Alteingesessene Standard-Services wie das Drucken im Officebereich und das hierbei enthaltene Optimierungspozential wird von vielen Firmen immer noch unterschätzt. Die Umstellung von einzelnen Arbeitsplatzdruckern hin zur modernen, zentralen und cloudbasierten Drucklösung spart nicht nur Zeit, Geld und Nerven, sondern erhöht auch die Sicherheit im Umgang mit Dokumenten.
Einen neuen IT-Service zu etablieren ist die eine Sache. Diesen aber stets an moderne Arbeitsbedingungen und Trends wie zum Beispiel Cloud Lösungen anzupassen, Bedarf weit mehr. Regelmäßige Reviews und kontinuierliche Verbesserungen sind ein Muss. Dabei sollte der Anwender dieses Services immer im Zentrum stehen.
Für Mitarbeiter einer Firma ist das Drucken am Arbeitsplatz eine Selbstverständlichkeit. Für viele Unternehmen macht es Sinn, die dabei jährlich anfallenden Kosten einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Foto: wavebreakmedia - shutterstock.com
Besonders bei Standard-Services wie dem Drucken im Officebereich schlummert erhebliches Potenzial. Denn viele Firmen unterschätzen nicht nur die Höhe ihrer Druckkosten und die Zeit, die ihre Mitarbeiter mit Drucken und der damit verbundenen Administration aufwenden, sondern auch die Folgen für die Umwelt.
So wurden 2012 weltweit 2,98 Billionen Seiten ausgedruckt - das entspricht einer Fläche von 17 Fussballfeldern pro Minute. Lexmark hat 2010 eine Studie zum Thema Drucken und Papier veröffentlicht aus der hervorgeht, dass bei Firmen mit weniger als zehn Mitarbeitern 19 Prozent der Ausdrucke völlig unnötig sind. In Großunternehmen werden sogar mehr als 21 Prozent der Ausdrucke verschwendet. Und auch wenn sich diese Zahl in den letzten vier Jahren positiv verändert hat, lohnt sich eine genaue Betrachtung der unternehmensweiten Drucklandschaft und ein Überdenken unseres eigenen Druckverhaltens.
Cloud und Drucken – Geräteunabhängig und Fexibel
Muss man dann aber doch einmal etwas ausdrucken, ist der Cloud-Druck (auch Cloud Print, Secure Pull Printing oder Follow-Me-Printing genannt) eine Möglichkeit das Ganze sicher, moderner und flexibler zu gestalten - selbstverständlich zusätzlich zur Optimierung der eigenen Druckerlandschaft an sich. Per WLAN- oder Internetverbindung nehmen hierbei die Druckdaten zuerst den Weg vom Endgerät in die Cloud, die entweder im eigenen Unternehmen oder bei einem Cloudanbieter gehostet werden kann. Danach erfolgt die Weiterleitung an einen Drucker, der zum Beispiel über einen Router ebenfalls mit der Cloud verbunden und für die Nutzung freigegeben ist. Lange Wartezeiten vor dem Ausgabeschacht eines bestimmten Druckers werden somit reduziert. Es ist sogar möglich, einen Ausdruck schon auf dem Weg zum Geschäftstermin an einen Cloud-Drucker des Unternehmens schicken. Der Mitarbeiter druckt also nicht mehr wie früher an einem bestimmten Drucker, sondern kann die gesamte Druckerinfrastruktur der Firma nutzen, unabhängig von Gebäude, Lokation oder auch Land.
Der Weg zur Optimierung
Erfassen des Ist-Zustands, erstellen eines Business-Case (Maßnahmenkatalog), die Auswahl eines geeigneten Partners um ihre Ziele zu erreichen und den Service bestmöglichst zu betreiben sind einige wichtige Punkte auf dem Weg, ihre Drucklandschaft optimal aufzustellen. Diesen Maßnahmen folgen die Umsetzung und die Einführung - und ganz wichtig die Kommunikation der Änderungen an die Mitarbeiter.
