassen und aktivieren können.
Suchordner unter Outlook Am Ende der Liste können Sie einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen.
Suchordner unter Outlook eben Sie dem neuen Suchordner einen Namen. Sie können darüber hinaus festlegen, welche E-Mails einbezogen werden sollen.
Suchordner unter Outlook Wählen Sie beispielseweise Nachrichten aus, die mindestens eine Anlage mitbringen.
Suchordner unter Outlook Sie können nur Nachrichten einbeziehen, deren Betreff einen bestimmen Begriff enthält.
Suchordner unter Outlook In den erweiterten Einstellungen können Sie die Kriterien über Bedingungen und Felder feiner abstimmen.
Für eine übersichtlichere Anzeige der eigenen E-Mails, kann es durchaus hilfreich sein, Suchordner nach eigenen Kriterien einzurichten. Wenn Sie zum Ende der Liste mit den vordefinierten Suchordnern scrollen, erreichen Sie den Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Hier können Sie einen Suchordner nach ihren Vorgaben einrichten. Die Möglichkeiten sind vielfältig, so können Sie etwa alle Nachrichten mit Anhang, alle ungelesenen Nachrichten oder nur Mails mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefergehende Bedingungen definieren, über die einzelnen E-Mail-Felder. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen E-Mails in einem Suchordner darstellen.
Folgendes gilt es noch zu beachten: Suchordner können keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst-Dateien enthalten. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch diesen Umstand berücksichtigen: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten mit dem Wort "über" beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie "Übersetzer" oder "überlegen", jedoch keine Wörter wie "darüber".
Besprechungen richtig absagen
Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, erntet meist Missmut von den Teilnehmern. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten.
Das aus der Vergangenheit bekannte Ping-Pong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten, wenn Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum.
Im einfachsten Fall gilt es eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt und das Meeting als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht.
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Besprechungen in Outlook absagen Im Kontextmenü finden Sie die Option um eine angesetzte Besprechung abzusagen. Wenn Sie dies auswählen ...
Besprechungen in Outlook absagen ... können Sie eine Nachricht für die Teilnehmer eingeben und die Absage senden.,
Besprechungen in Outlook absagen Wählen Sie eine Besprechung aus einer Besprechungsserie an, können Sie auswählen, ob Sie den einzelnen Termin oder die ganze Serie absagen wollen.
Besprechungen in Outlook absagen Für Besprechungsserien empfiehlt sich folgender Weg, damit Notizen und Anlagen bereits absolvierter Sitzungen erhalten bleiben. Klicken Sie doppelt auf einen Termin der Serie und wählen Sie dann die Option "Die gesamte Serie".
Besprechungen in Outlook absagen Wählen Sie nun aus dem Menü Besprechungsserie den Serientyp.
Besprechungen in Outlook absagen Setzen Sie ein neues Enddatum, so dass die Serie beendet wird.
Besprechungen in Outlook absagen Auch hier können Sie den Teilnehmern mit dem Senden der Absage eine Nachricht zukommen lassen.
Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer Besprechungsserie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht werden. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise:
Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, empfiehlt es sich, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben.
Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung der Besprechungsserie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie. Wählen Sie dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.
E-Mails mit Verzögerung absenden
Ein Klick oder eine Tastenkombination, und weg ist die E-Mail. Ein kleiner Zeitpuffer beim Versenden gibt einem die Chance, etwa noch etwas zu ändern oder einen Anhang anzufügen, bevor die Nachricht wirklich versendet wird.
Die Situation ist bekannt: Man hat just eine E-Mail versendet, und schon ärgert man sich, weil man etwas vergessen oder einen Fehler nicht beseitigt hat. Wenn man dann noch Mails aus Outlook meist mit STRG + Eingabe auf den Weg bringt, geschieht dies oft besonders schnell (siehe auch Die wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Outlook 2013). Ruckzuck hat man die falsche Grußformel für den Geschäftspartner gewählt oder den wichtigen Anhang für den Projektkollegen vergessen. Und schon folgt eine zweite Mail hinterher, was die Sache meist nicht besser macht.
Zwar kann man Mails - zumindest interne - zurückrufen, aber auch das klappt meist nur bedingt. Um sich etwas Puffer zu verschaffen, kann es daher sinnvoll sein, eine kleine Verzögerung beim Versenden von E-Mails einzubauen.
