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Zugegeben, die Software-Ausstattung von Arbeitsplätzen galt lange Zeit nicht als besonders aufregend und spannend. Etablierte Kommunikations- und Kollaborations-Tools wie E-Mail, Kalender und Dokumentenmanagement wurden nur partiell und zögerlich durch neue Werkzeuge wie beispielsweise Messenger ergänzt. Besonders dynamisch und herausfordernd war das nicht. Doch das hat sich gründlich geändert.
Nachdem unter dem Druck der viralen Ereignisse quasi über Nacht lange gehütete Bastionen wie die Präsenzarbeit unter Aufsicht vor Ort geschleift wurden, sind neue vernetzte Arbeitsplatzkonzepte zur vordringlichen Aufgabe und zu einem wesentlichen Faktor für den Erfolg und die Weiterentwicklung von Unternehmen geworden. Neue Kommunikationsformen und -formate wie Chat, Videoconferencing und Social Media sind nicht nur wegen des Homeoffice-Booms aus den physischen wie virtuellen Büros nicht mehr wegzudenken. Daran werden auch die jüngst entflammten Diskussionen um die Reduzierung von Homeoffice-Zeiten nichts ändern.
Integriert und intelligent
Mit der einfachen Addition neuer Software ist es jedoch nicht getan. Das erweiterte Tool-Set muss die geänderten Workflows abbilden, dabei die internen (Compliance) und externen (DSGVO) Sicherheitsvorgaben erfüllen und dabei auch noch so intuitiv bedienbar sein, dass der Aufwand für die Administratoren und der Trainingsbedarf für die Mitarbeiter überschaubar bleibt. Das bedeutet neue Herausforderungen für die Software-Anbieter.
So kann beispielsweise ein in die Software integrierter Machine Learning Virtual Assistant den Schulungsbedarf reduzieren. Der ist um so geringer, je besser die einzelnen Teillösungen integriert sind. Gemeinsame, stringente Oberflächen, die einfache Interoperabilität der Funktionsmodule und der nahtlose Datenaustausch zwischen ihnen sind die Vorgaben für die angestrebte Effizienz am Arbeitsplatz - wo immer er auch sein mag.
Der so plötzlich gestiegene Bedarf an geeigneten Kommunikations- und Kollaborations-Tools hat, so will es die innige Verbindung von Angebot und Nachfrage, zu einer Flut von Angeboten geführt, die aus Nutzersicht sorgsam evaluiert und kombiniert werden müssen. Der dafür notwendige Überblick und das Detail-Know-how sind aber häufig nur unzureichend ausgeprägt, denn der Markt ist nach wie vor stark segmentiert und von Spezialisten geprägt, die in ihrem jeweiligen Segment marktführend sind, damit aber nur einen kleinen Teil des gesamten Kommunikationsbedarfs abdecken. Das ist weder für Administratoren oder Anwender, noch für die Controlling- und Managementebene befriedigend. Effizienzfortschritte lassen sich damit nur bedingt realisieren.
Arbeitsplatzoptimierung als Dauerthema
Für IT-Dienstleister ist das Trio aus stationären Büro- und Homeoffice-Arbeitsplätzen plus mobilen Einsatzszenarien und deren Verzahnung zu einem attraktiven Betätigungsfeld avanciert - in seinem Potenzial vielleicht vergleichbar mit den letzten Monaten vor dem DSGVO-Stichtag. Mit dem Unterschied, dass es für die Arbeitsplatzmodernisierung kein Ablaufdatum gibt. Die wachsende Bedeutung der Arbeitsorganisation lässt Innovationsschübe auf Seiten der Software-Anbieter erwarten, aus denen Systemhäuser und -integratoren sinnvolle und praktikable Lösungen für ihre Kunden erarbeiten.
Bei der Auswahl der geeigneten Technologie- und Lösungspartner sind die Funktionsvielfalt der Anwendungen, der modulare Aufbau des Software-Stacks, die Integration der Module auf einer allen gemeinsamen Technologie-Plattform und die durchgängige Nutzung von Open Source dabei die entscheidenden Kriterien, um sich im härter gewordenen Wettbewerbsumfeld erfolgreich positionieren zu können.
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