Die besten PDF-Editoren im Test (2023)

In unserer zunehmend Geräte- und Plattformübergreifenden Welt sind PDF-Dateien vielleicht noch nützlicher als jemals zuvor. Es gibt eine ganze Reihe kostenloser PDF-Reader, mit denen Sie PDFs öffnen, ansehen und kommentieren können. Für die Bearbeitung von PDF-Dateien ist in der Regel ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Premium-PDF-Editor notwendig.

Acrobat vom PDF-Erfinder Adobe ist das bekannteste Programm und die erste Wahl für die meisten Menschen. Die Software bietet viel, ist aber auch teuer das macht es für Privatnutzer oft uninteressant. Daher haben wir eine ganze Reihe von alternativen Programmen und Web-Diensten mit unterschiedlichen Funktionen und Kosten getestet.

Wir haben die beste Gesamtlösung, die günstigste Option und sogar eine Empfehlung für den besten kostenlosen PDF-Editor zusammengestellt - denn manchmal braucht man wenige Funktionen und kann Einschränkungen in Kauf nehmen.

Empfehlung der Redaktion (kostenpflichtig): Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC ist aus gutem Grund nach wie vor der Branchenstandard. Seine umfangreiche Kombination aus Erstellungs-, Bearbeitungs-, Überprüfungs- und Sicherheitsfunktionen ist die Grundlage für die besten alternativen Optionen. Die umfassenden PDF-Funktionen von Acrobat Pro DC zeigen, warum es immer noch der Editor ist, an dem sich alle anderen messen lassen müssen.

Die Benutzeroberfläche erleichtert die Navigation durch die robusten Werkzeuge im Vergleich zu den verschachtelten Menüs von früher. Adobe bietet weiterhin alles, was Sie für die Arbeit mit PDFs in einer Geschäftsumgebung benötigen. Sie können PDFs aus einer Vielzahl von Dateitypen erstellen (Microsoft-Office-Dateien, Bilder, HTML, gescannte Dokumente), sie für Kommentare und elektronische Unterschriften versenden und vertrauliche Informationen mit Verschlüsselung, Kennwortschutz und Textschwärzung schützen.

Gut: Adobe hat die Freigabe von Dokumenten optimiert. Die Schnittstelle bietet Ihnen die Möglichkeit, ein PDF als E-Mail-Anhang oder als Link zur Datei in Adobe Document Cloud zu versenden. Auch das Ausfüllen und Unterschreiben eines Dokuments ist einfacher geworden. Ein Assistent begleitet bei dieser Aufgabe.

Empfehlung der Redaktion (kostenlos): PDF Candy

PDF Candy ist der seltene kostenlose PDF-Editor, der viele der Funktionen bietet, für die man normalerweise bezahlen muss. Wir sprechen hier von Scannen, mehreren Dateikonvertierungsoptionen und OCR-Funktionen. All dies hebt PDF Candy aus der Vielzahl der weniger guten kostenlosen PDF-Editoren hervor. Die Benutzeroberfläche ist zwar etwas unübersichtlich, aber wenn man den Dreh erst einmal raus hat, läuft es wie am Schnürchen.

Der webbasierte Editor wird nicht als einheitliche Oberfläche präsentiert, sondern als eine Reihe von einzelnen App-Symbolen, die von einer einzigen Startseite aus zugänglich sind. Insgesamt gibt es 47 Werkzeuge zum Erstellen, Bearbeiten und Konvertieren von PDFs. Sie wählen einfach eines aus, laden die Datei hoch und warten, bis PDF Candy die Aufgabe erledigt hat.

Wer mit den Nutzungsbeschränkungen leben kann, bekommt ein gutes PDF-Werkzeug. Für einmalig 99 Euro entfallen die Limitierungen und Sie können sowohl die Desktop als auch die Online-Version lebenslang nutzen.