Das geschieht am einfachsten über eine neue Regel. Wählen Sie hierzu aus dem Menü Start den Punkt Regeln. Suchen Sie dort den Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wenn Sie stattdessen Regel erstellen anwählen, bietet Ihnen Outlook an, zur gerade markieren Nachricht eine Regel anzulegen. Klicken Sie im nächsten Fenster nach Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf den Punkt Neue Regel.
Gehen Sie in dem Regel-Assistenten bis zum Punkt Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Im nächsten Fenster könnte man noch Bedingungen auswählen, aber das entfällt hier, denn da die Regel ja für alle Mails gelten soll, klicken Sie auf Weiter. Ein Dialog weist Sie darauf hin, dass diese Regel auf alle Nachrichten angewendet wird; dies müssen Sie bestätigen.
Im nächsten Fenster wählen Sie den Punkt diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. Die Anzahl der Minuten können Sie bei einem Klick darauf festlegen; im Beispiel haben wir uns für zwei Minuten entschieden. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter. Im folgenden Fenster könnten Sie noch Ausnahmen von dieser Regel bestimmen; hier genügt es ebenfalls, einfach auf Weiter zu klicken. Am Schluss können Sie der Regel noch einen Namen geben.
Mit Quicksteps Abläufe automatisieren
Wer in Outlook immer wieder die gleichen Arbeitsschritte durchführt, kann diese ganz einfach mit Quicksteps automatisieren. Ein Quickstep fasst diese Arbeitsschritte zusammen und führt diese dann auf einen Klick aus.
In unserem Beispiel sollen E-Mails immer in einen bestimmten Ordner verschoben werden und als gelesen markiert werden. Um einen neuen Quickstep anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen Quicksteps sowie Neuer QuickStep oder Neu erstellen. Unter Neuer QuickStep bietet Ihnen Outlook gleich ein paar standardisierte Quickstep-Aktionen an, Neu erstellen führt ebenso ans Ziel, hier können Sie aus einer Reihe von Aktionen auswählen.
Für unser Beispiel wählen wir Neuer QuickStep und dort In Ordner verschieben. Im folgenden Fenster vergeben wir einen Namen für den Quickstep, damit man später leichter erkennt, welche Aktionen ausführt wird. Dann gilt es den Ordner auszuwählen, in den die E-Mails verschoben werden sollen.
Bildergalerie:
Mit Quicksteps arbeiten Um einen neuen Quickstep anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen Sie QuickSteps.
Mit Quicksteps arbeiten Für unser Beispiel wählen wir Neuer Quickstep und dort In Ordner verschieben.
Mit Quicksteps arbeiten Neu erstellen führt ebenso ans Ziel, hier können Sie aus einer Reihe von Aktionen auswählen.
Mit Quicksteps arbeiten Im folgenden Fenster vergeben wir einen Namen für den Quickstep, damit man später leichter erkennt, welche Aktionen ausführt wird.
Mit Quicksteps arbeiten Dann gilt es den Ordner auszuwählen, in den die E-Mails verschoben werden sollen.
Mit Quicksteps arbeiten Über Aktion hinzufügen kann man weitere Schritte festlegen.
Mit Quicksteps arbeiten In unserem Beispiel sollen die Mails als gelesen markiert werden.
Mit Quicksteps arbeiten Auf Wunsch kann man noch eine Tastenkombination für den Quickstep festlegen.
Mit Quicksteps arbeiten Der Infotext wird eingeblendet, wenn Sie später mit der Maus über den Quickstep im Menü fahren.
Mit Quicksteps arbeiten Der Quickstep findet sich auch im Menüband wieder und kann von dort aufgerufen werden.
Unter Optionen wollen wir eine weitere Aktion hinzufügen, denn die E-Mails sollen nicht nur verschoben, sondern auch automatisch als gelesen gekennzeichnet werden. Über Aktion hinzufügen können Sie diese Kette bei Bedarf noch weitere Schritte ergänzen, die automatisch erledigt werden sollen. Wer Arbeiten unter Windows zügig erledigen will, tut dies am besten per Tastenkombination, an dieser Stelle können Sie dem Quickstep eine zuweisen. Unter Quickinfo-Text kann man eine Beschreibung angeben, die angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über den angelegten Quickstep im Kontextmenü fahren.
Wie ruft man den angelegten Quickstep nun auf? Entweder aus dem Kontextmenü einer Mail per rechter Maustaste, über die festgelegte Tastenkombination oder aus dem Menüband unter Quicksteps. (mje)
CloudKafé "CloudKafé" präsentiert sich als eine Art Cloud-Aggregator, mit dem Anwender populäre Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive und Evernote zentral auf einem Web-Dashboard managen können.
