Der Digital Workplace ist ein entscheidender Baustein der digitalen Transformation. Er verändert die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihrer Tätigkeit nachgehen und und mit anderen zusammenarbeiten. Das kann zu deutlich mehr Produktivität und Effizienz führen.
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Wenn es richtig gemacht wird. Wenn nicht, gefährden Unternehmen dadurch auch andere Transformationsprozesse. Entscheider tun also gut daran, die folgenden vier Hürden so gut es geht zu umschiffen. Denn an diesen scheitern Digital-Workplace-Projekte regelmäßig.
1. Zu viele Köche
Oft unterscheiden sich die Erwartungen an den digitalen Arbeitsplatz in den einzelnen Abteilungen deutlich, zum Beispiel in der Unternehmenskommunikation oder im Vertrieb. Während ein Bereich die Priorität auf mobile Lösungen setzt, wünscht sich eine andere Abteilung ein personalisiertes Intranet.
So geschieht es schnell, dass jede Abteilung ihre eigenen Ziele verfolgt und individuelle Lösungen anschafft. Doch so kann kaum ein übergreifendes Gesamtergebnis erreicht werden, das alle Unternehmensbereiche berücksichtigt. Es ist daher zwingend erforderlich, dass eine zentrale Stelle die Transformation hin zum Digital Workplace übergreifend koordiniert.
2. Zu wenig Mut
Viele Unternehmen suchen nach dem Königsweg für die Transformation. Doch genau dieser ist so individuell und facettenreich wie das Unternehmen selbst. Darum lautet die Devise: Ausprobieren! Wenn Unternehmen sich scheuen, mit neuen Technologien oder Cloud-Services zu experimentieren, werden sie die für sich beste Lösung kaum finden können. Wichtig ist ein kontrolliertes Ausprobieren innerhalb kleiner, überschaubarer Pilotprojekte.
Bei der Umsetzung gibt die IT zwar eine Stoßrichtung vor, welche Lösung in der Praxis jedoch am besten funktioniert, ist schwer vorherzusagen. Sicherlich wird das eine oder andere Experiment scheitern, aber dieses Risiko sollten Unternehmen in Kauf nehmen. Getreu dem Motto: Fail fast, fail cheap.
3. Zu viele Tools
Im Laufe der Jahre entsteht in jedem Unternehmen ein Wildwuchs an IT-Lösungen von unterschiedlichsten Anbietern - dieser verschärft sich noch, wenn Fachabteilungen auf eigene Initiative Collaboration Tools anschaffen.
Die unternehmensweite Einführung des Digital Workplace ist daher immer auch eine große Chance zur IT-Konsolidierung. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass sich die Anzahl der Tools dabei gut um die Hälfte reduzieren lässt. Gleichzeitig können die Lösungen unterschiedlicher Anbieter besser aufeinander abgestimmt werden. Auf diese Weise schaffen Unternehmen nicht nur eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit, sondern sparen zusätzlich Lizenz- und Wartungskosten.
4. Zu wenig Gefühl
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Einführung von Collaboration Tools auf die Technik und vergessen, die Mitarbeiter mitzunehmen. Bei Digital-Workplace-Projekten geht es aber nicht in erster Linie um neue Technologien, sondern darum, wie Menschen arbeiten und vor allem zusammenarbeiten.
Um herauszufinden, von welchen neuen Formen der Zusammenarbeit die Mitarbeiter am meisten profitieren, bieten sich Design Thinking und andere agile Methoden an. Eins zeigt die Erfahrung deutlich: Erfolgreiche Pilotprojekte machen die Vorteile schnell sichtbar und Lust, weitere Anwendungen umzusetzen. Zudem tragen Multiplikatoren innerhalb der Abteilungen, automatisierte Hilfesysteme, Erklärvideos oder auch Gamification-Lösungen dazu bei, Vorbehalte abzubauen. Nicht zuletzt muss der Wandel vom Management vorgelebt werden, denn das Verhalten der Führungskräfte hat in jedem Fall Vorbildcharakter.
Fazit: Der Digital Workplace kommt nicht von allein
Die Einführung des Digital Workplace ist nicht trivial. Unternehmen sollten nicht darauf warten, dass Abteilungen selbst aktiv werden, sondern die Transformation bewusst und ganzheitlich vorantreiben.
Auf dem Weg dahin müssen Unternehmen die richtigen Schwerpunkte setzen und dafür Use Cases definieren, mutig neue Lösungen ausprobieren und nicht-funktionierende Ansätze konsequent verwerfen. Die eigene Belegschaft sollte dabei von Beginn an eingebunden sein. Nur so kann sich eine aktive Unternehmens-Community (weiter)entwickeln. (fm)