Nitro PDF Pro: Bester Gesamt-Zweitplatzierter

Nitro PDF Pro trifft alle richtigen Töne für einen Premium-PDF-Editor, der es mit Adobe Acrobat aufnehmen kann. Die Software ist vollgepackt mit Funktionen, die Power-Usern sicher gefallen werden. Es gibt alle erforderlichen Werkzeuge für die Bearbeitung von Inhalten, Überprüfungs- und Markierungsfunktionen, Unterstützung für das Ausfüllen und Signieren von Formularen und robuste Sicherheitsoptionen für sensible Dokumente, wie Berechtigungen und Kennwortschutz. Bei der Konvertierung werden über 300 Dateiformate unterstützt, und das Hinzufügen von Hyperlinks, Bildern und Dateien zu einer PDF-Datei ist problemlos möglich.

In der Tat ist die Benutzerfreundlichkeit eine der großen Stärken von Nitro PDF Pro. Eine Ribbon-Oberfläche im Stil von Microsoft Office gruppiert die Aufgaben in einer vertrauten und intuitiven Oberfläche, die eine nahtlose Integration in Ihren Arbeitsablauf ermöglicht. Ja, der Preis ist für einen PDF-Editor etwas höher, aber mit allem, was er zu bieten hat, ist Nitro PDF Pro seinen Preis mehr als wert. Wenn Sie auf der Suche nach einem Acrobat-Ersatz sind, werden Sie nicht viel Besseres finden.

Preis-Leistungs-Tipp: Swifdoo

Swifdoo hat vielleicht nicht den Bekanntheitsgrad einiger der anderen Editoren auf dieser Liste. Allerdings bietet die Software genug Funktionen, um sich auf dem PDF-Editor-Markt zu behaupten. Swifdoo besitzt alle wichtigen Werkzeuge für die Verwaltung von PDF-Dateien ohne ausgefallene oder schwer zu verstehende Funktionen. Die Benutzer können direkt mit den Werkzeugen loslegen und nur das bearbeiten, was sie wirklich brauchen.

Die Funktionen von Swifdoo sind zwar großartig, gehören aber auch zum Standardangebot unter den PDF-Editoren. Was Swifdoo auszeichnet, ist sein günstiger Preis. Es ist ein gutes Angebot für alle, die regelmäßig PDFs bearbeiten und nicht viel Geld ausgeben möchten. Swifdoo bietet außerdem eine Testphase von 15 Tagen, sodass Sie das Programm ausprobieren können, um zu sehen, ob es ihren Anforderungen entspricht, bevor sie Geld bezahlen.

Ashampoo PDF Pro 3: Geheimtipp

Ashampoo PDF Pro 3 kann PDF-Dateien erstellen, bearbeiten, zusammenfügen und konvertieren. Ergänzungen, Kommentare, Änderungen am Layout und den verwendeten Grafiken gehen einfach von der Hand. Das Programm konvertiert PDFs in zahlreiche, beliebte Formate (Microsoft Word, RTF, HTML, EPUB, JPEG, etc.). Innerhalb des PDFs können über den PDF Editor Grafiken und Farben beliebig ausgetauscht werden, auch Wörter und Schriftarten werden schnell ersetzt. Das Zusammenfügen mehrerer Dateien über Drag & Drop und das Erstellen ganzer Portfolios oder Fotoalben erleichtern die Nutzung mehrerer Dateien gleichzeitig.

Durch die automatische Texterkennung (OCR) werden alle Dokumente inhaltlich erfasst und zur Verarbeitung nutzbar. PDF Pro 3 ermöglicht auch Textumfluss, Rechtschreibprüfung und Silbentrennung. Sensible Inhalte werden bei Bedarf geschwärzt und erzeugte PDF-Dokumente mit AES sicher verschlüsselt. Die Erstellung kann über den integrierten PDF-Drucker praktisch aus jedem Windows Programm gestartet werden.

Neu in Version 3 sind die praktische Ribbon Oberfläche mit dem augenschonenden Dark Mode. Eine individuelle Zugriffsleiste mit allen wichtigen Befehlen und neue Aufklappelemente will das Arbeiten erleichtern. Zur dauerhaften Archivierung wurde der PDF/A-Export hinzugefügt, digitale Signaturen machen wichtige PDF-Dateien vertrauenswürdig und fälschungssicher.

