Die besten Productivity Apps

Fans der Aufgabenverwaltungs-App Wunderlist ahnten bereits im Sommer 2015 was ihnen blüht, als Microsoft das Berliner Startup 6Wunderkinder GmbH samt einziger Anwendung für einen niedrigen dreistelligen Millionen-Betrag schluckte. Zwei Jahre später kündigte der Softwareriese dann die Schließung von Wunderlist an und ab Ende 2019 war es dann schon nicht mehr möglich, neue Accounts bei Wunderlist anzulegen. Gleichzeitig wurde den bestehenden Nutzern nahegelegt, ihre To-Do-Listen und Dokumente bis zum 30. Juni zu Microsoft To Do zu exportieren, da Wunderlist am 6. Mai 2020 geschlossen wird.

Trotz der Bekundungen von Microsoft, in Microsoft To Do das Beste von Wunderlist zu übernehmen, stößt der unfreiwillige Nachfolger aber nicht bei allen Wunderlist-Anhängern auf Zuneigung. Kein Problem - es gibt etliche Alternativen, um Einkaufslisten zu führen oder die im Job anstehenden Aufgaben zu verwalten. Hier die besten Wunderlist-Alternativen im Überblick:

Asana

Asana allein zur Verwaltung von einfachen Aufgaben zu nutzen ist eigentlich Verschwendung, denn das Tool ist für komplexeres Projektmanagement ausgelegt. Es ist daher gut dafür geeignet, Dinge wie Projekte, Aufgaben, Erinnerungen und Anhänge sowie die Zusammenarbeit im Team zu koordinieren. Dabei lassen sich Aufgaben nicht nur verschiedenen Mitgliedern zuweisen, sie können auch Unteraufgaben, Tags oder ein Fälligkeitsdatum und -zeit besitzen. Asana erlaubt auch das Hinzufügen von Anhängen zu einer Aufgabe und bietet einen Kommentarbereich.

Geht die Zusammenarbeit über das Teilen von Einkaufslisten in der Familie hinaus, ist Asana wahrscheinlich eine der besten Möglichkeiten am Markt. Die meisten Funktionen sind dabei kostenlos, außerdem ist es bereits in der Gratisversion möglich, mit bis zu 15 Personen an einer Aufgabe zu arbeiten.

Zenkit To Do

Zenkit To Do ist die abgespeckte Variante von Zenkit, einer Komplettlösung für kollaboratives Aufgaben- und Projektmanagement, und besitzt eine ähnlich intuitive Oberfläche sowie nahezu die gleiche Funktionspalette wie Wunderlist - plus einige mehr. Zenkit To Do ist auf allen Geräten als App verfügbar, sogar unter Linux. Und natürlich in der Browser-Version. Die Lösung ist in der Basisversion kostenlos, dabei können bis zu acht Nutzer auf maximal 100 Listen, 10000 Aufgaben und 500 MB Anhang zugreifen. Für höhere Anforderungen, etwa im beruflichen Umfeld, fällt eine monatliche Gebühr an.

Auch nicht ganz uninteressant, falls Zenkit To Do beruflich genutzt werden soll: Die Lösung ist DSGVO-konform und wird in Frankfurt gehostet.

Todoist

Im Laufe von mehr als 14 Jahren hat sich Todoist zu einem der fortschrittlichsten Aufgabenmanager entwickelt und wird inzwischen von Millionen von Nutzern verwendet. Aus verschiedenen Gründen: So lassen sich die Aufgaben bei Todoist etwa in verschiedene Projekte und Kategorien unterteilen, wodurch die Listen übersichtlicher werden. Die App kann auch wiederkehrende Elemente, Erinnerungen und Fälligkeitsdaten sowie Prioritätsstufen verwalten.

Außerdem können Nutzer tägliche Gewohnheiten, etwa Sport oder Lesen, anlegen und sich daran erinnern lassen. Für die wichtige Erinnerungsfunktion wird allerdings bereits die Pro-Version für 3 Euro monatlich benötigt. Die Nutzer erhalten dafür zusätzlich Features wie die Möglichkeit, den Listen Etiketten zuzuordnen oder Kommentare und Dateien hinzuzufügen. Gleichzeitig wird auch die maximale Anzahl der aktiven Projekte von 5 auf 300 erhöht, statt 5 können 25 Teammitglieder an einem Projekt teilnehmen.

