Einkäufer und Verkäufer sind die sprichwörtlichen Gegensätze in der Geschäftswelt. Sie haben meist nicht viel miteinander gemein. Sie treffen sich am Verhandlungstisch mit entgegengesetzten Interessen. Während sich der Einkauf ausschließlich auf die Beschaffung der benötigten Güter und Dienstleistungen fokussiert, verfolgt der Verkäufer den möglichst breit angelegten Vertrieb und Absatz des Portfolios seines Unternehmens.
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Bei aller Verschiedenheit sind sich beide Seiten jedoch in einem einig: Sie wünschen sich effiziente Geschäftsprozesse. Effizienz entsteht durch eine stabile und meist langjährige Geschäftsbeziehung. Und Effizienz entsteht auch durch optimierte digitale Unterstützung der Geschäftsprozesse.
Digitalisierung in der Beschaffung: der Einkauf am Scheideweg
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung stehen nicht nur Lieferanten sondern auch der Einkauf massiv unter Druck, die oft versäumte Modernisierung der Systemlandschaft nachzuholen. In der Beschaffung läuft heute noch vieles analog und verschlingt dabei dringend anderweitig benötigte Ressourcen. Schnell sollte der Wechsel auf eine digitale Lösung vonstattengehen. Günstig sollte das Projekt sein. Die Lösung muss auf aktuelle Bedürfnisse zugeschnitten sein, aber auch Flexibilität in der weiteren Entwicklung erlauben. Verständlich, dass IT-Verantwortliche zunächst die Möglichkeiten ihres täglichen Handwerkszeugs sondieren und über Erweiterungen des ERP-Systems wie Beschaffungs- oder Lieferantensysteme nachdenken.
Ein Beschaffungssystem (E-Procurement) professionalisiert die Bedarfserhebung und setzt Ressourcen für Preis- und Konditionsverhandlungen frei. Ist bereits ein Beschaffungssystem im Einsatz, fassen viele Unternehmen als nächsten Schritt die Einführung eines Lieferantensystems (Supplier Portal, E-Sourcing) ins Auge. Dieses deckt zusätzlich die Geschäftsanbahnung ab und lässt sich ebenfalls in die ERP-Systemlandschaft integrieren. Selten geht beim Thema E-Sourcing der Blick der IT-Verantwortlichen auf die gegenüberliegende Seite des Verhandlungstisches, mit welcher der Einkäufer ständig in Kontakt steht. Auch der B2B-Shop des Lieferanten kann viel für den Einkäufer tun. Er liefert vielleicht genau die Puzzleteile, die dem beschaffenden Unternehmen an den entscheidenden Pain Points Erleichterung verschaffen.
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Nach jüngsten Erhebungen („BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung" 2015/2016) nutzen nach wie vor nur 30 Prozent der befragten Unternehmen ein Lieferantenmanagementsystem (E-SRM) oder ein Beschaffungssystem (E-SCM). Eine relativ geringe Zahl, angesichts der Tatsache, dass dieselben Befragten die Vorteile von Sourcing-Systemen erkennen und klar beziffern können. Durch einheitliche, transparente Prozesse ist eine Senkung der Einstandskosten um 9 bis 15 Prozent möglich. Durch schnellere Abläufe und medienbruchfreie Datentransfers können Prozesskosten um 5 bis 13 Prozent reduziert werden (BME, ebd.). Diese Kostensenkung summiert sich, denn sie fällt regelmäßig für alle Beschaffungsaktivitäten an.
Dass angesichts dieser Vorteile die Marktdurchdringung noch immer recht gering ausfällt, hängt mit den massiven Anforderungen im Changemanagement und den Investition für Einführung und Pflege eines Sourcing-Systems zusammen. Um die Daten vollständig und aktuell zu halten, sowie die Transparenz über Einkaufsgeschehen und Zukunftsfähigkeit der Lösung zu garantieren, sind ständig Anpassungen und Weiterentwicklungen nötig. E-Sourcing ist keine fertige Lösung. Es ist ein dynamisches System, das Geschäftsbeziehungen, Prozesse und technische Komponenten abbilden muss. Das beschaffende Unternehmen muss regelmäßig in die Entwicklung der Lieferantenanbindung und Katalogpflege investieren, auch für jene Lieferanten, die es gerade nicht beauftragt.
Diesen konkreten Aufwänden stehen für das einkaufende Unternehmen nur die oben bezifferten Einsparungen durch Preisvergleich, Konditionsverhandlung und Volumenbündelung gegenüber. Für viele rechnet es sich insgesamt nicht.
B2B-Funktionalität auf Lieferantenseite optimiert den Beschaffungsprozess
Für den Einkauf wäre es attraktiver, beschaffungsrelevante Informationen vom jeweiligen Experten digital aufbereiten, verwalten und zur Verfügung stellen zu lassen; nämlich vom Lieferanten selbst.
