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Der Fachkräftemangel hat Unternehmen in Deutschland weiter fest im Griff. Vor allem in der Pflege und der IT, aber auch in der Baubranche und der Logistik mangelt es an gut ausgebildeten Mitarbeitern. Laut dem Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (Kofa) hat sich im Verlauf des letzten Jahres die Zahl der unbesetzten Stellen, für die es keine qualifizierten Interessenten gab, mehr als verdoppelt. Diese Situation hat noch eine weitere Konsequenz: Da die Auswahl für Jobsuchende so groß ist, sind sie auch schneller bereit, etwas Neues auszuprobieren und zu kündigen.
Gerade bei jungen Nachwuchskräften liegt dieses sogenannte "Job Hopping" im Trend. Dies bestätigt auch eine Umfrage der Königsteiner Gruppe. So konnten sich Ende 2021 genau 62 Prozent der befragten Angestellten eine berufliche Veränderung vorstellen. Nicht zuletzt hat dazu auch die Corona-Krise beigetragen. Denn Unternehmen bieten nun vermehrt Remote-Arbeitsplätze an. Wechselwilligen Fachkräften eröffnet sich dadurch eine noch größere Auswahl an Arbeitgebern, für die sie von zu Hause oder unterwegs aus arbeiten können.
Fehlerquellen und Zeitfresser im Vertragsprozess eliminieren
Unternehmen müssen Stellen heute also unter Umständen häufiger neu besetzen, während gleichzeitig immer weniger qualifizierte Fachkräfte auf dem Markt sind. Schnelle und reibungslose Recruiting-Prozesse sind daher wichtiger als je zuvor. Wer zu lange braucht, um Interessenten Rückmeldung zu geben, hat mit hoher Wahrscheinlichkeit das Nachsehen. Die meisten Unternehmen setzen daher bereits auf professionelle Bewerbermanagement-Systeme, mit denen sich der Prozess von der Stellenausschreibung bis zum Vorstellungsgespräch optimieren und damit beschleunigen lässt.
Ist der passende Kandidat gefunden, kommt der Workflow jedoch häufig bei der Erstellung des Arbeitsvertrags ins Stocken. Denn diesen fertigen HR-Verantwortliche meist noch mühevoll manuell an: Sie befüllen Word-Vorlagen händisch mit den notwendigen Daten und müssen das fertige Dokument dann von verschiedenen Stellen im Unternehmen frei geben lassen, um es anschließend per Post an den Wunschkandidaten zu schicken. Das ist nicht nur aufwendig und zeitintensiv, sondern auch riskant. Denn oftmals entstehen so im Laufe der Zeit verschiedene erweiterte Vorlagen und Versionen, die zu Fehlerquellen werden und im schlimmsten Fall sogar den Datenschutz verletzen.
Empfehlenswert ist daher, auch bei der Erstellung von Arbeitsverträgen auf digitale Tools zu setzen. Das entlastet die HR-Abteilung und beschleunigt den Prozess erheblich. Mit guten Lösungen können nicht nur HR-Verantwortliche, sondern auch Fachabteilungsleiter den Arbeitsvertrag erstellen - und das sogar direkt im Anschluss an ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch gemeinsam mit dem Kandidaten.
Dazu muss die Führungskraft lediglich die individuellen Vertragsmodalitäten wie das verhandelte Gehalt, die wöchentliche Arbeitszeit und den Starttermin im System eintragen. Anschließend zieht sich das Tool alle weiteren benötigten Informationen, wie die Stammdaten des Bewerbers und die Aufgaben- und Stellenbeschreibung, aus dem angeschlossenen HCM-System. Mithilfe rechtssicherer Textbausteine, die bereits im Tool hinterlegt sind, erstellt die Lösung so in Sekundenschnelle einen fertigen Arbeitsvertrag, den Führungskraft und Bewerber sofort unterzeichnen können - idealerweise digital, um Medienbrüche zu vermeiden.
Digitale Signatur wird künftig Pflicht
In den vergangenen beiden Jahren hat die elektronische Signatur einen gewaltigen Schub bekommen. In Zeiten von Corona und Homeoffice ist es schlicht zu umständlich und langwierig geworden, Unterschriften auf Papier einzuholen und Dokumente mit der Post hin und her zu schicken. Der Markt hat sich mittlerweile eindeutig für die elektronische Unterschrift entschieden.
Das belegt auch eine Studie von Adobe. Ihr zufolge wünschen sich 69 Prozent der Deutschen, dass mehr Unternehmen die Möglichkeit einer elektronischen Unterschrift anbieten. Jeder Zweite empfindet es als unmodern und nicht mehr zeitgemäß, wenn keine digitale Signatur möglich ist. Doch nicht nur fürs Image lohnt sich die elektronische Unterschrift: Laut einer Studie von DocuSign werden mit ihrer Hilfe 82 Prozent der Verträge in weniger als einem Tag abgeschlossen - 50 Prozent sogar in weniger als 15 Minuten. Rechnet man Material und Arbeitszeit zusammen, können Unternehmen pro Dokument 34 Euro einsparen.
Lücken im Recruiting-Prozess jetzt schließen
Die digitale Vertragserzeugung und -unterzeichnung schließt die bestehende Digitalisierungs-Lücke zwischen dem Recruiting und dem Onboarding. Sie ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu durchgängig digitalen HR-Prozessen und unabdingbar, um im War for Talents zu bestehen. HR-Verantwortliche sollten Chancen jetzt nutzen und die Digitalisierung und Modernisierung von Personalprozessen selbst gestalten. Denn nicht zuletzt muss sich die HR-Abteilung vor der Geschäftsleitung mit externen Dienstleistern messen, die Personalprozesse womöglich günstiger anbieten.
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