Obwohl Todoist primär als privates Produktivitäts-Tool bekannt ist, kann man es auch im Beruf verwenden, um Aufgaben zu delegieren, Fälligkeitstermine festzulegen, Dateien zu teilen, Kommentare zu Aufgaben hinzuzufügen und den Fortschritt von Teamprojekten zu verfolgen. Es bietet auch die Möglichkeit der Integration und Synchronisierung mit anderen Anwendungen und Diensten wie Slack oder Microsoft Teams. Private und berufliche Projekte lassen sich dabei gut trennen, obwohl man die gleiche Oberfläche nutzt. Außerdem interessant für ehemalige Wunderlist-Nutzer: Todoist verspricht, niemals an den Meistbietenden zu verkaufen.

Remember the Milk

Auch Remember the Milk (RTM) gibt es schon eine ganze Weile - das Tool bietet eine Reihe praktischer Funktionen. Dazu zählt etwa die Möglichkeit, sich Aufgabenlisten nicht nur in chronologischer Reihenfolge anzeigen zu lassen, sondern diese auch nach den vergebenen Tags oder Orten zu sortieren. Die Lösung erlaubt es außerdem, sich per E-Mail oder Textmitteilung an bevorstehende Aufgaben erinnern zu lassen.

Anders als der Name andeutet, lassen sich mit Remember the Milk nicht nur Einkaufslisten (gemeinsam) verwalten, sondern auch Aufgaben (für sich oder im Team) organisieren. Hier kommen vor allem Features aus der im Jahresabo für 40 Dollar erhältlichen Pro-Version zum Tragen, wie die Möglichkeit, Teilaufgaben zu erstellen oder Aufgaben mit Microsoft Outlook zu synchronisieren.

Any.do

Any.do kombiniert die Funktionen einer To-Do-Anwendung mit denen eines Planungswerkzeugs und bietet daher erweiterte Funktionalität. Damit handelt es sich um eines der besten Tools, wenn es um die Integration mit Diensten von Drittanbietern geht, da es mit über 2.000 anderen Anwendungen kommunizieren kann, darunter WhatsApp, Gmail, Slack, Dropbox und viele andere. Natürlich verfügt es über eine Kalenderansicht sowie Optionen für die Zusammenarbeit und kann auch natürliche Sprache interpretieren.

Dadurch wird es viel einfacher, sich Notizen zu machen und automatisch zu organisieren, was Ihnen durch den Kopf geht.

Auch Any.do ist in der Basisversion kostenlos, allerdings lohnt auch ein Blick auf die Premiumversion für 5,99 Euro bei jährlicher Abrechnung. Das Upgrade verspricht dafür Zusatz-Features wie fortschrittlichere Reminder für regelmäßige Aufgaben, ortsbasierte Erinnerungen oder keine Größenbeschränkung bei Dateianhängen.

Google Tasks

Wie Microsoft hat auch Google das Thema Aufgaben-Management erst relativ spät ins Visier genommen. Zwar brachte der Internet-Riese schon vor geraumer Zeit Keep heraus, dabei handelt es sich aber eher um eine Notizen-App als einen "echten" Aufgabenmanager. Die 2018 vorgestellte Lösung Tasks ist da schon ein anderes Kaliber und verfügt über alles, was man braucht, um über den Tag zu kommen.

Ähnlich wie Microsoft To-Do in seine Produktivitätssuite integriert hat, kommuniziert die kostenlose Google App nativ mit Google Mail und Kalender, was Nutzern dieser Plattformen die Verwaltung von Aufgaben erleichtert. Darüber hinaus unterstützt sie auch die Möglichkeit, Unteraufgaben zu erstellen, detaillierte Notizen hinzuzufügen und Fälligkeitstermine festzulegen. Diese Funktionen reichen vermutlich für die meisten Nutzer aus, Optionen wie Ordner, Collaboration Features oder Tags sucht man allerdings vergeblich.