Mover Mit dem Online-Dienst Mover lassen sich Dateien von einem Cloud-Service zu einem anderen auf einfache Weise migrieren. Dabei werden populäre Cloud-Speicher-Dienste wie etwa Dropbox, Box und Google Drive unterstützt.
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Diigo Mit "Diigo" präsentiert sich eine visuelle, plattformübergreifende Bookmarking-Anwendung für Privatanwender, mit der sich Webseiten, Notizen, Bilder und Links bequem sammeln und zentral ablegen lassen.
Signatur in Outlook Web App einrichten
In vielen Organisationen ist der Einsatz von Outlook Web App (OWA) parallel zu lokalen Installationen von Outlook 2013 durchaus gängige Praxis, insbesondere natürlich bei der Verwendung von Office 365. Während im lokalen Outlook die vorgeschriebenen Firmensignaturen meist ordentlich hinterlegt sind, fehlen diese bei per OWA versandten Mails häufig. Die Signaturen müssen dort nochmals gesondert angelegt werden.
Wechseln Sie in OWA auf Einstellungen und E-Mail. Dort finden Sie das Feld, in dem Sie die Signatur einfügen können. Meist existiert ja bereits eine formatierte Signatur aus dem installierten Outlook. Ihre vorhandene Signatur können Sie daher beispielsweise aus einer gesendeten Mail herauskopieren und in dieses Feld einfügen. Erfahrungsgemäß kommt es dabei immer wieder zu der Fehlermeldung beim Speichern der Seite, dass der Text zu lang sei.
Das liegt meist weniger an der tatsächlichen Anzahl der Zeichen, auch OWA verträgt mehrere KByte Signatur, sondern an Formatierungs-Tags, die beim Kopieren mit übertragen werden. Um sich dieser zu entledigen und trotzdem die wichtigen Formate zu behalten, kopieren Sie die Signatur in ein neues Word-Dokument und speichern Sie die Datei als Webseite gefiltert (html) ab. Öffnen Sie die Signatur in einem Browser und kopieren Sie die Signatur nun in das Feld in OWA. Der Fehlermeldung der Länge sollte nun nicht mehr erscheinen.
Falls Sie möchten, dass Ihre Signatur automatisch in allen ausgehenden Mails enthalten ist, können Sie dies hier gleich an Ort und Stelle über die entsprechende Option festlegen. Alternativ können Sie die Signatur jeder Nachricht manuell hinzufügen. Wählen Sie dazu in einer neuen Mail das Menü Einfügen und dort Signatur.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit der aktuellen Version von Outlook Web App.
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Wer den Eindruck hat, dass Outlook 2013 weniger Treffer bei der Suche liefert als die Vorgänger Outlook 2007 und 2010, sollte die Anzeige der Suchergebnisse erweitern.
Sie suchen nach einer bestimmten Mail in Outlook 2013 und vermissen bei den Ergebnissen genau die Nachricht, von der Sie wissen, dass diese im Postfach ist? Mit einer geänderten Einstellung der Outlook-Suche bekommen Sie mehr Treffer angezeigt. Seit Outlook 2013 ist standardmäßig die Anzahl der angezeigten Ergebnisse begrenzt, um die Suche zu beschleunigen. Will heißen, in den Werkseinstellungen zeigt Outlook nicht alle gefundenen Nachrichten mit dem gesuchten Begriff an.
Um alle Treffer zu sehen, müssen Sie am Ende der angezeigten Ergebnisse auf Weitere klicken.
Outlook 2013 – mehr Suchergebnisse anzeigen -
Outlook 2013 Serienmäßig zeigt Outlook 2013 nicht alle Suchtreffer an. Erst ein Klick auf "Weitere" fördert diese zutage.
Outlook 2013 Ab Werk ist die Anzahl der angezeigten Ergebnisse begrenzt, um die Suchläufe zu beschleunigen.
Outlook 2013 Wenn Sie die Option deaktivieren, werden alle Treffer direkt angezeigt.
Wenn Sie in Kauf nehmen wollen, dass die Suche eventuell etwas länger dauert, können Sie sich immer gleich alle Treffer anzeigen lassen. Wechseln Sie hierfür in die Suchoptionen über Datei/Optionen und den Punkt Suchen. Dort finden Sie die Option Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen. Wenn dort das Häkchen entfernen, zeigt Outlook beim nächsten Mal alle Suchergebnisse an. Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013. (mje)