Optimieren der Druckumgebung
Schritt 1: Erfassung des Ist-Zustands Es geht absolut nichts über eine genaue Bestandsaufnahme bevor wir mit unserem Optimierungsprojekt und somit der Erstellung eines Business-Case starten. Wie viele Drucker, Faxgeräte, Kopierer und Scanner haben wir? Wie sieht unsere Druck-Umgebung aus? Was läuft gut, was wollen wir verbessern/erreichen und warum überhaupt (die berühmten Ziele)?<br>Je mehr Daten und Fakten wir haben, desto besser lässt sich später der Business-Case inklusive dem Maßnahmenkatalog erarbeiten. In unserem Beispiel könnten dies eine Reduktion der Druckkosten oder des Papier- und Tonerverbrauchs sein. Oder eben auch die Einführung einer Cloud-basierten zentralen Drucklösung. Überlegen Sie auch, welche Abteilungen Sie noch mit ins Boot holen sollten.<br>Haben Sie eigentlich eine Nachhaltigkeitsstrategie? Auch hier lässt sich das Thema Drucken wunderbar einbetten.
Schritt 2: Erstellen des Business-Case inklusive Maßnahmenkataolog Vielleicht haben Sie bei Ihrer Bestandsaufnahme bereits entdeckt, dass Ihre Druckerlandschaft hochgradig heterogen ist. Denn über die Jahre wurden unterschiedlichste Drucker von verschiedenen Herstellern angeschafft, es existieren viele Einzelplatzdrucker und kein zentrales Druckmanagement.<br />Starten Sie jetzt mit der Erstellung Ihres Business-Case für die Einführung einer cloudbasierten, zentralen Drucklösung. Es könnte sich lohnen. Gemeinsam mit den von Ihnen in Schritt 1 identifizierten Abteilungen (z.B. dem Einkauf) sollten nun folgende Schritte unternommen werden:<br />- Erfassen des tatsächlichen Bedarfs an Druckleistungen<br />- Verringerung der Geräteanzahl absolut und (räumliche) Neuverteilung der Geräte – falls möglich - anhand des erfassten Bedarfes und administrativer Vorgaben<br />- Zusammenfassen verschiedener Geräteklassen durch Einsatz von Multifunktionsgeräten<br />- Ersatz verschiedener Lieferanten und Fabrikate durch einen einheitlichen Anbieter unter Einsatz eines bedarfsorientierten Rahmenvertrages und somit: Ablösung der unternehmensinternen Ersatzteil- und Verbrauchsmittelhaltung sowie verschiedener Garantie- / Servicedienstleister durch einen einheitlichen Partner mit bedarfsgesteuerter Verbrauchsmittellieferung und einheitlicher Garantie- und Serviceabwicklung, sowie einheitliche Nutzerinterface an allen Geräten.<br />Sofern Cloud Printing ein Thema sein sollte, einheitliches Authentifizierungssystem (wie sollen sich die Mitarbeiter am Drucker anmelden? Wie mit den Druckern verbinden? Reicht ein Pin oder könnte man die Anmeldung über eine Zugangskarte realisieren?)
Schritt 3: Verhandlung mit Anbietern und Vertragsvorbereitung Nach Bestätigung des Konzeptes wird nun gemeinsam mit dem Einkauf eine entsprechende Ausschreibung vorbereitet um einen entsprechenden Vertragspartner zu ermitteln. Ist dieser gefunden und sind mit ihm die Rahmenbedingungen festgelegt worden, kann mit der Umsetzung gestartet werden.
Schritt 4: Die Umsetzung Sobald der neue Partner beziehungsweise Hersteller gefunden wurde, kann mit der technischen Vorbereitung begonnen werden. Die Nutzer sollten bereits an dieser Stelle über die kommenden Änderungen informiert werden, um eine möglichst hohe Akzeptanz zu erhalten und Transparenz zu schaffen. Dann können die Geräte schrittweise getauscht bzw. entfernt werden. Parallel kann die IT-Abteilung neue Druckserver aufbauen und über Skripte die verbundenen Netzwerkdrucker umstellen, so dass der Aufwand beim Endanwender minimiert wird.<br />Wenn Sie sich für eine zentrale Lösung entschieden haben, sollten die neuen Multifunktionsgeräte räumlich so aufgestellt sein, dass jederzeit zwei Geräte leicht erreichbar sind (Ersatz im Fehlerfall). Über ein Meldungssystem und im direkten Kontakt können Probleme mit der Platzierung oder dem Gerätetyp erfasst und gegebenenfalls behoben werden. Der Vertragspartner sollte die Geräte bereits auf die Cloudlösung vorbereiten und die Altgeräte im Zuge des Austausches selbstständig abholen und einer ordnungsgemäßen Verwertung zuführen. Zusätzlich kann das Druckvolumen mit Hilfe von Default Einstellungen wie 2-Seiten-Druck „Duplex“ und schwarz-weiß deutlich reduziert werden.