TickTick

TickTick hat sich im Laufe der Zeit zu einer der beliebtesten Anwendungen für das Aufgabenmanagement entwickelt. Es kommt mit einer schlanken und intuitiven Benutzeroberfläche und bietet Nutzern eine Vielzahl nützlicher Funktionen, um sich zu organisieren: Sie können für jede Aufgabe Checklisten erstellen, Tags anhängen, Notizen hinzufügen und Anhänge hochladen, so dass sie alles präzise verwalten können. Es ist einfach, Fristen zu setzen und wiederkehrende Aufgaben zu planen, vor allem dank der intelligenten Funktion zum Parsen von Daten.

Eine integrierte Kollaborationsfunktion erlaubt es außerdem, Elemente mit anderen Personen zu teilen, um so die Zusammenarbeit zu erleichtern. TickTick wird mit einem Widget und einer Wear OS App geliefert, mit denen Nutzer ihre Aufgabenliste auf einen Blick überprüfen können. Es gibt auch ein Premium-Abonnement für 28 Dollar pro Jahr, das Zugriff auf weitere Funktionen bietet, darunter anpassbare Themen, eine Kalenderansicht, höhere Limits für die Anzahl an Aufgaben, Erinnerungen und Mitarbeiter sowie die Integration von Kalender- und Planungswerkzeugen von Drittanbietern.

Trello

Trello ist eher ein Projektmanagement-Tool, kann aber auch zur Verwaltung von einfacheren To-Do-Listen verwendet werden. Es ist sehr flexibel und erlaubt, Elemente in Boards mit verschiedenen Listen zu organisieren. Für Neueinsteiger kann dies zunächst etwas verwirrend sein, wenn jedoch im Team komplexe Aufgaben bearbeitet werden sollen, ist es großartig.

Da den Aufgaben Checklisten, Beschriftungen und Fälligkeitsdaten zugewiesen und deren Fortschritt überwacht werden kann, fällt es leicht, den Überblick zu behalten. Trello ist in der Basisversion kostenlos, zusätzliche Funktionen, wie eine Kalender- und Kartenansicht, die für komplexere Projekte benötigt werden, kosten jedoch (Preisliste).

Microsoft To Do

Microsoft To Do basiert auf Wunderlist und entspricht, was Features und Optik angeht, dem Original am ehesten. Nutzer können mit der App Aufgaben gruppieren, "Schritte" oder Unteraufgaben erstellen, Dateien anhängen und Listen leicht mit anderen Benutzern teilen. Und dank der Integration in Microsoft 365 ist auch eine enge Verknüpfung von To Do mit anderen Microsoft-Programmen möglich - beispielsweise kann man eine E-Mail in Outlook als Aufgabe in To Do kennzeichnen. Nicht so gut ist es dagegen um die Integration mit Nicht-Microsoft-Dienste bestellt.

To Do eignet sich für so einfache Dinge wie eine Einkaufsliste, aber auch für den professionellen Einsatz. In beiden Fällen punktet die Lösung mit der Möglichkeit, sich mit verschiedenen Themen und sogar einem Dunkelmodus an die Vorlieben des Nutzers anzupassen.

Superlist

Aber auch für Wunderlist-Fans, die sich für keine der Alternativen so richtig erwärmen können, gibt es Hoffnung: Wunderlist-Gründer Christian Reber und sein Team wollen mit Superlist einen neuen Ansatz zu "überragender Team-Produktivität" bieten. Superlist soll mehr als nur eine To-Do-App werden, aber niemals so aufgebläht wie die Projekt-Management, die man ungern verwendet, gab Reber auf Twitter bekannt: Schlank, schnell und hyperkollaborativ soll sie Einzelpersonen oder Teams jeder Größe dabei helfen, Aufgaben in Rekordzeit zu erledigen. Weitere Details, etwa Infos zum Gründerteam und Stellenausschreibungen finden sich auf der Website. Dort können interessierte auch ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, um über Neuigkeiten informiert zu werden und - demnächst - als Betatester ihr Feedback zum neuen Produkt zu geben.