Der Nutzen eines elektronischen Archivierungssystems ergibt sich zwangsläufig aus den Nachteilen der herkömmlichen Ablagetechnik.Jedes Dokument wird zukünftig nur noch ein einziges Mal erfaßt und im zentralen Archiv abgelegt - unabhängig von seiner Art und Herkunft. Eine Vielzahl von Arbeitsvorgängen - angefangen vom Kopieren über das Verteilen, die Zwischenablage bis hin zum oftmals mehrfachen Abheften und Einordnen - entfällt. Dabei werden erhebliche Mengen Papier eingespart, und sogar auf Aktenordner kann weitgehend verzichtet werden. Einmal im zentralen Archiv erfaßt stehen die Informationen jedem berechtigten Mitarbeiter zur Einsicht oder Weiterverarbeitung zur Verfügung. Langes Suchen, weite Wege. Die Frage ob ein Beleg auch tatsächlich in der neuesten Version vorliegt, gehören der Vergangenheit an. Auf Knopfdruck läßt sich jedes Dokument auf jedem angeschlossenen Bildschirm anzeigen. Das führt dazu, daß die Transparenz auch über Abteilungen hinweg merklich erhöht wird. Arbeitsabläufe lassen sich optimieren, und viele Entscheidungen können wesentlich schneller gefällt werden. Neben den nicht unerheblichen Kostenvorteilen, die aus Papier-, Platz- und Zeitersparnissen resultieren, und einem zudem für alle Mitarbeiter gegebenen Plus an Komfort trägt der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems zur Verbesserung des Services nach außen bei. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit über notwendige Informationen verfügen und entsprechend schnell auf Kundenwünsche reagieren.
Die Vorteile von Dokumenten Management auf einen Blick:
- weniger Kosten
(Der Zeitaufwand für Ablage und Suche wird reduziert)
- weniger Platzbedarf
(Archive und Aktenschränke werden überflüssig)
- weniger Papierverbrauch
(erhebliches Einsparungspotential)
- mehr Komfort
(Ablage und Recherche erfolgen direkt vom Arbeitsplatz aus)
- mehr Transparenz
(Alles liegt im zentralen Archiv)
- mehr Service
(Wichtige Unterlagen sind sofort parat)
- mehr Kundenorientierung
(Die höhere Qualität der Informationen macht's möglich)