Foto: ST.art - shutterstock.com
Der Digital Workplace ist und bleibt en vogue: Viele Firmen sind während der Pandemie mit ihren Workplace-Applikationen in die Cloud gewechselt. Allerdings kann dieser Umstieg ohne fundiertes Fachwissen und regelmäßige Pflege schnell zur Herausforderung werden. Unternehmen haben zwei Möglichkeiten zu reagieren: die eigene IT-Abteilung noch besser ausstatten oder sich an einen Managed Services Provider wenden.
Cloud-Strategie weiter entwickeln
Seit Beginn der Pandemie sind viele Firmen mit ihren Workplace-Applikationen in die Cloud gewechselt. Ein naheliegender Schritt - auf den ersten Blick wirken Umstieg und Verwaltung einfach umsetzbar. Auf den zweiten wird schnell klar, dass spezielle Ressourcen und Fachwissen nötig sind, damit die Cloud wirtschaftlich nicht mehr Kosten verschlingt als nötig. Laut dem Flexera State of the Cloud Report von 2021 war dieser Punkt für 75 Prozent der Unternehmen eine der größten Herausforderungen.
Doch nicht nur die Pandemie treibt Unternehmen in die Cloud. Die Software-Politik von Microsoft, Adobe und Co. tendiert in den letzten Jahren dazu, On-Premises-Lösungen zum Vorteil von Cloud-basierten Modellen aufzugeben. Die Konzerne bieten dafür Komplettlösungen an, die den Weg zum Digital Workplace so einfach wie möglich gestalten sollen.
Mit einer ausgelasteten IT-Abteilung gerät das Management dieser Lösungen jedoch schnell zur Herausforderung. Kleineren und mittelständischen Unternehmen bieten sich im Grunde zwei Wahlmöglichkeiten: die eigene IT-Abteilung in Hinsicht auf Budget und Fachpersonal zu erweitern oder einen externen Dienstleister als Managed Services Provider (MSP) heranzuziehen.
Passgenaue Expertise gefordert
Die Komplexität beim direkten Bezug von Lösungen verdeutlicht das Beispiel Microsoft. Die Pakete des Anbieters sind breit und vielfältig aufgestellt, damit sie viele Kunden bedienen können. In den Microsoft-365-Paketen sind unterschiedliche Workloads enthalten: Teams, SharePoint, OneNote, Stream, Exchange und Applications. Dahinter stehen wiederum einzelne Dienste, die für Nutzerfreundlichkeit und Cybersicherheit ständig weiterentwickelt werden.
Doch nicht jeder Managed Services Provider bietet dieselben Leistungen an. Bevor sie den ersten Schritt in die Cloud machen, müssen Unternehmen zunächst den richtigen Anbieter finden. Dazu sollten sie ihre Bedürfnisse genau festlegen. Vor allem folgende Fragen sind vorab zu klären: Welche Lösungen kann der MSP managen? Wie flexibel ist das Angebot - gibt es zum Beispiel modulare Paketangebote? Wie gut ist der Lizenzsupport? Welche Zertifikate hat der MSP - hat er etwa Prime-Support-Zugang bei Cloud-Anbietern?
Auch wenn eine solche Anforderungsliste lang und komplex wird, lohnt sich der Aufwand. Denn nur wenn der MSP in den oben angeführten Punkten gut aufgestellt ist, kann er auch einen qualitativ hochwertigen Service bieten und das Unternehmen bei der Reise in die Cloud unterstützen.
Auf zum Digital Workplace - eine Reise in drei Etappen
Die Reise zum Digital Workplace teilt sich in drei idealtypische Phasen. Am Anfang kommt der Wechsel in die Cloud, im darauffolgenden Schritt optimieren Unternehmen ihre Prozesse und in letzter Instanz beginnt die Transformation.
Im Zuge der ersten Phase gilt es vor allem folgende Fragen zu beantworten: Wie lassen sich IT- und Unternehmensstrategie koordinieren? Wie vereinheitliche ich meine IT-Umgebung und breche Datensilos auf? Weiterhin ist es empfehlenswert, Tools für Kommunikation und Sicherheit zu organisieren und sich über mögliche Verträge und Preise zu angebotenen Technologien zu informieren.
Nach dieser Vorbereitungsphase beginnt das Unternehmen die notwendigen Schritte, um die Cloud-Nutzung weiter zu optimieren. Auch an diesem Punkt sollten mehrere Vorgehensalternativen in Betracht gezogen werden - beispielsweise das IT-Team mit Fachpersonal zu erweitern und das Budget zu erhöhen. Denn ohne genügend Fachpersonal und Budget läuft das Unternehmen Gefahr, während intensiver Workloads ihre IT-Abteilung über Gebühr zu belasten. Eine ausgelastete IT-Abteilung hat zudem weniger Zeit, alle möglichen Angriffsvektoren im Blick zu behalten. Dies führt zu einer erhöhten Sicherheitsbedrohung für das Unternehmen.
In der letzten Phase steht der Wandel an. Im Klartext: Das Unternehmen baut Supportzeiten aus, optimiert Kosten und investiert über die Zusammenarbeit mit einem Managed Services Provider in Innovationen. An diesem Punkt angelangt, sinken die Sicherheitsrisiken; Effizienz und Produktivität steigen hingegen. Mit einem voll implementierten Digital Workplace wird der IT-Aufwand für das Unternehmen zwar mit der Zeit geringer, aber die eingesetzten Technologien nehmen an Komplexität zu. Auch deshalb ist es ratsam, für die digitale Transformation ständig einen MSP an Bord zu haben.
Ein Reiseleiter auf Augenhöhe
Der Schritt in die Cloud beschleunigt die Transformation zum Digital Workplace. Managed Services Provider kümmern sich dabei um die technologischen Herausforderungen wie auch den kommerziellen Teil der Transformation. Sie optimieren Technologien und modernisieren diese beständig. Dies senkt das Sicherheitsrisiko deutlich. Externe Partner entlasten Unternehmen zudem, indem sie das Sicherheitsmanagement übernehmen, Prozesse rund um den Digital Workplace implementieren sowie die Cloud-Infrastruktur bereitstellen und verwalten. Außerdem hat der der MSP ein Auge auf Applikationsmodernisierung sowie intelligente Automatisierung.
Bildlich gesehen können Unternehmen einen MSP als Reiseleiter betrachten, der dabei hilft, eine Cloud-Strategie zu erstellen und in die Praxis umzusetzen. Auf jeder Etappe der Transformation erhalten Unternehmen kompetente Unterstützung. Damit steht der Reise zum Digitalen Workplace nichts mehr im Wege.
Mehr zum Thema "Digital Workplace":
iSCM-Analyse
Ist-Zustand und künftige Trends
"Modern Mindset"
Ohne Microsoft Teams geht (fast) gar nichts mehr
Hotspot für den Channel
Das Modell der Zukunft