PDF Expert: Funktionsstarker Editor für Apple-Geräte

PDF Expert ist ein hervorragender Editor, der sich nahtlos in das Apple-Ökosystem einfügt und daher unsere Wahl für Mac-, iPad- und iPhone-Nutzer ist. Während MacOS einen PDF-Editor in seiner Vorschau-App enthält, gibt es für iOS-Geräte keinen nativen PDF-Editor. Diese Lücke füllt PDF Expert sehr gut aus.

Die Software verfügt über eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche und bietet eine Fülle von benutzerfreundlichen Bearbeitungsoptionen, wie die Seitenverwaltung, die Umwandlung gescannter Dateien in bearbeitbare Dokumente und die Konvertierung in andere Dateiformate. Der Preisplan ist außerdem deutlich günstiger als die meisten anderen Top-Produkte. Das bedeutet, dass dieses Programm für Apple-Benutzer ein absolutes Muss ist.

PDF-Editoren: Kaufberatung

Ein Wort zu Online-PDF-Editoren

Warum einen Batzen Geld für einen Desktop-Editor ausgeben, wenn es kostenlose Online-PDF-Editoren im Überfluss gibt? Die einfache Antwort: Man bekommt das, wofür man bezahlt. In der Regel können Sie mit kostenlosen Online-Editoren Text und Kommentare hinzufügen, Dokumente zusammenführen und teilen sowie Dateien in und aus PDF konvertieren. Mit wenigen Ausnahmen können Sie jedoch keinen vorhandenen Text bearbeiten. Zudem gibt es viele Beschränkungen hinsichtlich der Dateigröße und des Seitenvolumens. Und viele Dienste versehen Ihr bearbeitetes Dokument mit einem Wasserzeichen. Aus diesen Gründen sind Web-PDF-Editoren am besten für einfache, schnelle Bearbeitungsaufgaben geeignet. Für anspruchsvollere Aufgaben sollten Sie einen Profi-Editor nutzen.

Worauf Sie bei einem PDF-Editor achten sollten

PDF-Editoren gibt es in verschiedenen Ausführungen und mit unterschiedlichem Funktionsumfang - von grundlegenden Funktionen bis hin zu Power-User-Tools. Es ist wichtig zu wissen, welche Funktionen am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passen, bevor Sie sich für einen PDF-Editor entscheiden.

PDFs erstellen, konvertieren und exportieren

Die grundlegendste Funktion eines PDF-Editors ist die Erstellung von PDFs, entweder von Grund auf, aus gescannten Kopien oder durch Konvertierung digitaler Dokumente. Ein guter PDF-Editor sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Dateitypen zu konvertieren - von Microsoft Office-Formaten über Bilder bis hin zu HTML - und zwar nahtlos und unter Beibehaltung der ursprünglichen Formatierung. Außerdem sollte er über eine OCR-Technologie verfügen, damit der PDF-Text durchsuchbar und bearbeitbar ist. Ebenso muss ein guter PDF-Editor in der Lage sein, PDFs in andere bearbeitbare Formate wie Microsoft Word und PowerPoint, HTML oder einfachen Text zu exportieren, wobei Hyperlinks, Bilder und andere Elemente der Originaldateien erhalten bleiben.

Bearbeitung von Inhalten

Eine weitere Besonderheit von PDF-Editoren ist die Möglichkeit, Text zu ändern, Bilder einzufügen, in der Größe zu verändern und zu verschieben sowie Seiten im PDF-Dokument neu zu organisieren. Ein guter PDF-Editor erledigt diese Aufgaben so einfach wie ein Textdokument oder eine Präsentation und ermöglicht die Inline-Bearbeitung, das Ziehen und Ablegen von Grafiken sowie das Hinzufügen oder Entfernen von Hyperlinks.