Schritt 5: Einführung des neuen Konzepts Um den Bedarf an Nachbesserungen später so gering wie möglich zu halten, sollte die Umsetzung zunächst für eine vorher definierte Pilotgruppe erfolgen. Das kann – je nach Größe des Unternehmens – eine Abteilung, eine Lokation oder ein Land sein. Diese Pilotgruppe testet nicht nur die neue Druckumgebung sondern auch die initiale Anmeldung an der Cloud und eventuelle neue oder überarbeitete Funktionen wie Scan-to-E-Mail (ein Dokument wird am Drucker eingescannt und direkt per E-Mail versendet). Ihre Kommunikationsabteilung oder ihr Projektteam sollte hierfür einfache Anleitungen (im One-Pager-Format) vorbereiten. Zum Beispiel ein kurzes 3-Minuten Video in dem das neue Konzept oder beispielsweise eine eventuell notwendige initiale Anmeldung an die neue Drucker-Cloud erklärt werden. Nach erfolgreichem Abschluss und Nachbearbeitung des Piloten erfolgt dann die unternehmensweite Einführung.
Schritt 6: Marketing Awareness Bevor sie nun auch ihre bereits konfiguriere Cloudlösung Lokations- oder Länderweise freischalten, gibt es für ihre Kommunikationsabteilung einiges zu tun. Wichtig ist, dass möglichst viele Fragen im Vorfeld beantwortet sind, zum Beispiel was die Mitarbeiter tun müssen, was sich ändert und warum, welche Vorteile die neue Lösung hat, und und und.<br />Hier ein paar Beispiele für mögliche Kommunikationsmittel:<br />- E-Mail an die Mitarbeiter<br />- Gruppe im unternehmensinternen Social Media Kanal oder/und internen Portal<br />- Aushänge eines Onepagers in den neuen Druckerräumen (wie drucke oder scanne ich, wie melde ich mich an der Druckcloud an)<br /> - Kurzvideo<br />- ausführliche Dokumentation und/oder FAQ<br />- Informationsstand im Eingangsbereich oder vor einer Kantine (generelle Awareness zum Thema Drucken (eventuell mit anderen Bereichen oder dem Nachhaltigkeitsbeauftragten)<br />- Tipps für die Mitarbeiter zum Thema Druckreduktion (Think before you print!).<br />Schaffen Sie Transparenz durch einprägsame Beispiele (Anzahl Seiten übereinander = Höhe eines bekannten Berges oder Gebäudes oder Anzahl Seiten nebeneinander = x Fußballfelder).<br>Auch Dashboards auf denen die Mitarbeiter das gesamte Druckvolumen des Unternehmens und davon abgeleitet die durchschnittlich statistische Anzahl an gedruckten Seiten pro Mitarbeiter sehen können, kann eine sinnvolle Unterstützung sein. Erstellen Sie ein monatliches Drucker-Dashboard um den Mitarbeitern ein Gefühl fürs Drucken zu vermitteln (Kennzahlen wie Anzahl Duplex/Simplex oder Farbe/Schwarz-Weiß pro Abteilung oder Region oder die durchschnittliche statistische Anzahl an Seiten pro Mitarbeiter) und veröffentlichen sie dieses zum Beispiel in ihrem Intranet. Das schafft Transparenz.
Kontinuierliche Nachbereitung ist wichtig
Ihre Drucklandschaft ist nun gut aufgestellt. Ihre Mitarbeiter bestens über die Änderungen informiert. Monitoren und Messen sie regelmäßig den Nutzen und Erfolg – für sich, das Management und die Mitarbeiter. Eventuell müssen Sie zusätzliche Überzeugungsarbeit leisten, denn nicht jedem Mitarbeiter wird es gefallen, wenn sein Drucker abgebaut wird oder eventuell etwas längere Laufwege zum nächsten Drucker entstehen. Zeigen Sie hier stets die Vorteile Ihrer neuen Lösung auf.
Die erzielten Einsparungen können unter anderem dazu genutzt werden, hochwertiges Recyclingpapier als Standard Druckmaterial gegenzufinanzieren.
Wie haben Sie Ihre Druckerlandschaft optimiert? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte.