Foto: Elnur - shutterstock.com
Immer noch ist der Papierverbrauch in den meisten Unternehmen sehr hoch. Formulare, Verträge und Dokumente werden in Papierform erstellt, verschickt und unterschrieben. Mitarbeiter drucken Dokumente aus, um sie zu bearbeiten oder abzulegen. Dabei laufen Geschäftsprozesse, die auf digitalen Dokumenten beruhen, deutlich schneller und effektiver, da sehr viel weniger Zeit für den Austausch und das Auffinden von Dokumenten und Informationen benötigt wird. Zudem können digitale Dokumente besser gegen Verlust oder Zerstörung abgesichert werden.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie der Umstieg auf das papierlose Büro Unternehmen helfen kann, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, Dokumente sicher zu verwalten und somit Kosten zu reduzieren:
Produktivität steigern
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Personen auf Papier ist umständlich und zeitaufwändig. Zwar erfolgt in einem Großteil der deutschen Unternehmen ein digitaler Austausch via E-Mail, aber Dokumente können auf diese Weise nur mühsam geteilt, hoch- und heruntergeladen werden. Die Kombination von digitalen Dokumenten mit den geeigneten Collaboration Tools ermöglicht Mitarbeitern, quasi in Echtzeit Wissen auszutauschen, zusammen an Projekten zu arbeiten und Innovationen zu entwickeln, indem sie Informationen zeitnah und unkompliziert bereitstellen und abrufen können.
Kundezufriedenheit erhöhen
Dank durchsuchbarer digitaler Dokumente können Informationen schneller gefunden werden, sodass der Kundensupport prompt reagieren und Kundenanfragen ohne langes Suchen beantworten kann. Zudem können wichtige Informationen so auch on-Demand zum Abruf auf der Unternehmenswebsite oder per E-Mail bereitgestellt werden.
Kosten einsparen
Ausdrucke sind teuer: Es fallen Kosten für Papier, Drucker, Kopierer oder Multifunktionsgeräte, Tinte und Toner, aber auch für Strom, Wartung, Reparaturen sowie die betreuenden Mitarbeiter an. Für Papierakten werden Büromaterialien wie Hefter und Ordner, Aktenschränke und spezielle Lagerräume benötigt. Durch mittlerweile sehr kostengünstige Computerspeicher können diese Ausgaben erheblich reduziert und der Return-on-Investment bereits innerhalb nur weniger Monate erreicht werden.
Zusatzinfo: Digitaler Belegaustausch
Mehr Sicherheit
Papierdokumente sind zahlreichen Gefahren etwa durch Umwelteinflüsse oder unsachgemäße Lagerung ausgesetzt. Sie können durch falsche Sortierung verloren gehen oder auch entwendet werden. Digitale Dokument können dagegen mithilfe von Verschlüsselung, einer konsequenten Rechteverwaltung und Audit Trails sehr viel höhere Sicherheitsstandards gewährleisten.
Schutz der Umwelt
Ausdrucke schaden der Umwelt. Trotz aller Recycling-Bemühungen entstehen bei der Herstellung von Papier Treibhausgase, Wälder werden abgeholzt, hohe Mengen an Wasser verbraucht und die entstehenden Abfälle auf Mülldeponien entsorgt.
Viele Unternehmen scheuen den Umstieg auf das papierlose Büro noch, dabei sind dafür nur fünf einfache Schritte erforderlich:
Papier in digitale Dokumente umwandeln
Für die Umwandlung großer Mengen an Akten und Dokumenten benötigen Unternehmen eine professionelle und leistungsstarke Scanner- und Serversoftwarelösung, die auch gescannte Bilddateien (zum Beispiel im Tiff-Format) in digitale PDF-Dokumente konvertiert. Teil der Software sollte zudem eine leistungsfähige OCR-Engine zur optischen Zeichenerkennung sein, die Dokumente automatisiert in durchsuch- und bearbeitbare sowie standardkonforme PDF-Dateien umwandelt.
Papierformulare durch interaktive PDF-Formulare ersetzen
Interaktive PDF-Formulare lassen sich einfacher teilen und ausfüllen. Die ausgefüllten, digitalen Formulare können gespeichert und die Daten aus den Formularen direkt an ein zentrales Repository übergeben werden. Mit einem PDF Editor können interaktive PDF-Formulare schnell und einfach erstellt werden.
Unternehmensweit einen PDF Editor und ein Enterprise-Content-Management-System einsetzen
Das ideale Dateiformat für das papierlose Büro ist das langzeitbeständige PDF-Format. Mit einem PDF-Editor können Anwender PDF-Dokumente erstellen und verändern oder Notizen und Kommentare für andere Nutzer hinterlassen. Die Integration des PDF Editors in ein Content Management System (CMS) ermöglicht es, Dokumente unternehmensweit effizient zu verwalten und zentral bereitzustellen, sodass Mitarbeiter standort- und geräteunabhängig darauf zugreifen können. So können Teams die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten effektiver gestalten und Freigabezyklen verkürzen.
Digitale Dokumentenworkflows in Unternehmensanwendungen integrieren
Mithilfe von PDF Development Libraries kann die PDF-Technologie in unternehmenseigene Anwendungen integriert werden. Die Lösung sollte über eine plattformübergreifende Anzeige- und Kommentarfunktion verfügen, mit der Text hervorgehoben und unterstrichen, Kommentare hinzugefügt, Text durchgestrichen und sogar Formen über bestimmte Teile eines PDF-Dokuments gezeichnet werden können - ohne Drucken und von jedem Gerät aus.
Elektronische Signaturlösung einsetzen
Mit einer elektronischen Signaturlösung können Dokumente digital und rechtsgültig unterzeichnet werden. Wenn der eingesetzte PDF Editor mit der digitalen Signaturlösung integrierbar ist, muss dafür nicht einmal mehr das Werkzeug gewechselt werden.
Im Rahmen solch einer Transformationsinitiative ist es sicher sinnvoll, eine Taskforce im Unternehmen einzurichten, in der alle beteiligten Teams und Arbeitsprozesse vertreten sind. Damit auch alle Mitarbeiter die Vorteile der Neuerungen erkennen und sie unterstützen, sollten sie früh einbezogen und an den neuen Softwaretools geschult werden. Abhängig von den eigenen Ressourcen müssen Unternehmen entscheiden, ob alle Schritte intern realisiert werden oder ob externe Ressourcen erforderlich sind.
Ratgeber: Die besten PDF-Converter
Besonders für Unternehmen wie etwa Versicherungen, Anwaltskanzleien, Behörden, Finanzdienstleister und Gesundheitseinrichtungen, in denen die meisten Prozesse von Formularen, Verträgen und anderen textbasierten Dokumenten bestimmt sind, lohnt sich der Umstieg aufs papierlose Büro. Aber auch alle anderen Unternehmen profitieren von effizienteren Geschäftsprozessen und niedrigeren Kosten.