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Wer schon mal was von Zeitmanagement gehört oder das ein oder andere Buch darüber gelesen hat, der kommt vermutlich mit der Kurzform aus. Wer noch etwas unsicher ist, für den ist diese Anleitung nützlich. Am besten lernen Sie das, wenn Sie nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht. Wenn Sie vor scheinbar unüberwindlichen ALPEN stehen. Ein TIPP: Drucken Sie es sich aber jetzt schon aus. Dann haben Sie es schon parat, wenn Sie es dringend brauchen.
Also legen wir los ...
Die A.L.P.E.N.-Strategie
A wie Aktivitäten / Aufgaben / schriftlich festhalten (to-do-list)
Nehmen Sie sich einen A4-Block, Ihren Lieblingsstift und setzen Sie sich da hin, wo Sie absolut nicht gestört werden. Atmen Sie ein paar Mal tief durch. Denken Sie daran, dass nichts so heiß gegessen wird, wie es gekocht wird. Nehmen Sie sich nun ruhig eine Stunde Zeit dafür. (Wenn sowieso gerade alles über Sie einzubrechen droht und Sie für nichts mehr Zeit haben, dann spielt diese Stunde auch keine Rolle mehr. Glauben Sie mir einfach. Ich spreche aus Erfahrung.)
Schreiben Sie nun alle Dinge auf, die irgendwie erledigt werden müssen. Schreiben Sie einfach alles hin. Egal ob beruflich oder privat. Einfach alles aufschreiben, gerade so wie Sie daran denken. Wenn Sie damit fertig sind, dann nehmen Sie sich nun zwei neue Blätter. Geben Sie diesen Blättern die Namen "Beruf" und "Privat". Gehen Sie nun Punkt für Punkt ihres ersten Blattes durch und schreiben Sie ihn entweder auf das Beruf-Blatt, oder auf das Privat-Blatt.
Wenn Sie das getan haben und alle Punkte vollständig auf die beiden Blätter übertragen wurden, dann zerreißen Sie die erste Version der to-do-list und schmeißen Sie die Schnipsel in den Müll. Das ist wichtig für Ihre Psyche. Sie fühlen sich dann schon etwas besser und befreiter.
Wie viel Zeit brauchen Sie wirklich?
L wie Länge / Zeitaufwand planen / Puffer einplanen:
Nehmen Sie nun Ihre beiden Blätter "Beruf" und "Privat". Mit welchem Sie anfangen ist egal. Lesen Sie sich den Punkt noch mal durch. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie brauchen, um diesen Punkt abzuarbeiten. Nicht wie viel Zeit man dafür verwenden will oder zur Verfügung hat, sondern wie viel Zeit man wirklich dafür brauchen wird. Schreiben Sie den Zeitaufwand hinter den Punkt. Wenn Sie dafür zum Beispiel noch wohin fahren müssen, so planen Sie auch die Fahrzeit gleich mit ein.
Je nachdem, wie gut Sie den Zeitaufwand für einen Punkt einschätzen können, geben Sie nun noch einen Zeitpuffer dazu. Dieser Zeitpuffer beträgt mindestens 25 Prozent. Aus einer Stunde werden also eine Stunde und fünfzehn Minuten. Aus vier Stunden werden fünf. Das aber auch nur bei den Tätigkeiten, die Sie wirklich am besten einschätzen können. Bei Tätigkeiten, wo Sie leicht unsicher sind, packen Sie rund 50 Prozent obendrauf. Und bei Tätigkeiten, wo Sie sehr unsicher sind: 100 bis 300 Prozent. Damit müssten Sie auf der sicheren Seite liegen.
P wie Prioritäten setzen (hierbei helfen das Pareto- und das Eisenhower-Prinzip):
Nachdem Sie nun die Punkte mit Zeitansätzen versehen haben, setzen Sie die Priorität jedes einzelnen Punktes fest. Gehört ein Punkt zu der Gruppe, die 80 Prozent Ergebnis bringt und nur 20 Prozent Zeitaufwand kostet, dann hat der Punkt schon mal eine A- oder B-Priorität. Dann erst entscheidet die Dringlichkeit. Dringend = A, nicht dringend = B. Sehen Sie? So einfach ist das.