Überprüfen und Kommentieren

Ein guter PDF-Editor sollte es Ihnen oder anderen Nutzern auch ermöglichen, während der Überprüfung Kommentare und andere Anmerkungen zu PDF-Dateien hinzuzufügen. Er sollte Werkzeuge besitzen, mit denen sowohl Textdokumente als auch grafiklastige Dateien wie Webseiten markiert werden können. Zu den gängigen Optionen gehören Haftnotizen, Callout-Boxen, Hervorhebungen, Freihand-Zeichenwerkzeuge und Stempel mit Meldungen wie "genehmigt", "überarbeitet" und "vertraulich"

Sicherheit

Alle Unternehmen haben mit Dokumenten zu tun, die sensible Daten enthalten. Suchen Sie nach einem PDF-Editor mit Sicherheitsfunktionen, die den Zugriff nur für autorisierte Personen erlauben. Gute Optionen bieten in der Regel mehrere Sicherheitsstufen, darunter Passwortschutz, Berechtigungseinstellungen und Schwärzung ausgewählter Texte und Bilder. Die meisten PDF-Editoren bieten auch eine oder mehrere Möglichkeiten, Dokumente elektronisch zu signieren.

Mobile Unterstützung

Auch wenn Sie PDF-Dokumente am besten am Desktop bearbeiten, ist es gut, wenn Sie die Dateien auch unterwegs überprüfen und mit Anmerkungen versehen können. Zwar können PDFs in der Regel in jedem PDF-Reader oder -Editor überprüft werden, unabhängig davon, in welchem Programm sie erstellt wurden, doch sollten Sie sich nach einem Editor umsehen, der über eine spezielle App für Mobilgeräte verfügt, für Mobilgeräte optimiert ist oder den Zugriff auf Cloud-Funktionen über einen mobilen Browser ermöglicht.

Einer der großen Vorteile von PDF-Dateien ist, dass sie in jedem PDF-Programm gelesen und bearbeitet werden können, unabhängig davon, in welchem Programm sie erstellt wurden. Lassen Sie sich bei Ihrer Entscheidung also nicht nur von den hier beschriebenen Funktionen leiten, sondern auch von Ihren persönlichen Vorlieben.

FAQ: PDF-Editoren

1. Was ist der Unterschied zwischen einem PDF-Dokument und einem PDF-Formular?

Es gibt zwar verschiedene Arten von PDF-Dateiformaten, doch fallen sie alle unter den Oberbegriff PDF-Dokumente. Ein PDF-Formular ist eine Art von PDF-Dokument, das bearbeitbare Formularfelder enthält, die ein Benutzer ausfüllen kann. Normalerweise sind Teile des Dokuments statisch und können in einem PDF-Formular nicht geändert werden. Dazu gehören normalerweise Fragen und Anweisungen für diejenigen, die das Formular später ausfüllen. In einem PDF-Formular können die Inhaltsfelder, die der Benutzer ausfüllt, bearbeitet werden und bieten eine Liste möglicher Antwortoptionen oder können frei eingegeben werden.

2. Sind PDF-Dokumente und Word-Dateien unterschiedlich?

Ja, es handelt sich um zwei völlig unterschiedliche Dokumentformate. Sie können zwar von einem Dateiformat in ein anderes exportiert werden, aber sie sind nicht dasselbe. Word-Dateien werden in der Regel für die Textverarbeitung, die Bearbeitung und das Ändern von Texten verwendet. PDF-Dokumente hingegen werden in der Regel zum Anzeigen, Weitergeben und Drucken von Dokumenten verwendet. Außerdem können Word-Dateien gelesen und geschrieben werden. PDF-Dateien hingegen sind in der Regel schreibgeschützt.

3. Können Sie PDF-Dokumente vor der Bearbeitung durch andere Personen schützen?

Ja. Wenn Sie ein PDF-Dokument haben, von dem Sie nicht möchten, dass es von anderen Personen bearbeitet werden kann, können Sie die Datei schützen. Dazu öffnen Sie die Datei in Acrobat und klicken auf Werkzeuge > Schützen und standardiosieren. Dann haben Sie mehrere Möglichkeiten, ob Sie die Bearbeitung einfach mit einem Kennwort einschränken oder die Datei zur weiteren Sicherheit verschlüsseln möchten. Sobald Sie sich entschieden haben, wie Sie das PDF-Dokument schützen wollen, können Sie ein Kennwort festlegen und speichern.

(PC-Welt)