Selbstverständlich müssen für einen Zuschlag in erster Linie Produkt, Preis und Service stimmen. Effiziente Prozesse sind jedoch ein wichtiger Kostenfaktor für jedes Unternehmen. So werden Einkäufer einen sauber aufgesetzten B2B-Shop des Lieferanten einem schwerfälligen und wartungsintensiven E-Sourcing in vielen Fällen vorziehen. Mit durchdachten Funktionen und online Self-Services wird ein B2B-Shop zur attraktiven Beschaffungsplattform für Einkäufer. So kann das einkaufende Unternehmen die eigenen Aufwände reduzieren ohne selbst die intensive Maintenance stemmen zu müssen.
Beschaffungsfunktionalität, die Einkäufer honorieren:
Transparenz über die gesamte Abwicklung ohne Medienbrüche (Recherche, Order, Versand)
Optimierte Produktdarstellung (Produktdetails, Ansichten, Datenblätter)
Aktualität und Vollständigkeit der Gesamtportfolios (Verfügbarkeit, ergänzende Waren, Services)Zugeschnittene Beschaffungsfunktionalität für den Einkauf (im Self-Service):
Teamarbeit im Einkauf über Unternehmensaccount mit personenbezogenen Einzelkonten und Rollen abgebildet; Master-Cockpit für den Chefeinkäufer
Budgetvorgaben pro Einkaufsmitarbeiter durch Chefeinkäufer
Genehmigungspflichtige Budgets oder Bestellungen durch automatisierte Freigabe
Workflows beim zuständigen Vorgesetzten
Sammelbestellungen bündeln Einkaufsaktivitäten und ermöglichen attraktive Rabattstaffeln und die Ersparnis von Versandkosten
Turnusmäßige Wiederbestellungen können automatisiert oder halb-automatisiert angelegt werden
Warenkorbexport und externes Speichern regelmäßig beschaffter Güter
Zeitgemäße Usability und Komfort in der Handhabung, unter anderem:
Produkte sind schnell und unkompliziert zu finden
kurze Prozesswege zwischen Produktion und Einkauf durch weiterleitbaren Warenkorb mit Produktdokumentationen, erhöht Effizienz und minimiert Fehler
projektübergreifende Freigabelisten schaffen Transparenz und erhöhen Koordinationseffizienz
Live-Informationen zu Verfügbarkeit und Preis, etwa für zuschlagspflichtige oder volatile Rohstoffe
Sofortige Angebotserstellung und Kalkulation anhand individuell verhandelter Preise und Rabatte; Gewichts- und Versandkostenstaffeln
Schnelle Abwicklung auf Lieferantenseite, bessere Planbarkeit und Lieferung in kurzer Zeit möglich
Der B2B-Shop als Beschaffungsportal – Win-Win für Einkauf und Vertrieb
Kein Einkäufer möchte sich von vornherein auf einen Lieferanten festlegen. Deswegen dürfte von Lieferanten parallel immer die Pflege von Marktplatzprofilen und Selbstdarstellung in E-Sourcing Portalen verlangt werden. Das können auch Lieferanten mit großem Marktanteil und langjähriger Kundenbeziehung kaum vermeiden. Schließlich ist es auch für die Sichtbarkeit und den Ausbau der eigenen Reichweite sinnvoll. Das Aufsetzen eines als Beschaffungsportal optimierten B2B-Shops bedeutet daher nicht die Abkehr von anderen Absatzkanälen. Sourcing-Plattformen und B2B-Marktplätze können und sollen ergänzend zum B2B-Portal für die Geschäftsanbahnung genutzt werden. Hier ist ein minimales Profil mit Verweis auf das eigene Beschaffungsportal völlig ausreichend und spart zusätzliche Aufwände. Diese Offenheit für Multi-Channel im Absatzmarketing kann neue Marktsegmente erschließen und wird vom Einkauf positiv bewertet. Denn auch Einkäufer sind durch ihr persönliches Einkaufsverhalten in B2C-Onlineshop geprägt und übertragen diese Erwartungshaltung zwangsläufig auch auf die geschäftlich genutzten digitalen Prozesse.
Beschaffende Unternehmen tun gut daran, die technologischen und die Marktentwicklungen auf der Gegenseite in Betracht zu ziehen und sie als das zu nehmen, was sie sind: ein Sprungbrett für ihre eigene Business-IT. Die große Welle des E-Commerce hat das B2B-Segment erfasst. Händler und Hersteller müssen sich den gestiegenen Standards anpassen, um Marktanteile zu sichern und zugleich die eigenen System- und Prozesskosten überschaubar zu halten. Wenn Lieferanten derzeit massiv mit B2B-fähigen Lösungen in den E-Commerce einsteigen, müssen die beschaffenden Unternehmen das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf den Errungenschaften des Gegenübers aufsetzen.
Der Lieferant, um seine Kundenbeziehungen zu festigen, investiert in die Darstellung und Zugänglichkeit seiner Produkte; der Einkäufer konzentriert sich auf seine Bedarfskalkulation und Anforderungen an den Beschaffungsprozess - so nehmen sie sich in der Geschäftsbeziehung gegenseitig Arbeit ab und ermöglichen den Fokus auf die eigenen Kernkompetenzen. (haf)