Gehört ein Punkt zu der Gruppe, die nur 20 Prozent Ergebnis bringt, aber 80 Prozent Ihrer Zeit kostet, dann hat er automatisch eine C- oder D-Priorität. Auch hier entscheidet erst nach der Wichtigkeit, die Dringlichkeit. Dringend = C, nicht dringend = D.
Notieren Sie die Priorität vor jedem Punkt. So haben Sie eine bessere Übersicht. Nehmen Sie sich nun drei neue Blätter vor und geben Sie ihnen die Namen "A", "B" und "C". Notieren Sie alle A-Prioritäten auf das A-Blatt, die B-Prioritäten auf das B-Blatt und die C-Prioritäten auf das C-Blatt. Zerreißen Sie nun das Blatt und schmeißen Sie die Schnipsel in den Müll.
Und was ist mit den D-Prioritäten? Da sie weder wichtig, noch dringend sind, brauchen Sie sich darum nun nicht mehr kümmern. In der Regel dürften Sie nun rund 10 bis 25 Prozent weniger Punkte haben. Damit haben Sie schon locker ein Vielfaches der Zeit gespart, die Sie hierfür gerade aufwenden. Nehmen Sie nun das andere Blatt der beiden Blätter "Beruf" und "Privat" und gehen Sie genauso vor, wie mit dem ersten Blatt. Danach erst folgt der nächste ALPEN-Abschnitt.
E wie Eintragung / Entscheidungen treffen: Auch wenn es Sie wundert; Nehmen Sie sich nun bitte zuerst das C-Blatt vor. Warum? Ganz einfach: Das sind die Punkte, die Sie delegieren, die also von anderen ausgeführt werden. Egal ob das Personen oder Firmen sind. Es wäre doch Zeitverschwendung, wenn die so lange warten müssen, bis Sie die A- und B-Punkte alle eingeplant haben.
Überlegen Sie also, wer den jeweiligen Punkt mit C-Priorität erfüllen soll und bis wann. Bleiben Sie dabei realistisch. Delegieren Sie die Aufgabe. Notieren Sie sich, wann Sie das Ergebnis der Aufgabenerfüllung kontrollieren. Wenn Sie nun das Pareto-Prinzip unter P richtig angewendet haben, dann haben Sie sich nun 80 Prozent mehr Zeit verschafft. Denn die Prioritäten A und B dürften ja nun nur noch 20 Prozent Zeit kosten. Klar?
Nehmen Sie sich nun Ihren Terminplaner vor. (Ein Terminplaner mit Papierblättern ist übrigens einem Palm-Top vorzuziehen, weil er einfach viel übersichtlicher ist.) Tragen Sie zuerst alle festen Termine ein und markieren Sie den üblichen Zeitaufwand dafür im Zeitbalken. Drunter fallen alle festen Termine, egal ob täglich, wöchentlich, monatlich usw. Planen Sie auch Ihre Pause(n) und den Feierabend ein. Das sind wichtige Termine für Ihr inneres Gleichgewicht.
Anmerkung: Alle Termin-Eintragungen werden mit Bleistift gemacht!
Ist zwischen diesen Terminen ein Ortswechsel oder eine bestimmte Vorbereitung notwendig, dann setzen Sie dafür gesonderte Zeit in Ihrem Terminplaner an und markieren Sie den Zeitbedarf dafür im Zeitbalken.
Nun sollten Sie einen ersten Überblick haben. Jetzt können Sie Ihre A- und B-Aufgaben als Termine eintragen. Achtung: Verplanen Sie nicht schon wieder den ganzen Tag. Denn es kommt doch wohl immer noch was dazwischen, oder? Also verplanen Sie nur 40 bis 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Dann haben Sie noch genug Zeitpuffer für Eventualitäten. Und falls mal keine Eventualitäten eintreffen, dann können Sie ja auch vielleicht einen Punkt vorziehen.
N wie Nachkontrolle:
Auch wenn Lenin sagte: "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser", vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Durchführung der an sie delegierten Aufgaben. Das schließt eine Nachkontrolle, ob diese Aufgaben, zur Zufriedenheit, erfüllt worden sind, nicht aus. Wichtig dabei ist, das DAS und nicht das WIE. Falls Sie das nicht schon tun, dann führen Sie regelmäßige Team-Sitzungen ein. (mf)